Einstellungen für Maskierung, Aufbewahrungsfrist und ID Prozessor

Gast Datenmaskierung

Durch das System der Maskierung/Anonymisierung von Daten können Sie die Art und Weise wählen, in der Daten auf den meisten Bildschirmen angezeigt werden sollen.

Die Maskierung zielt darauf ab, den Zugriff auf personenbezogene Daten für Mitarbeiter, die diesen Zugriff nicht benötigen, und für die Stellen, an denen solche Daten nicht erforderlich sind, so weit wie möglich einzuschränken.

Datenmaskierung kann auf Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon angewendet werden. Auf diese Weise werden die Daten des Gastes fast überall im System wie folgt dargestellt: "J Smith, j.sm****@***.com, ******456".

Um die Datenmaskierung zu aktivieren:

• Wählen Sie im Navigationsmenü Einstellungen->Alle Einstellungen->Gast-Profile->Datenmaskierung;
• Kreuzen Sie die Kontrollkästchen der Felder an, die Sie maskieren möchten.

Maskierung ist für die folgenden Felder durch folgendes Format möglich:

• Vorname: Der erste Buchstabe des Namens
• Nachname: Der erste Buchstabe des Nachnamens
• Email: Die ersten 4 Zeichen der Email-Adresse. Die maskierte E-Mail sieht so aus: 'j.sm****@***.com'
• Telefon: Die letzten 3 Ziffern der Telefonnummer. Dies ist eine maskierte Telefonnummer: '*******456'

Zugriffsrechte

• Wenn ein Nutzer nicht über die Persönlichen Daten: Zugriffs recht, aber dennoch Zugriffsrechte auf das System, Buchungen und andere Bildschirme hat, kann er die maskierten Felder (Vorname, Nachname, E-Mail und Telefon) so sehen, wie Sie die Darstellung dieser Felder gewählt haben (maskiert oder nicht). Die übrigen Daten des Gastes, die in den verschlüsselten Feldern enthalten sind, sind für diesen Mitarbeiter nicht verfügbar. Damit dieser seine Aufgaben erfüllen kann, sind die Bildschirme zugänglich, aber die verschlüsselten Informationen werden auf diese Weise angezeigt: ****.
• Wenn der Benutzer über die Personal Data: Zugriff recht, kann er den vollen Inhalt der verschlüsselten Felder sehen. Auf den meisten Bildschirmen ist die Gästeinformation jedoch minimiert und es werden nur die maskierten Felder angezeigt. Die vollständigen Informationen sind auf dem Bildschirm der Buchung selbst und im jeweiligen Gast-Profil zu sehen.
• Erweiterte persönliche Daten: Bulk Access. Dieses Recht wurde für Bildschirme und Funktionen geschaffen, die den Zugriff auf mehrere persönliche Datenprotokolle ermöglichen. Solche Bildschirme sind: das Register, verschiedene Datenexporte an die Polizei sowie die API. Mit diesem Recht können Sie die GDPR-Anforderungen erfüllen, um den Zugriff nur den Personen zu gewähren, die direkten Zugriff auf diese Informationen benötigen.

Aufbewahrungszeitraum (in Monaten) für Gästedaten

Sie können einstellen, wie viele Monate die Gästedaten in Clock PMS+ gespeichert werden sollen. Bitte beachten Sie, dass nur die als VERSCHÜTZT gekennzeichneten Daten gelöscht werden. Um den Zeitraum einzustellen:

• Wählen Sie im Navigationsmenü Einstellungen->Alle Einstellungen->Gastprofile->Gastdaten-Aufbewahrungszeitraum;
• Geben Sie den Zeitraum in Monaten ein und speichern Sie.

ID Prozessor Einstellungen

Sie können auf diese Einstellung zugreifen, indem Sie Einstellungen->Alle Einstellungen->Gast-Profile->ID Prozessor im Navigationsmenü auswählen.

Wählen Sie 'Ja', wenn Sie die mit der ID Prozessor-Funktionalität erstellten Bilder von Dokumenten/Pässen speichern möchten. 

Wenn Ihre lokale Gesetzgebung nicht die Speicherung von Dokumentenbildern erlaubt, wählen Sie bitte 'Nein'. Die Felder im Meldeschein werden mit den aus dem Dokument abgerufenen Daten ausgefüllt, aber die Bilder (des Dokuments, der Unterschrift oder der Person) werden nicht im Meldeschein des Gastes oder irgendwo sonst im System gespeichert.

Ausführliche Informationen über die Funktionalität des ID Prozessors finden Sie HIER.