Die Event-Seite ist Ihre zentrale Anlaufstelle für alles, was mit Events zu tun hat. Tagungsraumbuchungen, Blocks und Catering-Aktivitäten können nicht erstellt werden, ohne dass Sie zuvor eine Event-Seite angelegt haben. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie ein Event erstellen und welche Informationen Sie eingeben können.
Ein Event erstellen
Um ein Event zu erstellen, navigieren Sie zum Menü Event-> Neues Event. Die folgende Seite wird geöffnet, auf der Sie die Details eingeben können.
- PAX (1) - Geben Sie die Anzahl der Personen ein, die an dem Event teilnehmen. Sie können den Schieberegler aktivieren, wenn die Anzahl der Teilnehmer an den verschiedenen Aktivitäten unterschiedlich sein wird. Auf diese Weise müssen Sie die Anzahl der PAX für jede Aktivität eingeben, wenn Sie diese erstellen.
- Name (2) - geben Sie einen Namen für das Event ein. Erforderlich und in den für Gäste sichtbaren Funktionen sichtbar.
- Firma (3) - wählen Sie ein Profil der Firma, die das Event organisiert. Erforderliches Feld.
- Agent (4) - Wählen Sie ein Profil einer Firma aus, die als Agent fungiert.
- Kontaktperson (5) - alle Profile, die als 'Kontaktperson' zu den Profilen der Firma und/oder des Agenten hinzugefügt wurden, werden als Kontaktperson für das Event vorgeschlagen. Darüber hinaus können Sie jedes andere in der Datenbank vorhandene Profil suchen und auswählen oder ein neues Profil erstellen. Die Kontaktperson für das Event wird automatisch zur Liste der Kontaktpersonen im Profil der Firma hinzugefügt (falls noch nicht geschehen).
- Garantiestatus (6) - wählen Sie den Garantiestatus des Events. Sie können aus 4 Status wählen:
- Kontingente - wird in der Regel angewendet, wenn Sie ein Event für die Verwaltung von Kontingenten mit einer Firma oder einem Reiseveranstalter über Blocks nutzen. Häufig werden diese Kontingente nicht erfüllt, daher verringern Blöcke in einem 'Kontingent' Event NICHT die Verfügbarkeit der Zimmerkategorien und die Einheiten werden anderweitig zum Verkauf angeboten.
- Optionsbuchung - kann verwendet werden, wenn ein Interesse der Organisatoren besteht, ein Event zu organisieren, aber noch nichts Konkretes vorliegt. Zimmerblocks in einer 'Optionsbuchung' Veranstaltung reduzieren NICHT die Verfügbarkeit der Zimmerkategorien.
- Nicht-Garantiert - verwenden Sie dies, wenn das Event stattfinden wird und Sie auf die Garantie (z.B. Anzahlung) warten. Zimmer Blocks in einem 'Nicht-Garantiert' Event reduzieren die Verfügbarkeit der Zimmerkategorien.
- Garantiert - verwenden Sie dies, wenn alle Garantiebedingungen (z.B. Anzahlung) erfüllt sind. Zimmer Blocks in einem 'Garantiert' Event WIRD die Verfügbarkeit der Zimmerkategorien reduzieren.
- Anreise/Abreise (7) - geben Sie das Anfangs- und Enddatum des Events ein. Erforderlich.
- Anzahlungsbetrag (8) - geben Sie einen Erforderlichen Anzahlungsbetrag und eine Währung ein. Wird im Event-Angebot angegeben (oder in benutzerdefinierten Dokumenten hinzugefügt). Wenn Sie die Eventbestätigungs-App und einen unterstützten Zahlungsprozessor verwenden, wird der Veranstalter aufgefordert, die Anzahlung bei der Bestätigung des Events über die App zu leisten.
- Zugewiesen an Benutzer (9) - Zuweisen des Events an einen Benutzer. Hilfreich in der Suchmaske für Events.
- Zugewiesen an Abteilung (10) - Zuweisung an eine Abteilung. Hilfreich in der Suchmaske für Events.
- Marketing Quelle/Kanal/Segment (11) - Wählen Sie die anwendbaren Marketing-Elemente für dieses Event.
- Kundenanforderungen (12) - Sie können dieses Feld verwenden, um anzugeben, dass alles in Bezug auf die Klärung der Kundenanforderungen für das Event bereit ist. In der Veranstaltungssuche können Sie leicht die Events finden, bei denen noch Details zu klären sind.
- Zusätzliche Informationen (13) - geben Sie zusätzliche Informationen zu diesem Event ein, wie z.B. Kostenstelle, Notizen, Links oder wählen Sie eine Farbe oder ein zutreffendes Tag aus (Weitere Informationen in der Event Seitenübersicht).
- Aktivitätskalender (14) - öffnen Sie den Aktivitätskalender, um die Verfügbarkeit Ihrer Tagungsräume, Restaurants und Hotelbelegung zu überprüfen. Sie können Aktivitäten für das neue Event hinzufügen. Sobald Sie speichern (15), werden alle Aktivitäten erstellt. Lesen Sie mehr über Aktivitäten und den Aktivitätskalender HIER.