In der Erstellung von Blocks (für Events oder Gruppenbuchungen) haben Sie gesehen, wie Sie Hotelzimmer-Blöcke für Events erstellen können, die auch eine Unterkunft benötigen, oder einfach für große Gruppenanfragen. In diesem Artikel werden Sie sehen, wie diese Blocks in tatsächliche Buchungen konvertiert werden können.
Konvertieren eines Blocks über die Event-Seite
Der schnellste und einfachste Weg, Blocks in Buchungen zu konvertieren, führt über die Event-Seite selbst. Navigieren Sie zur Seite Event und wählen Sie die Schaltfläche 'Buchungen erstellen' im Bereich 'Blocks'. Sie sehen eine Liste der Blocks (1) und können den Block auswählen, aus dem Sie eine Buchung konvertieren möchten. Zusätzlich können Sie eine Buchung erstellen, die mit dem Event verbunden ist, aber keinen Block konvertiert (z.B. wenn ein zusätzliches Zimmer benötigt wurde, als die Gäste des Events ankamen) (2).
Tipp: Über den 'Mehrere' Button in der Buchung können Sie mehrere Buchungen erstellen, die dem Block zugeordnet sind.
Hinweis: Alle verfügbaren Informationen werden in die Buchung übernommen - Daten, Rate, Manueller Preis, Anzahl der Personen, Firmenprofil, Event und zugewiesener Block werden alle automatisch ausgefüllt. Dies gilt auch beim Konvertieren über die Rate und Verfügbarkeit oder wenn Gäste selbst konvertieren.
Konvertieren eines Blocks über den Bildschirm "Rate und Verfügbarkeit"
Eine weitere Möglichkeit, mit der Sie leicht Buchungen erstellen können, ist der Bildschirm Rate und Verfügbarkeit, Menü Verfügbarkeit-> Rate und Verfügbarkeit. Geben Sie die Daten des Events und die Anzahl der Erwachsenen und Kinder ein. Sie haben zwei Möglichkeiten, den Block zu lokalisieren:
- Wählen Sie das Profil der Firma, die das Event organisiert. Wenn Sie es ausgewählt haben, sehen Sie im Feld 'Block' die entsprechenden Blocks und wählen den Block aus, den Sie konvertieren möchten
- Eingabe eines Blockcodes. Dies kann besonders dann von Vorteil sein, wenn Sie die Blockcodes an die Organisatoren/Gäste verteilt haben und diese anrufen, um ihre Buchung abzuschließen.
Nach dem 'Überprüfen der Verfügbarkeit' präsentiert Ihnen das System die jeweilige Zimmerkategorie/Raten-Kombination, die sich aus dem ausgewählten Block oder dem eingegebenen Blockcode ergibt, und Sie können die Buchung wie gewohnt vornehmen.
Hinweis: Die Anzahl der 'Free' Zimmer (4 Free im Screenshot oben) zeigt die verbleibenden Blocks an, nicht die Verfügbarkeit der Zimmerkategorie. Außerdem zeigt das System die Rate als kompatibel an, wenn der Zeitraum Ihrer Suche innerhalb des Zeitraums des Events liegt. Wenn Ihre Suche mindestens 1 Nacht außerhalb des Event-Zeitraums umfasst, zeigt das System die Raten als nicht kompatibel an.
Wichtig: Beim Konvertieren von Blocks in Buchungen über die Seite Event und/oder den Bildschirm Rate und Verfügbarkeit ordnet das System die Buchung automatisch dem Company->Event->Block zu, um den Block ordnungsgemäß zu verbrauchen. Dies geschieht über das Feld Firma/Event in der Buchung.
Generell sollte man in diesem Feld nichts ändern, weil man sonst riskiert:
- Eine Buchung zu erstellen, die dem Event zugeordnet ist, aber nicht Teil eines Blocks. In diesem Fall wird diese Buchung keine Blocks aufbrauchen und eine 'zusätzliche' Buchung für das Event zusätzlich zu den bereits blockierten Zimmern sein.
- Eine Buchung für eine Zimmerkategorie erstellen, aber einen Block für eine andere aufbrauchen.
Veranstalter/Gäste, die sich selbst über BookDirect (WRS)
Eine weitere Möglichkeit, Blocks in Buchungen zu konvertieren, betrifft Sie nur teilweise, und zwar die Möglichkeit, dass die Gäste selbst über BookDirect (WRS) aus dem Block buchen. Lassen Sie einfach einem Block eine Rate und einen Blockcode zuweisen und geben Sie die Codes an die Veranstalter/Gäste weiter. Diese können dann mit den Codes ihr Zimmer buchen.
Der Buchende sieht nur die Kombination aus Zimmerkategorie und Rate, die mit dem von ihm eingegebenen Blockcode verbunden ist. Wenn der Buchende nach einem Zeitraum sucht, der mindestens eine Nacht außerhalb des Events/Blocks liegt, wird die Rate nicht zur Buchung angeboten.