Vorlagen - Konfiguration

Zweck

Das Event/die Aktivität wird ein äußerst nützliches Werkzeug für Ihren täglichen Ablauf sein. Durch die Erstellung und Verwendung von Vorlagen werden Sie in der Lage sein:

• Vielfältige Reservierungen von Tagungsräumen und Catering-Dienstleistungen in einem Arrangement zusammenfassen und bepreisen. Dazu gehören: 
  • Buchungen von Tagungsräumen und Restaurants - mit Zeitangaben, optionalem Setupstil, Beschreibungen für das Personal
  • Leistungen für die Aktivitäten - Miete von Tagungsräumen, Ausrüstungsmiete, Markenmaterial, Kaffeepausen, Mittagessen und vieles mehr
• Mit den Eventvorlagen können Sie mit einem einzigen Klick mehrere Zimmer- und Catering-Reservierungen erstellen und die damit verbundenen Leistungen in Rechnung stellen. 
• Die Eventvorlagen bieten die Möglichkeit, nach verfügbaren Zimmern und Restaurants zu suchen und diese automatisch zuzuweisen.
• Durch die Verwendung der Vorlagen sparen Sie einen immensen Betrag an Zeit, da Sie nicht jede Aktivität für jedes Event, das Sie erstellen, manuell eingeben müssen
• Reduzieren Sie die Fehler, die auftreten können, wenn Sie jede Aktivität für jedes Event manuell eingeben würden.

Erstellen von Vorlagen

Um Ihre Eventvorlagen zu erstellen, gehen Sie zu Einstellungen-> Alle Einstellungen-> MICE-> Eventvorlagen. Klicken Sie auf die Schaltfläche '+', um mit der Erstellung Ihrer Vorlage zu beginnen.

Hier ist, was Sie in einer Vorlage konfigurieren können:

• Name (1): Geben Sie einen Namen für die Vorlage ein, damit Sie sie leicht wiederfinden können
• Vorlagen für Tagungsräume (2):Wenn die Vorlage Tagungsraumbuchungen beinhaltet, klicken Sie auf das '+', damit Sie diese konfigurieren können:
  • Art der Aktivität (3): Optionsbuchung. Weisen Sie eine Art der Aktivität für diese Buchung eines Tagungsraums zu.
  • Vom/Minuten (4): Erforderlich. Geben Sie die Art des Beginns und die Dauer der Buchung des Tagungsraums ein
  • Tagungsräume (5): Optionsbuchung. Wählen Sie einen bestimmten Tagungsraum, in dem diese Aktivität stattfindet. Leer lassen, wenn Sie nicht immer denselben Besprechungsraum für diese Art der Aktivität verwenden.

    Wenn leer, zuteilt das System die Buchung automatisch einem verfügbaren Tagungsraum mit der Kapazität, um die Anzahl der Teilnehmer unterzubringen, wenn die Aktivität über die Vorlage erstellt wird.

    Sie können mehrere Tagungsräume auswählen, wenn es sich um eine große Buchung handelt, die die Nutzung mehrerer Tagungsräume erfordert, oder wenn Sie 2 Räume miteinander verbinden, indem Sie die Schiebewände zwischen ihnen entfernen.

  • Setupstil der Aktivitäten (6):Optionsbuchung. Wählen Sie den Setupstil, der immer für diese Aktivität verwendet wird. Leer lassen, wenn die Einrichtung flexibel ist.

    Wenn Sie einen Setupstil ausgewählt haben, wird das System: Wenn Sie der Vorlage keinen Tagungsraum hinzugefügt haben, wird das System nach einem Tagungsraum suchen, der die Anzahl der PAX für diesen spezifischen Setupstil aufnehmen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellung von Tagungsräumen.

    Wenn Sie einen Tagungsraum für die Aktivität ausgewählt haben, dessen Setupstil nicht für die Anzahl der Teilnehmer geeignet ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt.

  • Beschreibung / Beschreibung für das Personal (7): Optionsbuchung. Geben Sie eine Beschreibung (sichtbar in Angeboten und anderen für Gäste bestimmten Dokumenten) und eine Beschreibung für das Personal (sichtbar in den Funktionsblättern) für diese Aktivität ein. Sie können z. B. beschreiben, was genau enthalten ist, die Dauer, welche Ausrüstung zur Verfügung gestellt wird (für die Beschreibung) und wie man sie aufbaut, bis wann man bereit sein muss, was man vorbereiten muss (für die Beschreibung für das Personal).
  • Leistungsvorlage hinzufügen (8): Wählen Sie dies aus, wenn Sie die Leistungen zu dieser Aktivität hinzufügen möchten. Sie werden automatisch in das Folio des Events gebucht, wenn Sie die Aktivität über die Vorlage erstellen. Drücken Sie die Taste mehrmals, um mehrere Leistungen hinzuzufügen
    • Leistungsvorlage (9): Wählen Sie die Leistungsvorlage aus, die Sie mit der Aktivität verknüpfen möchten. 
    • Pro Gast (10): Wählen Sie, ob diese Leistungsvorlage pro Gast/PAX, der an der Aktivität teilnimmt, berechnet werden soll.
    • Betrag / Währung (11): Sie können einen benutzerdefinierten Preis für diese Leistung festlegen, wenn sie über diese Leistungsvorlage verwendet wird. Lassen Sie das Feld leer, wenn der in der Leistungsvorlage festgelegte Preis verwendet werden soll. Optionsbuchung.
    • Drucktext (12): Legen Sie einen benutzerdefinierten Drucktext für diese Leistung fest, wenn sie über diese Leistungsvorlage verwendet wird. Sie können denselben Drucktext für alle Leistungen festlegen, so dass Sie sie in der Event-Rechnung einfach in einer Zeile zusammenfassen können. Weitere Details finden Sie unter Buchung von Leistungen und der Event-Rechnung.

Neben der Aktivität im Tagungsraum beinhaltet unser Beispiel 'Corporate team building' Arrangement auch 2 Catering-Aktivitäten - eine Kaffeepause am Morgen und ein Mittagessen. Klicken Sie auf 'Catering-Vorlagen', um die Catering-Reservierungen hinzuzufügen.

Der Setupstil und die Informationen, die Sie eingeben können, sind identisch mit denen in den Tagungsraumbuchungen. Der einzige Unterschied ist, dass Sie anstelle von Tagungsräumen ein 'Restaurant' auswählen müssen, in dem das Event stattfinden soll. Sie können jeden Standort anlegen, an dem eine Catering-Aktivität stattfinden kann (nicht nur ein Restaurant, eine Bar, eine Brasserie usw.). Weitere Informationen finden Sie unter Restaurants (Standorte) erstellen.