Aktivitätspläne
Housekeeping-Aktivitätspläne bestimmen, welche Aktivitäten wann und für welche Zimmerkategorie durchgeführt werden sollen. Sie können angeben, was bei Ankunft, alle N Tage oder bei Abreise erledigt werden soll.
Um Pläne einzurichten, navigieren Sie zum Menü Einstellungen->Alle Einstellungen->Housekeeping Assistant->Housekeeping Plan->'+'-Symbol oben rechts.
Unter dem Tab 'Allgemein':
- Name (1) - Geben Sie einen Namen für den Plan ein
- Zimmerkategorien (2) - Wählen Sie, für welche Zimmerkategorien er gilt
- OOS-Typ(3) - Wählen Sie, ob die Aktivitäten mit einem OOS-Status verbunden werden sollen. Weitere Details finden Sie unten.
Wichtig: Wenn mehrere Pläne mit einer Zimmerkategorie verknüpft sind, gelten sie alle für diese Zimmerkategorie. So können Sie alle allgemeinen Aktivitäten für die verschiedenen Zimmerkategorien in einem Plan zusammenfassen und mit allen Zimmerkategorien verknüpfen, während Sie separate Pläne für spezifische Aktivitäten für jede Zimmerkategorie erstellen.
Unter dem Tab 'Plan':
- Klicken Sie auf die Schaltfläche '+Aktivitäten hinzufügen', um eine neue Zeile hinzuzufügen
- Wählen Sie, wann diese Aktivitäten durchgeführt werden sollen - wählen Sie zwischen 'Bei Ankunft'; 'Alle N Tage'; 'Bei Abreise'.
- Wählen Sie, welche Aktivitäten an den jeweiligen Tagen für die ausgewählten Zimmerkategorien durchgeführt werden sollen
- Geben Sie eine bestimmte Anzahl von Credits an (d.h. wie viel Zeit benötigt wird, um die spezifischen Aufgaben zu erledigen). Wenn das Feld leer bleibt, verwendet das System die Summe der vordefinierten Credits für jede einzelne Aktivität.
Lassen Sie uns die beiden obigen Screenshots verwenden, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie die Pläne funktionieren.
- Wir haben einen Plan namens: Reinigung Zeitplan - ALLE erstellt
- Wir haben alle Zimmerkategorien ausgewählt, da die Aktivitäten für alle Zimmerkategorie gelten werden
- Wir haben angegeben, dass eine 'Inspektion' am Ankunftstag durchgeführt wird und 5 Credits dauert. (1)
- Wir haben angegeben, dass jeden Tag eine Reinigung stattfindet, die 25 Credits dauert. (2)
- Wir haben angegeben, dass alle 3 Tage des Aufenthalts ein Handtuch- und Bettwäschewechsel stattfindet, der 15 Credits dauert. (3)
Wichtig: Am 3. Tag des Aufenthalts werden sowohl (2) als auch (3) für das Zimmer generiert.
- Wir haben angegeben, dass bei Abreise alle Aktivitäten durchgeführt werden, die 45 Credits dauern. (4)
Unsere Villa hat jedoch eine Kochnische, die besondere Aufmerksamkeit erfordert. Wenn wir die Aktivitäten der Kochnische zu diesem Plan hinzufügen würden, würden sie auch für alle anderen Zimmerkategorien generiert. Daher müssen wir einen separaten Plan erstellen, der nur für die Villa gilt:
Wichtig: Denken Sie daran, dass diese kochnischenspezifischen Aktivitäten zusätzlich zu den Aktivitäten des allgemeinen Reinigungsplans generiert werden.
Hinweis: Es ist üblich, separate Pläne für bestimmte Zimmerkategorien zu haben. Besonders wichtig ist dies, wenn dieselbe Aktivität unterschiedlich viel Zeit benötigt - z.B. die tägliche Reinigung eines DBL-Zimmers könnte 15 Credits dauern, während es für ein Apartment 35 Credits sein könnten.
In diesem Fall hätten wir einen Aktivitätsplan für DBL, in dem die Gesamtcredits 15 betragen, und einen anderen Aktivitätsplan für das Apartment, wo 35 Credits gezählt werden. Dies ist wichtig, damit das System Ihnen eine genaue Prognose darüber geben kann, wie viele Credits insgesamt pro Tag benötigt werden und folglich, wie viele Reinigungskräfte Sie benötigen.
Verknüpfung von Plänen mit OOS-Status
Durch die Auswahl eines OOS-Status für den Aktivitätsplan werden die enthaltenen Aktivitäten nur durchgeführt, wenn ein Zimmer mit dem entsprechenden OOS-Status markiert ist.
Für die detaillierte Planung jedes OOS-Typs definieren Sie alle OOS-Status, Pläne und zugehörigen Aufgaben, die Sie benötigen. Die Housekeeping-Pläne und die zugehörigen Aufgaben funktionieren auf die gleiche Weise wie bei den Buchungen. Der einzige Unterschied, auf den Sie besonders achten müssen, ist das Abreisedatum.
Bei Abreise - im Gegensatz zu Buchungen ist bei OOS-Status das Datum der Tag nach dem letzten Datum des OOS-Status. Wenn der Zeitraum des OOS-Status 01. Januar - 03. Januar ist, wird die Aufgabe mit dem Markierung "Bei Abreise" am 04. Januar generiert. In diesem Fall wird das Zimmer am 4. Januar frei/schmutzig. In allen anderen Fällen verhält sich die Funktion ähnlich wie bei Buchungen.
Bei Ankunft - die Aufgabe wird für das Startdatum des OOS-Status generiert.
Alle N Tage wiederholen - die Aufgabe wird je nach OOS-Status-Zeitraum für das spezifische Zimmer und die festgelegte Anzahl von Tagen generiert.
Diese Housekeeping-Pläne werden auch bei der Prognose (Housekeeping Forecast Report) berücksichtigt, um besser planen zu können, wie viele Reinigungskräfte Sie benötigen werden.
Aktivieren der Aktivitätspläne
Um den Plan zu aktivieren, müssen Sie ihn mit den Zimmerkategorien verknüpfen, auf die er sich bezieht. Wenn die Aufgaben für den Tag generiert werden, werden die Aktivitäten aus dem Plan im Housekeeping-Bericht hinzugefügt.
Aktivitätspläne und Leistungsvorlagen
Aktivitätspläne haben noch eine weitere wichtige Funktion - sie können in Leistungsvorlagen ausgewählt werden.
Wichtig: Diese Aktivitätspläne dürfen nicht mit einer Zimmerkategorie verknüpft werden.
Auf diese Weise gibt es eine Verbindung zwischen den zusätzlichen Dienstleistungen, R aten (über die Leistungsvorlagen für die Paketbestandteile) und den spezifischen Housekeeping-Aktivitäten. Die Housekeeping-Pläne ohne Zimmerkategorie sind so konzipiert, weil sie sonst automatisch angewendet würden, anstatt nur aktiviert zu werden, wenn es eine Leistung (für ein Zimmer, eine zusätzliche Dienstleistung oder einen Paketbestandteil) gibt, die für das jeweilige Datum mit dem Housekeeping-Plan verknüpft ist.
Sie können diese Funktion nutzen, um Probleme z.B. mit Babybetten sowie mit dem Nachfüllen von speziellen Verbrauchsmaterialien im Zusammenhang mit verschiedenen Paketen oder zusätzlichen Dienstleistungen zu lösen (z.B. Champagner und Blumen im Zimmer bei Ankunft). So funktioniert es:
Wenn für ein bestimmtes Datum eine gebuchte Leistung einen Housekeeping-Plan enthält, wird dieser Plan an diesem Datum aktiviert. Dies bedeutet nicht, dass es an diesem Datum unbedingt eine Aktivität unter diesem Plan geben muss.
Wichtig: Wenn es sich um einen Ankunftsplan handelt und es für jeden Tag eines Aufenthalts Leistungen gibt, führt dies nur zur Erstellung einer Ankunftsaktivität. Das Gegenteil ist auch wahr. Wenn der Plan für alle Tage eines Aufenthalts gilt, aber es nur bei Ankunft eine Leistung gibt, wird nur eine Ankunftsaktivität erstellt. Mit anderen Worten, um eine Aktivität für ein Datum zu erstellen, benötigen Sie eine Kombination aus einer Leistung und einem Plan, der eine Aktivität für dieses Datum definiert.
Um einen Aktivitätsplan mit einer Leistungsvorlage zu verknüpfen, navigieren Sie zum Menü Einstellungen->Alle Einstellungen->Leistungen & Steuern->Leistungsvorlagen->bearbeiten Sie die jeweilige Leistungsvorlage->wählen Sie den Aktivitätsplan im Feld 'Housekeeping Vorlage' aus.
Um das Beispiel aus dem Screenshot zusammenzufassen:
- Wir haben Housekeeping-Aktivitäten erstellt - 'Champagner bereitstellen' und 'Blumen bereitstellen'.
- Wir haben diese unter dem 'Champagner und Blumen hinzufügen'-Aktivitätsplan kombiniert, der bei Ankunft gesetzt ist und mit keiner Zimmerkategorie verknüpft ist.
- Wir haben den Aktivitätsplan mit der Leistungsvorlage verknüpft.
Wenn diese Leistungsvorlage für den Ankunftstag einer Buchung gebucht wird, werden die entsprechenden Housekeeping-Aufgaben im Housekeeping-Bericht generiert. So kann Ihr Housekeeping-Team das Zimmer gemäß den Wünschen des Gastes vorbereiten.
Wichtig: Dieses automatisierte Verfahren funktioniert unabhängig davon, wie die Leistungsvorlage gebucht wird - manuell durch einen Nutzer, als Zusatzleistung über das BookDirect-, MyBooking-Portal oder OTAs oder über ein Arrangement.