In Clock PMS+ werden zum Schließen von Blättern Dokumentarten verwendet. Eine Dokumentart, deren Einstellungen Sie nach Bedarf ändern können, wird bei der Erstkonfiguration des Systems erstellt. Zusätzlich können Sie so viele Dokumenttypen hinzufügen, wie Sie für Ihre Arbeit benötigen. Gehen Sie zur Navigationsleiste und wählen Sie Einstellungen->Alle Einstellungen->Dokumente->Dokumenttyp(en), um auf die Einstellungen der Dokumenttypen zuzugreifen.
Einrichten
Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten am Anfang der entsprechenden Zeile, um die Einstellungen eines vorhandenen Dokumenttyps zu ändern. Klicken Sie auf die Schaltfläche "+", um einen neuen Typ hinzuzufügen.
Füllen Sie die Felder wie folgt aus:
- Name des Dokuments mit positivem Wert (1) - geben Sie den Namen des Dokuments ein, das verwendet werden soll, wenn der Wert des geschlossenen Folios positiv ist, z.B. "Rechnung";
- Dokumentname mit negativem Wert (2) - Geben Sie den Dokumentnamen ein, der verwendet werden soll, wenn der Wert des geschlossenen Folios negativ ist.
- Name des Korrekturbelegs mit positivem Wert (3) - geben Sie den Namen des Belegs ein, der verwendet werden soll, wenn der Wert des korrigierten Folios positiv ist, z. B. "Belastungsanzeige";
- Name des Belegs für die negative Korrektur (4) - geben Sie den Namen des Belegs ein, der verwendet wird, wenn der Wert des korrigierten Folios negativ ist, z. B. "Gutschrift";
Hinweis: Wenn Sie mit Clock PMS+ arbeiten, werden die Dokumentennamen, die Sie hier eingeben, sichtbar sein. Für die Kundenausdrucke können Sie Texte für die verschiedenen Sprachen definieren. Gehen Sie dazu zu Allgemeine Übersetzungen ->Dokumenttyp-Übersetzungen. Für Kundenausdrucke werden die im Dokumenttyp definierten Namen verwendet, wenn keine Übersetzungen für die jeweilige Sprache verfügbar sind.
- Nummerngenerator für positive/negative Dokumentnummern (5) - Wählen Sie den Nummerngenerator, der die Dokumentnummerierung bestimmt. Für beide Optionen kann der gleiche Nummerngenerator gewählt werden. In diesem Fall werden beide Dokumenttypen gleich nummeriert. Weitere Informationen zur Konfiguration des Nummerngenerators finden Sie unter Nummerngenerator für Dokumente.
- Pflichtfelder Abrechnung an Firma/Person (6) - Sie können die Attribute Abrechnung an angeben, die für Abschlussblätter benötigt werden. Je nachdem, ob der Empfänger eine natürliche Person oder ein Unternehmen ist, können Sie unterschiedliche Attribute auswählen.
- Folio-Druckvorlage (7) - Wenn Sie eine Druckvorlage verwenden möchten, die speziell für diese Art von Dokument erstellt wurde, können Sie diese Vorlage an dieser Stelle angeben. Für weitere Informationen über benutzerdefinierte Dokumentvorlagen klicken Sie bitte hier.
- Fußzeile drucken (8) - diese Einstellung gilt nur für den Druck von Dokumenten, die über Clock POS ausgegeben werden.
- Deaktiviert für ausgeglichene Bögen / Deaktiviert für nicht ausgeglichene Bögen (9) - Sie können angeben, in welchen Fällen der jeweilige Dokumententyp verwendet werden soll (beim Schließen von ausgeglichenen und/oder nicht ausgeglichenen Bögen). Auf diese Weise können Sie die Zahl der Benutzerfehler bei der Ausgabe der verschiedenen Arten von Belegen in Abhängigkeit von Ihrem Geschäftsmodell begrenzen.
Obligatorische Ausstellung eines Dokuments für jedes geschlossene Folio
Clock PMS+ bietet die Möglichkeit, ein Dokument auszugeben, wenn das entsprechende Folio geschlossen ist. Wir haben eine Einstellung vorgesehen, um diese Option obligatorisch zu machen, so dass für jedes geschlossene Folio im System die entsprechende Dokumentart ausgegeben wird. Diese Option kann aktiviert werden, indem der Bildschirm mit den Einstellungen für die Dokumentart aufgerufen wird und die Option "Schließen von Folios ohne Dokumenttyp zulassen (Schließen als Folio)" deaktiviert wird.