Dieses Tool automatisiert den monatlichen Rechnungsstellungsprozess und reduziert den manuellen Aufwand erheblich. Das Modul ermittelt die Leistungen für einen ausgewählten Zeitraum in den Folios der Gäste oder Firmen, überträgt diese in ein neues Folio, schließt es mit dem entsprechenden Dokumenttyp ab und führt – sofern möglich – eine automatische Kreditkartenzahlung durch.
Die wichtigsten Fallbeispiele, die Sie hilfreich finden werden, sind:
- Langfristige Aufenthalte: Wenn Sie langfristige Gäste mit einem Preis pro Nacht in Rechnung stellen, können Sie diese Funktion nutzen. In diesem Fall gilt die Buchung für einen langen Zeitraum, und im Folio des Gastes werden die Leistungen für jeden Tag nach der jeweiligen Rate berechnet. So können Sie schnell und einfach alle Buchungen für einen bestimmten Monat in Rechnung stellen.
- Firmen mit monatlichen Verträgen zur Rechnungsstellung: Wenn Sie Verträge mit Firmen haben, die häufig Gäste sind und Rechnungen für die im vergangenen Monat in Anspruch genommenen Übernachtungen und Dienstleistungen stellen, kann dieses Instrument Ihnen helfen, den Prozess zu automatisieren.
Erster Schritt
Zunächst müssen Sie die Buchungen, Firmen und Events bestimmen, die monatlich in Rechnung gestellt werden. Die Buchung, die Firma und das Event haben ein neues Feld "Monatliche Rechnungsstellung". Wählen Sie darin aus, auf welcher Basis Sie die Rechnung stellen wollen:
- "Nächster Monat" - wenn Sie die Leistungen für den nächsten Monat in Rechnung stellen wollen - zum Beispiel bei Langzeitbuchungen.
- "Vorheriger Monat" - wenn Sie die Leistungen für den bereits vergangenen Monat in Rechnung stellen - zum Beispiel für die Reiseveranstalter Verträge mit der Firma.
Zweiter Schritt
Wenn der Monatserste (oder eine andere Zahl des Monats, in dem Sie Rechnungen ausstellen) eintrifft und es an der Zeit ist, die Rechnungen auszustellen, öffnen Sie den Bildschirm Monatliche Rechnungsstellung. Gehen Sie im Navigationsmenü auf Weitere Funktionen -> Monatliche Rechnungsstellung.
- Wählen Sie die Kundengruppe, für die Sie Rechnungen ausstellen wollen - zum Beispiel "Weiterer Monat". Wenn Sie beide Modelle ("Nächster Monat" und "Vorheriger Monat") für verschiedene Kunden verwenden, wird die Rechnungsstellung in zwei separaten Schritten für jede Kundengruppe durchgeführt.
- Wählen Sie den Zeitraum, in dem Sie die Rechnung ausstellen wollen. In diesem Fall - nächster Monat, aber der Zeitraum kann beliebig sein.
- Wenn Sie z.B. zusätzlich zu den Nächten auch noch Leistungen für diese Kunden in Rechnung stellen, wählen Sie den Anfang des Vormonats und das Ende des nächsten Monats. Dadurch werden die Übernachtungen des nächsten Monats und die Dienstleistungen des laufenden Monats in einer Rechnung zusammengefasst.
- Wenn Sie eine separate Rechnung für die Nächte des nächsten Monats und eine separate Rechnung für die Dienstleistungen des laufenden Monats wünschen, führen Sie die monatliche Rechnungsstellung in zwei Schritten durch - einmal für den nächsten Monat und einmal für den Vormonat.
- Auf dem Bildschirm sehen Sie alle Buchungen, Firmen und Events , die entsprechend des Filters - in diesem Fall "Nächster Monat" - "Monatliche Rechnungsstellung" ausgewählt haben und für die Leistungen für den ausgewählten Zeitraum offen sind. Sie sehen auch die Beträge der Leistungen.
- Wählen Sie alle Buchungen, Firmen und Events aus, die Sie in Rechnung stellen möchten. Sie können "Alle auswählen" verwenden oder sie einzeln auswählen. Wenn Sie fertig sind, starten Sie den Rechnungsstellungsprozess, indem Sie die Art des Dokuments auswählen, das Sie ausstellen möchten.
Was das System tun wird:
- Finden der Leistungen: Für jede ausgewählte Buchung/Firma/Event findet das System alle offenen Leistungen innerhalb des ausgewählten Zeitraums, indem es alle offenen Folios durchsucht. Der ausgewählte Zeitraum filtert die Leistungen nach dem Servicedatum der Leistung. Diese Leistungen entsprechen dem Betrag, den Sie auf dem Bildschirm für jede Buchung/Firma/Veranstaltung sehen.
- Neues Folio: Damit wird ein neues Folio für die jeweilige Buchung/Firma/Veranstaltung angelegt. Der Name des Folios entspricht dem gewählten Zeitraum.
- Übertragen: Die gefundenen Leistungen werden auf dieses neue Folio übertragen.
- Schließen: Das Folio wird mit der gewählten Dokument Art geschlossen.
- Dokument per E-Mail versenden: Das geschlossene Folio wird an die Adresse des Kunden gesendet. Dazu muss in den Dokumenteneinstellungen eine E-Mail-Vorlage ausgewählt werden: Alle Einstellungen -> Dokumente -> Die Folio-E-Mail-Vorlage mit der Ausstellung (Folio schließen) automatisch senden -> Dokumentenvorlage.
- Automatische Zahlung: Wenn es eine aktive Kreditkarte (nicht OTA) in der Buchung/Firma/Event gibt, wird eine Zahlung des Rechnungsbetrags des Dokuments eingeleitet. Für diese Funktion müssen Sie ein Zahlungsgateway verwenden, das vom Händler initiierte Transaktionen zulässt.
- Zahlungsbestätigungs-E-Mail: Nach erfolgreicher Zahlung erhält der Kunde automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung mit den Details der Zahlung.
Sie müssen nicht warten, bis das System alle Folios bearbeitet hat. Sie können den Bildschirm sicher schließen und mit anderen Aufgaben fortfahren - der Rechnungsstellungsprozess ist bereits angestoßen und läuft im Hintergrund.
Verfolgung von Aufgaben zur Rechnungsstellung
Alle Aufgaben zum automatischen Schließen und Bezahlen von Folios finden Sie auf der Registerkarte Archiv. Hier wird der Fortschritt der einzelnen Aufgaben gereinigt. Für weitere Details verwenden Sie die Schaltfläche "Öffnen" am Ende der Zeile.
Es öffnet sich ein neuer Bildschirm, auf dem Sie den Status jeder einzelnen Rechnungsempfänger-Aufgabe verfolgen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu laden", um den Status der Aufgaben zu aktualisieren.
Sie können das "Archiv" jederzeit öffnen, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben erfolgreich abgeschlossen wurden.
