Folio Vorschau, Drucken und Versenden

Nachdem Sie nun die Folios gesehen und gelernt haben, wie man mit ihnen arbeitet, werden wir als nächstes die Vorschau- und Druckoptionen untersuchen. Clock PMS+ bietet eine breite Palette von Druckansichten, unabhängig davon, ob das Folio noch offen oder geschlossen ist.

Druckvorschau

Um den Modus der Folio Vorschau auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor:

• Öffnen Sie das Folio und klicken Sie auf die Symbolschaltfläche "Drucker";
• Eine Folio Vorschau wird geladen, abhängig von der Standardeinstellung, die in den Folio Druckeinstellungen definiert ist;
• Die Schaltfläche mit dem grünen Augensymbol ermöglicht es Ihnen, die Ansicht des Folios zu ändern, da Sie die folgenden Optionen haben:
  • Um die Ausdruckssprache (1) auszuwählen - auf der Liste, werden Ihnen alle Sprachen vorgeschlagen, die zu Sprachenhinzugefügt wurden;

    Hinweis: Standardmäßig wird die Druckansicht des Folios der Buchung in der Sprache erstellt, die im Profil des Hauptgastes der Buchung ausgewählt wurde. Wenn im Profil des Gastes keine Sprache ausgewählt ist oder in den Übersetzungen keine solche Sprache hinzugefügt wurde, wird das Folio in der Standardsprache angezeigt, die in Sprachen ausgewählt wurde.

  • Leistungsdetails (2) - Sie können die Ansicht für den Ausdruck des Folios ändern. Wählen Sie die entsprechende Option und sehen Sie die Folio-Ansicht. Weitere Details zu allen Ansichten finden Sie in Folio Ausdrucke und Leistungsvorlagen Gruppierungsoptionen;
  • Vorlage (3) - hier können Sie eine benutzerdefinierte Vorlage für die Folio-Ansicht auswählen (falls bereits eine konfiguriert ist)  ;
  • Gäste-Liste (5) - eine zusätzliche Ergänzung zum Ausdruck des Folios mit einer Liste der Gäste, die zu einem bestimmten Folio gehören. Sie enthält die Gäste für alle Buchungen mit mindestens einer Leistung im Folio. Jeder Gast wird mit Namen, Aufenthalt und eingechecktem Zimmer dargestellt.

• Um das auf dem Bildschirm geladene Formular auszudrucken, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche "Drucken" in der oberen rechten Ecke.

Einreihiges Folio

Neben den verschiedenen Detailansichten des Folios haben wir auch die Möglichkeit vorgesehen, das Folio in einer kompakten Ansicht zu drucken - Einreihig (4). Die Option ermöglicht es Ihnen, einen eigenen Text hinzuzufügen, der für die Zusammenfassung aller Leistungen verwendet wird. Der Text dient als Beschreibung der Leistung im Druckformular.  Sie können ihn hinzufügen/korrigieren, unabhängig davon, ob das Folio noch offen oder bereits geschlossen ist. Weitere Details zu Einreihiges Folio.

Wenn Sie bereits einen zusammenfassenden Text hinzugefügt haben, aber wieder einige der detaillierten Ansichten verwenden möchten, entfernen Sie den Text einfach auf die gleiche Weise wie Sie ihn hinzugefügt haben.

Drucken mehrerer Folios

Sie können nicht nur jedes Folio einzeln drucken, sondern auch mehrere Folios auf einmal. Hierfür haben wir zwei Optionen vorgesehen:

Massenbuchung von Folios auf einmal

Die Option ist für eine Liste von Buchungen anwendbar. Sie können die Buchungen über einen der bekannten Bildschirme wie Anreisen, Abreisen, Im Hotel, Buchungen suchen und Buchungen - erweiterte Suche auswählen. Folgen Sie diesen Schritten:

• Klicken Sie beim Laden der Buchungen auf dem jeweiligen Bildschirm auf die Schaltfläche 'Mehrfachauswahl' (gilt nicht für den Bildschirm Buchungen - erweiterte Suche);
• Wählen Sie die Zeilen der Buchungen aus;
• Klicken Sie auf die Schaltfläche Folios->Kunden Folio Vorschau .

Es wird ein Format für den Druck aller Folios (offene und geschlossene) der ausgewählten Buchungen erstellt.  

Massendruck von geschlossenen Folios

Wir haben eine Option für den einfachen Druck aller innerhalb eines bestimmten Zeitraums geschlossenen Folios bereitgestellt. Folgen Sie diesen Schritten:

• Wählen Sie in der Navigationsleiste Berichte->Alle Berichte;
• Aus der Gruppe 'Finanzen und Statistik' den Bericht 'Geschlossene Folios im Druckformat' auswählen;
• Geben Sie den Zeitraum ein, in dem die Folios geschlossen wurden, und erstellen Sie den Bericht;

Folio-E-Mail Versand

Bei der Versendung eines Folios per E-Mail ist zu beachten, dass der Kunde einen Link auf das Folio erhält, die Ansicht zu ladende bestimmt die folgende Weise:

• Folio öffnen -  der Kunde sieht den zuletzt bei der Überprüfung des Folios gewählten Anzeigemodus;
• Geschlossenes Folio - der Kunde sieht den beim Schließen des Folios gewählten Ansichtsmodus;

So wird die E-Mail versendet:

• Öffnen Sie das Folio und wählen Sie die Symbolschaltfläche "Umschlag" aus;
• Wählen Sie die E-Mail-Sprache (6), wählen Sie die entsprechende Vorlage (7), die für den Versand des Folios vorgesehen ist, und gehen Sie über die Schaltfläche "Weiter" (8);
• Im nächsten Schritt bestätigen Sie den E-Mail-Empfänger (9). Das System schlägt automatisch vor, zwischen der E-Mail der Kontaktperson/Hauptgast der Buchung und der Rechnungsempfänger des Folios zu wählen. Sie haben auch die Möglichkeit, eine andere E-Mail Ihrer Wahl einzugeben;
• Bestätigen Sie den E-Mail-Versand über die 'Senden' Schaltfläche (10).