Der Zahlungsautopilot ist ein Werkzeug der nächsten Generation, das die Prozesse im Zusammenhang mit Kreditkarten automatisiert und somit die Notwendigkeit einer ständigen manuellen Intervention eliminiert, Zeit und Kosten spart. Darüber hinaus reduziert es das Risiko potenzieller Fehler und stellt sicher, dass keine „vergessenen“ Zahlungen entstehen.
Zum Beispiel: Sie können eine Aufgabe erstellen, die Expedia Virtual Cards automatisch am Anreisetag der jeweiligen Buchung belastet. Ein weiteres Beispiel beinhaltet keine Zahlung - Sie können eine Aufgabe erstellen, die das Folio im MyBooking-Portal für Expedia-Buchungen mit einer virtuellen Karte automatisch ausblendet.
Wichtig: Nach der Konfiguration der Aufgaben des Zahlungsautopiloten und vor ihrer Aktivierung ist es notwendig, jede Konfiguration zu testen. Weitere Details zum Test der Konfigurationen finden Sie unter Spezifika/Test/Aktivierung.
Um eine Aufgabe zu konfigurieren, navigieren Sie zum Menü Einstellungen->Alle Einstellungen-> Zahlungsabwicklung -> Zahlungsautopilot Aufgaben -> klicken Sie auf das rote „+“ oben rechts.
Allgemeiner Abschnitt
- Geben Sie den Namen der Aufgabe ein - er wird nur intern verwendet
- Markieren Sie die Aufgabe als aktiv, NACHDEM Sie alle anderen Einstellungen abgeschlossen haben.
Modus Abschnitt
Sie müssen definieren, wann die Aufgabe aktiviert wird. Es gibt 6 ‘Modis’ (1) zur Auswahl:
- Nach Buchungserstellung
- Bis und einschließlich Anreisetag - verwendet 12:00 Uhr am Anreisetag als Ausgangspunkt für Offsets. Deckt alle erwarteten Buchungen ab
- Nach Buchungsanreise - nachdem der Buchungsstatus am Anreisetag auf „Eingecheckt“ geändert wurde.
- Vor der Abreise - 12:00 Uhr am Abreisetag als Ausgangspunkt für Offsets.
- Nach der Abreise - nachdem der Buchungsstatus am Abreisetag auf „Ausgecheckt“ geändert wurde.
- Nach Buchungsstornierung
Zusätzlich zum Modus müssen Sie auch ein ‘Offset’ (2) eingeben - wie viele Stunden vor oder nach dem Ereignis die Aufgabe ausgelöst wird.
Zum Beispiel: Wenn Sie möchten, dass eine Aktion eine Woche nach der Buchungserstellung ausgeführt wird, wählen Sie den Modus „Nach Buchungserstellung“ und geben Sie 168 im Offset ein.
Buchungen Abschnitt
Verwenden Sie diesen Abschnitt, um anzugeben, auf welche Buchungen die Aufgabe angewendet wird.
Wenn kein Filter ausgewählt ist, wird dieser Filter nicht berücksichtigt. Das heißt, wenn Sie in diesem Abschnitt nichts auswählen, gilt die Aufgabe für alle Buchungen:
- Garantiestatus(1) - Lassen Sie es leer oder wählen Sie den Garantiestatus aus, auf den die Aufgabe angewendet werden soll (Garantie, Garantie erwartet, Abgelaufen oder Nicht garantiert). Wir möchten Sie daran erinnern, dass der zweite und dritte Status von der Einstellung „Garantiezeitraum“ in der Garantierichtlinie abhängt.
- Garantierichtlinie (2) - Für Buchungen mit bestimmten Garantierichtlinien - eine oder mehrere.
- OTA-Buchung (3) - Wenn Buchungen vom Channel Manager stammen oder nicht:
- Ja - verarbeitet nur OTA-Buchungen;
- Nein - es verarbeitet alle anderen Buchungen außer den OTA-Buchungen;
- Leer - verarbeitet alle Buchungen.
- Kreditkarten in der Buchung (4) - Sie können nur Buchungen mit bestimmten Kreditkarten verarbeiten. Die Optionen sind:
- Keine Karten - die Aufgabe wird nur Buchungen verarbeiten, die keine Kreditkarten haben. Es gibt keine Möglichkeit, eine solche Buchung zu belasten, aber dieser Filter kann in Kombination mit der folgenden Operation verwendet werden: Führen Sie „Bei Erfolg“ Aktionen nur im Abschnitt „Was zu tun?“ aus. Weitere Informationen siehe unten.
- Nur Gäste - die Aufgabe wird nur Buchungen verarbeiten, die eine oder mehrere Karten haben, aber alle als Gästekarten markiert sind und keine als OTA-Karten.
- Nur OTA - die Aufgabe wird nur Buchungen verarbeiten, die eine oder mehrere Karten haben, aber alle als OTA (virtuelle) Karten markiert sind.
- Gäste und OTA - die Aufgabe wird nur Buchungen verarbeiten, die sowohl eine Gästekarte als auch eine OTA-Karte haben.
- Eingeschlossene Firmen, Ausgeschlossene Firmen, Eingeschlossene Agenten, Ausgeschlossene Agenten (5) - Sie können mehrere Firmen und Agenten für jeden dieser Filter auswählen. Bitte vergessen Sie nicht, auf die Schaltfläche „Hinzufügen“ zu klicken, nachdem Sie die Firma oder den Agenten ausgewählt haben.
- Eingeschlossen - verarbeitet nur Buchungen, die das entsprechende Profil als Firmen oder Agenten ausgewählt haben. Alle anderen Buchungen werden nicht verarbeitet
- Ausgeschlossen - schließt Buchungen aus, die dem ausgewählten Firmens-/Agentenprofil zugeordnet sind.
Abschnitt Vorgang
In diesem Abschnitt können Sie festlegen, was von einer bestimmten Aufgabe ausgeführt werden soll. Im 'Vorgang' Feld können Sie wählen zwischen:
- Zahlung - Der Betrag wird der Kreditkarte belastet.
- Vorautorisierung - Der Betrag wird nur auf der Kreditkarte vorautorisiert (blockiert). Sie können diesen Betrag später einziehen oder freigeben. Die vorautorisierten Beträge werden nur für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt (in der Regel 14 Tage), da dieser Zeitraum vom Zahlungsanbieter, Acquirer und Kreditkartentyp abhängt.
- Führen Sie nur „Bei Erfolg“ Aktionen aus - Diese Option ist etwas eigenartig. Mit ihr wird keine Zahlung oder Vorautorisierung ausgeführt, stattdessen führt die Aufgabe die unten im Abschnitt „Bei Erfolg“ beschriebenen Aktionen aus.
Über das Feld 'Verwenden' können Sie angeben, welche Karte (falls mehr als eine vorhanden ist) für die Zahlung oder Vorautorisierung verwendet werden soll. Die möglichen Optionen sind:
- Letzte Kreditkarte - die letzte Kreditkarte in der Buchung;
- Letzte OTA-Kreditkarte - die letzte Kreditkarte, aber unter den als OTA markierten;
- Letzte GAST-Kreditkarte - die letzte Kreditkarte von den als GAST markierten.
Abschnitt Betrag
Wie der Betrag für den jeweiligen Vorgang berechnet werden soll. Im Feld 'Betrag' (1) können Sie wählen zwischen:
- Basierend auf dem Foliosaldo - Es wird der Folio-Balance verwendet. Sie können einen Betrag als Prozentsatz oder festen Betrag hinzufügen oder abziehen (durch einen negativen Wert) (2).
Zum Beispiel: Geben Sie nichts in das „%“-Feld ein, um den gesamten Balance-Betrag des Folios zu erhalten, oder alternativ können Sie -50% eingeben, um die Hälfte der Balance zu berechnen. Wenn die Folio-Balance 0 beträgt, wird die Aufgabe nicht ausgeführt.
- Basierend auf den Folioleistungen - Diese Methode ähnelt dem Modell zur Bestimmung des Anzahlungsbetrags. Sie können auswählen, welche Umsatzeinheiten in die Berechnung einbezogen werden sollen. Der erhaltene Betrag kann durch Eingabe eines Prozentsatzes oder einer Anzahl von Nächten (der Durchschnittspreis pro Nacht wird für die Berechnung verwendet) geändert werden. Es gibt einen zusätzlichen festen Betrag, den Sie hinzufügen oder abziehen können.
Wichtig: Bitte beachten Sie, dass die Balance des Folios nicht berücksichtigt wird. Auch wenn das Folio vollständig bezahlt (ausgeglichen) ist, wird die Aufgabe den entsprechenden Betrag belasten.
Wichtig: Sie können die Felder Prozentsatz, Nächte und Umsatzkategorien leer lassen und nur den „Zusätzlichen Betrag“ verwenden. Auf diese Weise wird die Aufgabe nur diesen spezifischen Betrag belasten.
- Buchung erforderliche Anzahlung basiert - Es wird der fällige Betrag der erforderlichen Buchungsanzahlung verwendet. Es ist der Betrag, der als Anzahlung durch die Garantierichtlinie berechnet wurde, abzüglich aller bisher erhaltenen Zahlungen. Sie können einen Prozentsatz oder einen festen Betrag hinzufügen oder abziehen (wenn ein negativer Wert eingegeben wird) (2).
Zum Beispiel: Geben Sie nichts in das „%“-Feld ein, um die gesamte fällige Anzahlung zu erhalten, oder alternativ geben Sie -50% ein, um die Hälfte der fälligen Anzahlung zu berechnen und zu belasten.
Bei Erfolg / Bei Fehlgeschlagen Abschnitte
Durch die obigen Einstellungen können Sie die Zahlung oder die Vorautorisierung der Aufgabe definieren. In diesen beiden Abschnitten können Sie jedoch festlegen, was passieren soll, wenn die Zahlung/Vorautorisierung erfolgreich ist (Bei Erfolg tun) oder nicht (Bei Fehlgeschlagen tun). Sie können zwischen den folgenden Optionen wählen:
- Buchungs-E-Mail senden (1) - wählen Sie eine E-Mail-Vorlage, die an die Buchung gesendet werden soll. Sie können verschiedene E-Mail-Vorlagen erstellen, die unterschiedliche Texte oder Anweisungen enthalten.
- Folio schließen mit (2) - wählen Sie, ob das Folio geschlossen werden soll. Zum Beispiel im Falle einer automatischen Zahlung des gesamten Balance-Betrags vor der Abreise.
- Folio schließen mit (3) - im Falle eines geschlossenen Folios wählen Sie aus, welcher Dokumententyp ausgestellt werden soll.
- Sichtbarkeit des Folios im MyBooking-Portal festlegen (4) - ändern Sie das Folio-Flag, das angibt, ob das Folio im MyBooking-Portal sichtbar sein soll oder nicht.
- Garantiestatus festlegen (5) - Bei einer erfolgreichen Operation können Sie beispielsweise die Buchung garantieren oder umgekehrt.
- Aufgabe erstellen (6) - Wenn Sie eine Aufgabe für die Buchung erstellen möchten, geben Sie einen Text ein. Zu dem Text wird der berechnete Betrag aus dem Abschnitt „Für welchen Betrag?“ hinzugefügt.
Spezifika/Test/Aktivierung
Wichtig: Nach der Aktivierung der neuen Konfiguration beachten Sie bitte, wenn Sie bestehende Buchungen haben, dass die Erstellung einer neuen Aufgabe in der folgenden Weise mit den bestehenden Buchungen interagiert:
- Unter den Modi:Nach Buchungserstellung, Nach Buchungsstornierung, Vor der Abreise, Nach der Abreise und Nach der Anreise, werden die bestehenden Buchungen, die unter den Umfang der Filter fallen, aber den Verarbeitungszeitpunkt nicht um mehr als 24 Stunden „verpasst“ haben, verarbeitet.
Beispiel: Eine Buchung, die 23 Stunden vor der Erstellung einer „Nach Buchungserstellung“ Aufgabe mit 0 Offset-Stunden erstellt wurde, wird verarbeitet. Wenn sie 24 Stunden vor dieser Aufgabe erstellt wurde, wird die Buchung nicht verarbeitet.
- Unter dem Modus: Bis zur Anreise - Alle bestehenden erwarteten Buchungen, die fällig sind (abhängig vom Offset) werden verarbeitet.
Beispiel: Eine neue Aufgabe mit 7 Offset-Tagen (168 h.) wird alle bestehenden erwarteten Buchungen verarbeiten, die in den nächsten 7 Tagen ankommen, da sie „bis zur Anreise“ sind.
- Eine Aufgabe wird eine Buchung nur einmal verarbeiten, selbst wenn die Aufgabe fehlschlägt.
- Bei mehreren offenen Folios in der Buchung werden die automatischen Aufgaben die Aktionen basierend auf dem frühesten (ältesten offenen Folio) ausführen. Aufgaben werden nicht ausgeführt, wenn es in der Buchung nur geschlossene Folios gibt.
- Der Autopilot überprüft alle 15 Minuten, ob eine Aufgabe ausgeführt werden muss.
- Sie können einen Zeitraum (in Tagen) nach der Abreise festlegen, nach dem Vorautorisierungen automatisch freigegeben werden. Zum Beispiel, wenn Sie 0 eingeben, werden Vorautorisierungen sofort nach dem Check-out freigegeben. Sie können den Wert im Menü Einstellungen-> Alle Einstellungen-> Zahlungsabwicklung -> Freigabe der Buchungsvorautorisierung (Tage nach dem Check-out) festlegen. Wenn Sie das Feld leer lassen, wird die automatische Freigabe deaktiviert.
Wichtig: Die automatische Freigabe wird nur ausgelöst, wenn die Buchung keine Verpflichtungen hat (alle Folios sind bezahlt). Wenn ein Fehler während der automatischen Freigabe auftritt, wird eine Aufgabe zur Buchung im Zahlungs-Kanal erstellt.
Test der konfigurierten Aufgaben
Wichtig: Wir ermutigen Sie, immer Kontakt mit uns aufzunehmen unter clockpms@clock-hs.com , um die Aufgaben zu überprüfen und das gewünschte Ergebnis mit Ihnen zu besprechen, damit wir Sie beraten können, ob sie korrekt eingestellt sind. Alternativ können Sie die Aufgabe Testen (2), bevor Sie sie Aktivieren. Auf diese Weise stellen Sie sicher, dass alles nach Ihren Erwartungen funktioniert, bevor Sie echte Transaktionen durchführen.
Die „Test“-Funktion ist auf dem Bildschirm mit allen Aufgaben des Zahlungsautopiloten verfügbar.
Beispiel:
Beim Testen einer Zahlungsaufgabe, die 5 Stunden nach der Buchungserstellung ausgeführt werden soll:- Eine Buchung, die genau vor dem Test erstellt wurde, wird nicht auf dem Testbildschirm angezeigt, da seit ihrer Erstellung noch keine 5 Stunden vergangen sind;
- Eine Buchung, die 10 Stunden vor dem Aufgabentest erstellt wurde, wird auf dem Testbildschirm angezeigt, da sie den Ausführungszeitpunkt nicht um mehr als 24 Stunden „verpasst“ hat;
- Eine Buchung, die 30 Stunden vor dem Aufgabentest erstellt wurde, wird nicht auf dem Testbildschirm angezeigt, da sie den Ausführungszeitpunkt um mehr als 24 Stunden „verpasst“ hat.
Bitte nehmen Sie immer Kontakt mit dem Clock PMS+ Support-Team auf, wenn der Test der Zahlungsaufgaben nicht das erwartete Ergebnis liefert.