Kontrolle der Profilfelder
Um Ihre Gastfelder zu erstellen, zu bearbeiten, zu verwalten, navigieren Sie bitte zum Abschnitt Einstellungen->Alle Einstellungen->Gastprofile->Eingabefelder für Gastprofile.
Eingabefelder für Gastprofile festlegen
In diesem Abschnitt können Sie die aktuell vorhandenen Eingabefelder für Gastprofile überprüfen. Es gibt einige Systemfelder, die nicht gelöscht werden können. Sie sind in der Liste als gesperrt gekennzeichnet.
Sie haben völlige Freiheit, Ihre eigenen benutzerdefinierten Profilfelder zu erstellen, um Ihren Bedürfnissen gerecht zu werden und um Informationen protokollieren zu können, für die standardmäßig kein Profilfeld vorhanden ist.
Erstellen eines neuen Profilfeldes
Um ein neues Feld hinzuzufügen, drücken Sie die '+' Schaltfläche. Es öffnet sich das folgende Fenster.
Name des Eingabefeldes (1): Geben Sie einen Namen des Eingabefeldes ein Dieser Name ist nur für das Backend der Anwendung. Sie können den Namen des Eingabefeldes im Abschnitt Allgemeine Übersetzungen übersetzen und ändern. Erlaubte Zeichen: a-z, '_', 0-9 (aber nicht das erste Zeichen). Beispiel: 'phone_number_2'.
Art des Eingabefeldes (2): Es stehen mehrere Arten von Feldern zur Auswahl:
- Zeichenfolge: Das Feld erlaubt die Eingabe von Text oder numerischen Informationen mit einer Grenze von 255 Zeichen. Außerdem kann eine Werteliste definiert werden, aus der ausgewählt werden kann, anstatt die Daten jedes Mal einzugeben.
- Text: Das Feld ermöglicht die Eingabe von Text oder numerischen Informationen. Darüber hinaus kann eine Werteliste definiert werden, aus der ausgewählt werden kann, anstatt die Daten jedes Mal einzugeben.
- Numerisch: Dieses Feld ist nur für die Eingabe numerischer Werte vorgesehen. Hier können Sie auch eine Liste zulässiger Werte definieren, aus der Sie auswählen können, anstatt sie jedes Mal einzugeben.
- Datum: Das Feld ist für Datumsangaben, da das System einen Kalender öffnet, um ein Datum auszuwählen.
- Telefon: Das Feld ist für Telefonnummern vorgesehen, da ihr Format vom System eingecheckt wird.
- E-Mail: Das Feld ist für E-Mail-Adressen vorgesehen, da ihr Format vom System eingecheckt wird.
- Land: Ein Feld mit einer Liste von Ländern Ihrer Wahl.
- Sprache: Ein Feld mit einer Liste der Sprachen des Abonnements.
Verschlüsselt (3): Jedes der Eingabefelder für Gastprofile kann auch verschlüsselt werden. Mit anderen Worten:
- Verschlüsselt: Wenn Ihre lokale Gesetzgebung (z.B. GDPR) einen besonderen Zugriff auf ein Feld erfordert, können Sie dieses Feld verschlüsseln. In diesem Fall ist der Zugriff auf das Feld von einem Sonderrecht abhängig: Persönliche Daten: Zugang. Ein Nachteil von verschlüsselten Feldern ist, dass sie nicht in Marketingsegmentierungsberichten verwendet werden können. Beispiele für verschlüsselte Felder: Namen der Gäste, Telefon, E-Mail, Adresse, Reisepassnummer, Geburtsdatum und andere persönliche Daten.
- Nicht verschlüsselte Felder: Der Zugriff auf nicht verschlüsselte Felder ist einfacher und kann in den Marketingsegmentierungsberichten verwendet werden. Beispiele für solche Felder: Land, Level des Gästetreueprogramms, Art des Gastes, Marketingquelle und andere zusätzliche Informationen.
Wichtig (4): Wenn Ihre lokale Gesetzgebung (z.B. Polizeiregister) vorschreibt, dass Sie bestimmte Daten Ihrer Gäste erfassen müssen (z.B. Passnummer, Geburtsdatum, etc.), können Sie die entsprechenden Felder als wichtig kennzeichnen. Damit haben Sie eine zusätzliche Möglichkeit zu verfolgen, ob alle diese wichtigen Felder von den Gästen ausgefüllt werden. Auf diese Weise kann eine Buchung zunächst nur mit den Kontaktdaten erstellt werden, und die restlichen Informationen werden zu einem späteren Zeitpunkt erfasst: beim Selbsteinchecken oder beim Einchecken an der Rezeption.
Mit der Option Wichtig können Sie außerdem leicht überprüfen, ob alle erforderlichen Daten eingegeben wurden. In der Liste der Anreisen und in der Buchung selbst gibt es ein Symbol, das die Buchungen mit fehlenden wichtigen Daten kennzeichnet. Im Register gibt es einen Filter, der alle Gäste mit fehlenden wichtigen Daten anzeigt.
Werteliste (5): Sie können eine Werteliste mit vordefinierten Werten einrichten. Weitere Informationen finden Sie weiter unten.
Wertelisten
Der Zweck der 'Werteliste' in einem Profilfeld ist es, Zeit zu sparen und Fehler zu vermeiden. Wertelisten können vor allem für Immobilien hilfreich sein, die Informationen über Gäste an die örtlichen Behörden melden müssen und darüber hinaus die Informationen in dem von der Behörde vorgegebenen Format bereitstellen müssen.
Beispiel: Die örtliche Behörde hat festgelegt, dass bei der Meldung der Informationen über die Art des Dokuments des Gastes die folgenden Angaben gemacht werden müssen: 'ID' (für Personalausweis); PP (für Reisepass); DL (für Führerschein). Die Werte ID; PP; DL können in der Werteliste vordefiniert werden, so dass die Mitarbeiter sie aus einer Auswahlliste auswählen können, anstatt sie in ein leeres Feld einzutippen (langsamer und fehleranfällig).
Ein weiterer beliebter Anwendungsfall der Werteliste bezieht sich auf das Feld 'Level', das sich auf eine dem Gastprofil beigefügte Beschriftung bezieht. Über dieses Feld können Sie ein Gastprofil mit einem bestimmten 'Label' kennzeichnen, das immer dann erscheint, wenn Sie das Profil in einer Buchung auswählen und das im Profil selbst sichtbar ist:
Um Wertelisten zu erstellen, navigieren Sie zum Menü Einstellungen->Alle Einstellungen->Gastprofile->Eingabefelder für Gastprofile->klicken Sie 'Bearbeiten' auf das Feld, für das Sie eine Werteliste hinzufügen möchten, und fügen Sie die Informationen in das Feld Werteliste ein:
Bei der Eingabe der Werte halten Sie sich bitte an die Struktur, die das Beispiel im Erläuterungstext vorgibt, nämlich:
Wert (in der Datenbank gespeichert): Wert (sichtbar für die Benutzer)
Der Wert, der in der Datenbank gespeichert wird, ist derjenige, der für Exporte an lokale Behörden und ähnliches verwendet wird. Beide Werte (Datenbankwert und Benutzerwert) können gleich sein - Reisepass: Reisepass - wenn es keine besonderen Anforderungen an das Format der Datenbankwerte gibt.