Einführung
Peppol (Pan-European Public Procurement On-Line) ist ein standardisiertes Netzwerk, das für den sicheren und effizienten Austausch elektronischer Dokumente wie Rechnungen und Bestellungen entwickelt wurde. Ursprünglich für den Einsatz in Europa entwickelt, wird Peppol zunehmend auch von Ländern außerhalb des Kontinents eingeführt und entwickelt sich zu einem weltweit führenden Standard im Bereich der elektronischen Rechnungsstellung und der digitalen Beschaffung.
Das Peppol-Netzwerk unterstützt alle Arten von Transaktionen—B2C (Business to Consumer), B2B (Business to Business) und B2G (Business to Government)—je nach den lokalen gesetzlichen Anforderungen.
Wie das Peppol-Netzwerk funktioniert
Peppol arbeitet nach einem Vier-Ecken-Modell (Four-Corner-Model). In dieser Struktur verbindet sich jeder Handelspartner (Sender und Empfänger) über einen zertifizierten Peppol Access Point (AP) – Gateway – mit dem Netzwerk. Wenn ein Dokument gesendet wird, passiert es sicher den AP des Senders, durchquert das Peppol-Netzwerk und wird vom AP des Empfängers an dessen Geschäftssystem zugestellt. Dieses Modell gewährleistet Interoperabilität, Sicherheit und Standardisierung über Grenzen und Systeme hinweg.
Bereiten Sie Ihr Billit-Konto vor
Wie bereits erwähnt, erfordert der Versand von Dokumenten über das PEPPOL-Netzwerk die Verwendung eines PEPPOL-Gateways. Zu diesem Zweck haben wir uns für die Zusammenarbeit mit einem der führenden PEPPOL-Gateway-Anbieter entschieden — Billit.eu.
Um Dokumente zu senden, benötigen Sie ein Billit-Konto, das Sie direkt hier erstellen können:
Sobald Ihr Billit-Konto bereit ist, finden Sie hier die Details, die Sie daraus für die Konfigurationen der Clock Hospitality Cloud benötigen.
Melden Sie sich bei Ihrem Billit-Konto an
- API-Key. Rufen Sie Ihren API-Key wie unten gezeigt ab:
- Party ID. Rufen Sie Ihre Party ID wie unten gezeigt ab:
Aktivierung
Aktivieren Sie die Integration im AppConnector (Einstellungen > AppConnector) unter der Kategorie "e-Invoicing".
Sobald die Integration aktiviert ist, öffnen Sie die Einstellungen.
- Aktiv - Wählen Sie aus, ob die Schnittstelle aktiv sein und Dokumente senden soll.
- API-Key - Fügen Sie hier Ihren Billit API-Key ein.
- Party ID - Fügen Sie hier Ihre Billit Party ID ein.
- Identifier type map - Der Bereich Recipient Identifiers dient zur Konfiguration der Kennung(en), die den Rechnungsempfänger innerhalb des PEPPOL-Netzwerks (oder eines anderen unterstützten E-Invoicing-Netzwerks) eindeutig identifizieren. Diese Kennungen ermöglichen es dem Netzwerk zu bestimmen, wohin die elektronische Rechnung zugestellt werden soll. Sie können eine oder mehrere Kennungen konfigurieren, wie z.B. KVK, OIN, USt-ID (VAT) und andere. Wenn mehrere Kennungen konfiguriert sind, werden alle verfügbaren Kennungen in das Dokument aufgenommen, sodass das empfangende Netzwerk basierend auf seinen Prioritätsregeln automatisch die passende auswählen kann. Dies ermöglicht auch die Dokumentenzustellung außerhalb des PEPPOL-Netzwerks (beispielsweise an Chorus Pro in Frankreich) und unterstützt länderspezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung.
*Wichtig: Wenn die Identifikation des Empfängers in keinem der Standard-Firmenfelder hinterlegt ist, müssen Sie zu diesem Zweck möglicherweise ein Benutzerdefiniertes Eingabefeld der Firmen erstellen . Navigieren Sie dazu zu Einstellungen-> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder der Firmen, um das entsprechende Feld zu erstellen.
- Add charge source (Leistungsquelle hinzufügen) - Aktivieren Sie dies, um die Quelle der Leistungen (Charges Source) für die Rechnung hinzuzufügen. Die Quelle enthält meistens Details der Buchung, einschließlich des Aufenthaltszeitraums und des Hauptgastes;
- Kompaktmodus- Wählen Sie aus, wie detailliert die Ansicht des PEPPOL-Dokuments sein soll:
- Kompaktmodus deaktiviert – Jede Leistung wird separat exportiert.;
- Kompaktmodus aktiviert – Die Leistungen werden analog zur kompakten Ansicht von Folios gruppiert:
- Gruppierung nach Steuer % und print_text;
- wenn print_text fehlt, wird das Textfeld verwendet;
- da PEPPOL ein Mengenfeld (qty) erfordert, wird dieses immer mit dem Wert 1 übermittelt.
- Dokumententypen - Wählen Sie die Dokumententypen aus, die über PEPPOL / e-Invoicing gesendet werden sollen. Wenn ohne Dokumententyp geschlossene Folios (Option Als Folio schließen) exportiert werden sollen, aktivieren Sie "Folio-Dokumente senden?";
Nutzung
Nach der Konfiguration können Sie Ihre Dokumente an die Empfänger senden lassen.
Die Dokumente werden stündlich in Chargen verarbeitet. Folgende Dokumente werden verarbeitet:
- Das Dokument muss mit einem in den Konfigurationen aktivierten Dokumententyp geschlossen werden.
- Die konfigurierten Kennungsfelder für den Kunden müssen ausgefüllt sein. Darüber steuern Sie, welche Kunden elektronische Rechnungen (e-Invoices) erhalten und welche nicht.
- Eine Übersicht der verarbeiteten Dokumente sowie deren Status (erfolgreich oder nicht) ist in den Protokollen (Einstellungen -> AppConnector -> PEPPOL- und eInvoice-Konnektivität mit Billit.eu > Einstellungen > Protokolle) verfügbar.
- Der Wert der Bestellnummer aus dem schließenden Folio wird als Referenz an PEPPOL exportiert. Dieses Feld wird von Kunden häufig zur Validierung des Dokuments verwendet.
- Kontaktdaten der Firmenansprechpartner werden exportiert – Vorname und Nachname aus dem Bereich Kontaktinfo. Diese Informationen helfen großen Organisationen zu erkennen, aus welcher Abteilung die Ausgabe getätigt wurde.
- Folio-Anmerkungen werden als Kommentare im PEPPOL-Dokument exportiert. Sie enthalten oft wichtige Informationen, die den Kunden erreichen müssen.
- Drucktext der Leistung - Wenn ein Drucktext für die Leistung hinzugefügt wurde, wird dieser als Leistungsname exportiert.