Clock-Update (25. November 2025)

Neue Funktionen

Kassenbuch

Wir haben eine neue Funktion hinzugefügt, mit der Sie die Bewegungen im Kassenbuch und den gesamten Kassenbestand nachvollziehen können. Bisher erfasste das System nur Zahlungsbewegungen im Zusammenhang mit Gästekonten. Ein und Ausgänge im Kassenbuch wurden nicht direkt abgebildet, und der bisherige Workaround mit Zahlungen in einem externen Folio war unübersichtlich und führte häufig zu Missverständnissen. Die neue Funktion bietet nun ein eigenes, transparentes Register für solche Bargeldbewegungen. Hier die Beschreibung:

• Um auf die neue Funktion zuzugreifen, wählen Sie in der Navigation Sonstige Funktionen→Kassenbuch
• Strenge chronologische Reihenfolge. Das Bearbeiten oder Löschen von Einträgen im Register ist nicht zulässig. Alle Korrekturen sollten mit einem entgegengesetzten Vorzeichen registriert werden. Das Finanzdatum des Vorgangs sorgt für Klarheit und Vergleichbarkeit mit allen Finanzvorgängen.
• Zwei Zugriffsebenen (Benutzerrechte).Wir haben zwei Zugriffsebenen eingerichtet – für Benutzer und Prüfer.
  • Kassenbuch. Mit diesem Recht können Sie Bewegungen im Kassenbuch erfassen, also Ein und Ausgänge auf Ihren eigenen Namen
  • Kassenbuchprüfung. Dieses Recht ermöglicht es Ihnen, Bewegungen im Kassenbuch sowohl auf Ihren eigenen Namen als auch auf den Namen einer anderen Person zu erfassen. Wenn Sie als Kassierer Bargeld an eine andere Person übergeben, können Sie diese als Empfänger angeben. So bleibt im System für beide Nutzer klar nachvollziehbar, wer die jeweiligen Mittel erhalten hat.
• Beschreibung und Hinweis für den Prüfer. Jeder Eintrag verfügt über ein Feld für die Vorgangsbeschreibung, das nicht bearbeitet werden kann. Um den Prüfprozess zu erleichtern, gibt es ein separates Feld für einen Hinweis zum Eintrag, das ausschließlich für Prüfer sichtbar ist und nur mit entsprechendem Prüfrecht ausgefüllt und bearbeitet werden kann. In diesem Feld kann der Prüfer Anmerkungen zu Unstimmigkeiten oder Fragen hinterlegen, die ihn im Prüfverlauf unterstützen.

• Gesamtbestand: Einträge aus dem Kassenbuch erscheinen im Bericht Zahlungen, entsprechend den ausgewählten Zeit und Benutzerfiltern. Die Einträge werden am Ende des Berichts aufgeführt, und es wurde zusätzlich eine Gesamtsumme pro Währung ergänzt. Diese Gesamtsumme umfasst sowohl Barzahlungen auf Folios als auch den Kassenbuchbestand.

• Fiskalvorgaben: Wichtig ist zu beachten, dass das Kassenbuch nicht an eine Fiskalisierung angebunden ist. Wenn Ihre gesetzlichen Vorgaben eine Fiskalisierung von Kassenbuchbewegungen verlangen, erfüllt dieses Modul diese Anforderungen nicht. In diesem Fall empfehlen wir die Nutzung nicht.
• POS: Zusätzlich zum PMS können Sie das Kassenbuch auch im POS verwenden. Dafür wurde eine neue Schaltfläche im Verwaltungsbereich hinzugefügt, und die Einträge werden ebenfalls im Bericht Zahlungen berücksichtigt.

Verbesserungen

Firmen – neue Ansichten

Wir haben die Arbeiten an den neuen Firmenmasken abgeschlossen. Sie sind kompakter, schneller und praktischer als die bisherigen, wobei wir insgesamt versucht haben, die bisherige Struktur und Arbeitsweise beizubehalten. Hier sind die Änderungen:

• Neue Firmen-Suche:
  • Die Suche erfolgt in Echtzeit, während Sie die Angaben der gesuchten Firma eingeben (Name, Ust-IdNr., Kontaktinformationen). Ein gesondertes Starten der Suche ist nicht nötig.
  • Schnellzugriff auf zuletzt geöffnete Firmen. Ähnlich wie bei den zuletzt geöffneten Events zeigt eine separate Leiste die Firmen an, die auf diesem Gerät zuletzt geöffnet wurden. Wählen Sie eine Firma aus, um sie zu öffnen. Die vollständige Liste der letzten zwanzig verwendeten Firmen kann über das Dreieckssymbol am Ende der Zeile geöffnet werden.

• Neue Firmenansicht:
  • Direktes Bearbeitung. Anstatt ein großes Formular mit allen Feldern zu öffnen, können Sie nun genau die Felder bearbeiten, die Sie ändern möchten. Ähnlich wie im Event Bildschirm klicken Sie dafür entweder auf das Bearbeitungssymbol oder direkt auf die Daten.
  • Folios. Wie im alten Bildschirm sehen Sie alle operativen Folios an einem Ort – ungenutzte Anzahlungen, offene Folios sowie geschlossene, aber unbezahlte Folios. Über den Link zu der neuen erweiterten Suche für Folios können Sie jedes Folio finden, das zu dieser Firma gehört, und dabei noch mehr Kriterien nutzen als bisher.
  • Schnellfunktionen für Folios. Für jedes Folio stehen schnelle Aktionen bereit, sodass Sie Leistungen buchen oder Zahlungen hinzufügen können, ohne die Firmenansicht verlassen zu müssen.
  • Events. Die Darstellung der Events wurde verbessert, damit Sie sich auf die operativen Informationen konzentrieren können. Im Fokus stehen aktuelle und bevorstehende Events, weitere finden Sie über den Link zur Eventsuche. Die Eventliste bietet außerdem eine noch kompaktere Ansicht, die Sie über die Schaltfläche oben aktivieren können.
  • Archivierung. Die Schaltfläche finden Sie im Dropdown-Menü der Optionen-Schaltfläche oben rechts.

• Neue Ansicht für Firmenfolios. Wir haben einen Link zur neuen Ansicht der erweiterten Suche von Folios hinzugefügt. So bleiben die schnellen Suchmöglichkeiten erhalten (unbezahlte Folios, Folios von In House und erwarteten Buchungen usw.), und gleichzeitig können Sie alle Filter der erweiterten Foliosuche sowie deren neue Übertragungsfunktionen nutzen. Dadurch lassen sich Gruppenkonten noch schneller bearbeiten.

POS – zentrale Verwaltung von Artikeln und Preisen

Wenn Sie mehrere Restaurants haben und eine zentrale Verwaltung der Artikel und Preise innerhalb dieser Restaurants benötigen, sollten Sie sich diese neue Funktion ansehen. Für das PMS und die Hoteldienstleistungen haben wir bereits eine ähnliche Funktion hinzugefügt, die Sie nun auch für das POS nutzen können. Hier ein kurzer Überblick, falls Sie sich noch nicht mit dem PMS vertraut gemacht haben:

• Artikel werden in einer „Matrix” über alle Konten (Restaurants) hinweg dargestellt.
• Sie können ganz einfach überprüfen, welche Artikel in all Ihren Restaurants zu welchen Preisen angeboten werden.
• Mit Kopieren/Einfügen können Sie schnell denselben Artikel zu allen Restaurants hinzufügen.
• Sie können ganz einfach die Preise eines Artikels vergleichen und mit der Schnellfunktion mit einem Klick einen neuen Preis für alle Restaurants festlegen.

Um die neue Ansicht zu öffnen, öffnen Sie in der Verwaltungsansicht die neue Einstellungsansicht. Wählen Sie im Abschnitt „Menü” die Option „Artikel – alle POS Konten”.

Check-In Kiosk – Anmeldung mit Buchungsnummer und PIN

Die Änderung ist geringfügig, bietet jedoch zwei wichtige Funktionen:

• Sie können nun alle Tablets oder Geräte als Check-In Kiosk verwenden.
• Kunden haben eine Backup-Anmeldemethode, wenn sie ihren QR-Code nicht finden können oder wenn er aus der E-Mail entfernt wurde (z. B. aus E-Mails über Booking.com).
• Wir haben dem Check-In Kiosk zwei neue Einstellungen hinzugefügt: „QR-Login verwenden” und „Buchungsnummer und PIN-Login verwenden.”

Mit den neuen Einstellungen können Sie, sofern Sie unsere empfohlenen Standardtablets mit integriertem QR Leser verwenden, zusätzlich die Option "Buchungsnummer und PIN verwenden" als alternative Zugangsmethode auswählen. So kann sich der Gast auch dann anmelden, wenn er den QR Code nicht erhalten hat oder nicht findet. Achten Sie darauf, dass diese Information in den an den Gast versendeten Mailings eindeutig kommuniziert wird.

Wenn Sie ein anderes Tabletmodell oder Gerät verwenden, können Sie die Option Anmeldung mit QR Code deaktivieren, um unnötige Hinweise auf dem Kiosk zu vermeiden und dem Gast eine klarere Orientierung zu bieten, wie er sich anmelden soll (über Buchungsnummer und PIN).

Übertragung von Leistungen – Verbesserung

Wir haben eine neue, verbesserte Funktion zur Übertragung von Leistungen hinzugefügt, die sowohl in den Buchungssuchen (Anreisen, Abreisen, Im Hotel sowie in der erweiterten Suche) als auch in der erweiterten Suche von Folios verfügbar ist. Damit können Sie mit wenigen Klicks Leistungen von mehreren Folios auf ein einzelnes Folio übertragen.

In der ersten Variante wählen Sie die Buchungen direkt aus den entsprechenden Buchungsansichten aus, in der zweiten Variante filtern und wählen Sie Folios nach verschiedenen Kriterien. Die neue Funktion bietet mehr Kontrolle und schnelle Optionen für die Auswahl von Umsatzgruppen und Gebührenarten, die Sie übertragen möchten. Sie kennen diese Funktion bereits aus der Folioansicht, aber nun können Sie sie auch für Massenaktionen nutzen – für mehrere Buchungen oder mehrere ausgewählte Folios.

• Über die Buchungsansichten – Wählen Sie die Ellipsenschaltfläche (...) →Folios→Transfer durchführen (New). Klicken Sie dann bei dem Folio, auf das Sie übertragen möchten, auf "Alle Leistungen hierin übertragen". Anschließend erscheint ein Bildschirm, in dem Sie auswählen können, ob alle Leistungen oder nur bestimmte Arten übertragen werden sollen. Sie können dabei die Schnelloptionen verwenden: Alle, Arrangements, Keine Kurtaxe, Nur Logis, Extras oder gezielt bestimmte Umsatzgruppen auswählen.

• Über die Ansicht der erweiterten Suche von Folios – filtern Sie die Folios nach den gewünschten Kriterien, wählen Sie die Folios aus, klicken Sie auf die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (...) und wählen Sie „Übertragung von Leistungen”. Wählen Sie die Optionen auf dem Bildschirm aus und bestätigen Sie. Alternativ können Sie über die Schaltfläche mit den Auslassungspunkten (...) den „Schnellen Übertragungsmodus” auswählen. Daraufhin wird die Schaltfläche „alle Leistungen hierhin verschieben” angezeigt, über die Sie den Bildschirm „Übertragung von Leistungen” öffnen können.

Weitere Verbesserungen

• Aktivitätsbuchungen werden nun mit identischem An und Abreisedatum erstellt – also mit einem Aufenthalt von 0 Nächten. Das ist für diese Buchungsart deutlich übersichtlicher. Wenn Sie Buchungen ohne Zimmer für andere Zwecke verwenden, beachten Sie bitte die folgende Änderung im Buchungsverhalten. Bisher wurden bei einer Buchung ohne Zimmer mit null Nächten keine Leistungen automatisch berechnet. Nach der Änderung werden bei Buchungen ohne Zimmer mit einem Zeitraum von null Tagen Leistungen automatisch berechnet, sofern eine Rate ausgewählt ist oder tägliche Leistungen hinterlegt sind. Die berechneten Leistungen entsprechen denen eines Aufenthalts von 1 Nacht.
• Aktivitätsbuchungen – Bestätigungsschreiben. Für Aktivitätsbuchungen haben wir ein neues Bestätigungsschreiben vorbereitet, das auf die Besonderheiten dieser Buchungen abgestimmt ist. Bitte beachten Sie, dass für diese Buchungen keine individuellen Vorlagen möglich sind. Das Standardschreiben kann wie folgt angepasst werden: Logo, Kopfzeile und Fußzeile. Zusätzlich wird der beschreibende Text der Garantierichtlinie einbezogen.
• Booking.COM – Die Einstellung „Stornierungsgebühren erlassen” ist jetzt im Änderungsprotokoll der Kanal-Einstellungen enthalten.
• SiteMinder – Zahlungsimport. Wenn die erste Nachricht Informationen über eine geleistete Zahlung enthält, fügt das System diese zum Folio des Gastes hinzu. Wenn solche Informationen in nachfolgenden XML-Dateien eingehen, erstellt das System keine Zahlung, sondern generiert eine Aufgabe. Diese Funktion ist standardmäßig deaktiviert. Wenden Sie sich an unser Support-Team, wenn Sie diese Funktion aktivieren möchten.
• Availpro – für diesen Kanal importieren wir nun Zahlungen mit der ersten Nachricht. Wir haben eine Aufgabe hinzugefügt, wenn wir eine Zahlung mit einer Aktualisierungsnachricht erhalten. Die Aufgabe enthält auch den Betrag.
• In den Vorlagen für Buchungsanfragen haben wir einen neuen Parameter (booking_offer.guest) hinzugefügt, damit Sie weitere Angaben zum Gast hinzufügen können, z. B. Land, Adresse usw. Folgende Daten können Sie zur Vorlage hinzufügen: {{booking_offer.guest.country}}, {{booking_offer.guest.city}}, {{booking_offer.guest.address}}, {{booking_offer.guest.zip_code}}, {{booking_offer.guest.state}} sowie alle anderen Gastfelder.
• POS – weitere neue Einstellungsansichten. Zum neuen Einstellungsbildschirm im POS haben wir weitere neue Ansichten für die folgenden Einstellungen hinzugefügt: Menügruppen, Artikel, Küchen und Drucker, Import aus CSV-Datei, Datecs-Vorgänge, Folio-Druckvorlagen.
• POS – in der neuen Ansicht „Rechnungsdaten” haben wir außerdem die Felder Bundesland, Stadt und Postleitzahl hinzugefügt.

Korrekturen

• Raten und Verfügbarkeiten – Wenn eine Firma ausgewählt wurde, wurden Raten angezeigt, die zwar zum Firmenvertrag gehörten, aber bereits archiviert waren.
• Firmenverträge – Wir haben ein Problem behoben, bei dem die Prüfung auf doppelte Vertragsnamen nicht funktionierte.
• Die neue Ansicht für RoomCloud-Exportprotokolle – Wir haben zwei Probleme im Zusammenhang mit dem Zimmerkategorie-Filter und dem Bildschirm für gesendete Aktualisierungen behoben.
• RoomCloud – Pausen in Telefonnummern wurden vom System automatisch entfernt, was dazu führte, dass das Konflikterkennungssystem ausgelöst wurde und die Buchung nicht importiert werden konnte.
• In einigen der von den Channel-Managern erstellten Aufgaben fehlte die Buchungsnummer.
• Die neue Ansicht „Vorlage für Buchungsanfragen” – das Ändern des Editors funktionierte nicht.
• POS – Bericht „Gedecke/Covers”: Wenn der Bericht mit dem Filter „Nach Tagen” ausgeführt wurde, war die Sortierung der Daten falsch.
• POS – In bestimmten Situationen wurde der Tagesabschluss verzögert oder konnte nicht vollständig abgeschlossen werden.

Lokalisierungen:

• Deutsche Fiskalisierung (Fiskaly). Der Konfigurationsbildschirm für Fiskaly wurde vollständig neu gestaltet. Er bietet nun eine intuitivere und benutzerfreundlichere Oberfläche, die das Einrichten aller erforderlichen Fiskalisierungsparameter sowie die Überprüfung des Verbindungsstatus zu Fiskaly deutlich erleichtert.
• Rumänien e-Factura.
• Wir haben die Exportlogik für Dokumente verbessert, die bereits über eine Registrierkasse (bon fiscal / AMEF) fiskalisiert wurden, um eine doppelte Erfassung von Umsatzsteuer und Erlösen zu vermeiden.

  Wenn ein Folio bereits durch einen fiskalischen Beleg dokumentiert wurde, verwendet die an RO e Factura gesendete Rechnung nun:
  InvoiceTypeCode: 751 – „Rechnung für Buchhaltungszwecke”
  (Rumänisch: „factură informativă în scopuri contabile”)
  Damit wird die Rechnung im RO e Factura System als informatives Buchhaltungsdokument eingereicht und nicht als neue steuerpflichtige Rechnung. Dies entspricht den rumänischen e Factura Vorgaben zur korrekten Meldung bereits fiskalisierter Vorgänge.

Integrationen

• Gastronovi POS. Wir haben ein Problem behoben, das dazu führte, dass der Konfigurationsbildschirm der Schnittstelle nicht geladen werden konnte, wenn ein ungültiger oder veralteter Verbindungstoken gespeichert war.Mit diesem Update werden nun alle Tokens stets angezeigt, sodass Sie fehlerhafte oder abgelaufene Tokens direkt in der Oberfläche einsehen, identifizieren und verwalten können, ohne dass der Zugriff auf die Konfigurationsseite blockiert wird.
• Clock API-Webhooks.Ein neues Webhook-Ereignis wurde hinzugefügt: folio_void.

  Dieses Ereignis informiert angebundene Systeme, sobald ein Folio storniert wird. Es enthält zudem eine eindeutige Angabe darüber, ob das stornierte Folio zuvor offen oder geschlossen war, was eine präzisere Weiterverarbeitung ermöglicht.

  Weitere Informationen finden Sie im entsprechenden Abschnitt der API Dokumentation.