Paramètres de masquage, de période de rétention et du Processeur d’ID

Masquage des données des clients

Grâce au système de masquage/anonymisation des données, vous pouvez choisir la manière dont les données seront affichées sur la plupart des écrans.

Le masquage vise à limiter au maximum l'accès aux données personnelles pour les utilisateurs qui n'ont pas besoin d'un tel accès et pour les lieux où ces données ne sont pas nécessaires.

Le masquage des données peut être appliqué au prénom, au nom, à l'email et au téléphone. De cette façon, presque partout dans le système, les données des clients sont affichées de la manière suivante : "J Smith, j.sm****@***.com, ******456". 

Pour activer le masquage des données :

• Dans le menu de navigation, sélectionnez Paramètres->Tous les paramètres->Profils des clients-Masquage des données;
• Cochez les cases des champs que vous souhaitez masquer.

Le masquage est disponible pour les champs suivants grâce au format suivant:

• Prénom: La première lettre du prénom.
• Nom de famille: la première lettre du nom de famille
• Email: Les 4 premiers caractères de l'adresse e-mail. L'email masqué se présente ainsi: 'j.sm****@***.com'
• Téléphone: Les 3 derniers chiffres du numéro de téléphone. Il s'agit d'un numéro de téléphone masqué: '*******456'

Droits d'accès

• Si un utilisateur ne dispose pas du droit d'accès aux données à caractère personnel mais a tout de même des droits d'accès au système, aux réservations et à d'autres écrans, le même peut voir les champs masqués (Prénom, Nom, e-mail et téléphone) de la façon dont vous avez choisi que ces champs soient visualisés (masqués ou non). Le reste des données du client contenues dans les champs cryptés ne sera pas disponible pour cet employé. Pour que ce dernier puisse exercer ses fonctions, les écrans sont accessibles, mais les informations cryptées sont affichées de cette manière: ****.
• Si l'utilisateur dispose du droit d’accès aux données à caractère personnel, le même peut voir le contenu complet des champs cryptés. Néanmoins, sur la plupart des écrans, les informations sur les clients sont réduites au minimum et seuls les champs masqués sont affichés. Les informations complètes sont visibles sur l'écran de la réservation elle-même et dans le profil du client concerné.
• Données personnelles avancées: Accès en bloc. Ce droit a été créé pour les écrans et les fonctionnalités permettant d'accéder à plusieurs enregistrements de données à caractère personnel. Ces écrans sont: le registre, diverses exportations de données vers la police, ainsi que l'API. Grâce à ce droit, vous pouvez répondre aux exigences du RGPD d'accorder l'accès uniquement au personnel qui a besoin d'un accès direct à ces informations.

Période de conservation des données des clients

Vous pouvez définir le nombre de mois pendant lesquels les données des clients seront conservées dans Clock PMS+. Veuillez noter que seules les données marquées comme ENCRYPTÉES seront supprimées. Pour configurer la période :

• Dans le menu de navigation, sélectionnez Paramètres->Tous les paramètres->Profils des clients->Période de conservation des données des clients;
• Saisir la période en mois et sauvegarder.

Paramètres de Processeur ID

Vous pouvez accéder à ce paramètre en sélectionnant Paramètres->Tous les paramètres->Profils des clients->Processeur d'identification dans le menu de navigation.

Sélectionnez 'Oui' si vous souhaitez stocker les images des documents/passeports prises par le processeur d'identité. 

Si votre législation locale ne vous permet pas de stocker des images de documents, sélectionnez "Non". Les champs de la carte d'enregistrement seront complétés par les données extraites du document, mais les images (du document, de la signature ou de la personne) ne seront pas stockées dans la carte d'enregistrement du client, ni ailleurs dans le système.

Des informations complètes sur la fonctionnalité du processeur d'identification sont disponibles ICI.