Gastronovi POS (HotAPI)

Einführung

Die Integration zwischen Clock PMS+ und Gastronovi POS ermöglicht es Ihnen, Ihre täglichen Abläufe zu vereinfachen und konsolidierte Berichte sowohl für Im Hotel als auch für F&B von einem zentralen Punkt aus zu erstellen.

Unterstützte Funktionen

Übernahme von Leistungen im Hotel:

• Sie können Leistungen auf ein Folio eines Hotelgastes übertragen:
• Sie können Leistungen auch auf Firmen-Folios übertragen. Bitte beachten Sie, dass die Folios für Events nicht für die Übertragung von Leistungen zur Verfügung stehen. Wenn Sie Leistungen auf ein Event Folio übertragen möchten, müssen diese zunächst auf ein anderes offenes Folio derselben Firma übertragen werden und dann manuell auf das Event Folio übertragen werden. Die Übertragung von Leistungen auf Firmen Folios ist eine optionale Funktion und kann jederzeit aktiviert und deaktiviert werden.
• Dank der einzigartigen Schnittstellenimplementierung können Sie dasselbe Suchfeld in Gastronovi POS verwenden, um sowohl Gäste (nach Name oder Zimmernummer) als auch Firmen zu finden, die Leistungen akzeptieren, was Überweisungen wirklich einfach macht.

Täglicher Umsatztransfer (optional):

Mit dieser Funktion können Sie konsolidierte Umsatzberichte sowohl für Ihr Hotel als auch für die F&B-Abteilung erstellen.

Alle Leistungen, die nicht an Clock PMS+ übertragen wurden (z.B. Bezahlung mit Bargeld/Karte in der Filiale), können auf ein speziell konfiguriertes Clock POS-Konto innerhalb Ihres Clock PMS+-Abonnements übertragen werden. Zusätzlich können Sie die Übertragung von Zahlungen aktivieren, so dass diese auch in die Clock PMS+ Berichte aufgenommen werden können. Sie können die von Gastronovi generierten Umsätze und Zahlungen, die noch nicht an das Hotel übertragen wurden, einbeziehen oder ausschließen, indem Sie einfach das erwähnte Clock POS-Konto in Ihre Berichte zusammen mit Ihren Clock PMS+-Konten aufnehmen.

Genehmigung

Bevor Sie mit der Schnittstellenkonfiguration fortfahren, müssen Sie den Support von Gastronovi's kontaktieren und eine HOTAPI-Konto-Konfiguration sowie einen API-Schlüssel zur Verbindung mit HOTAPI anfordern.

Wenn Sie Ihren HOTAPI API Schlüssel erhalten haben, können Sie die Verbindung in Clock PMS+ aktivieren:

Gehen Sie zu Einstellungen-> Alle Einstellungen-> AppConnector-> Gastronovi POS Einstellungen und klicken Sie auf die Schaltfläche '+'. Auf dem sich öffnenden Bildschirm geben Sie Folgendes ein:

• Firmenname - Der Name der Verkaufsstelle, der in  den Leistungen und Berichten erscheinen soll;
• Token - Ihr HOTAPI API Schlüssel;

Konfiguration:

Es gibt 3 Bereiche, die konfiguriert werden müssen:

Verbindungseinstellungen

• Aufgaben Kanal - das System kann Sie über bestimmte Situationen (siehe unten) mit einem Aufgaben Kanal informieren. Bitte geben Sie den Kanal an, dem die Nachricht zugeordnet werden soll.
• Übertragung am Abreisetag erlauben - wählen Sie aus, ob Sie Übertragungen auf die Zimmerrechnung am Abreisetag erlauben wollen. Dies ist ein Instrument zur Risikokontrolle aufgrund der Besonderheiten der Schnittstelle. Lesen Sie bitte 'Besonderheiten der Schnittstelle - Punkt 1' unten für weitere Informationen.

Charge Map Config

Sie sehen eine Liste mit Ihren Gastronovi-Menügruppen und müssen auswählen, welche Umsatzgruppe und Umsatzkategorie verwendet werden soll, wenn die Leistungen aus der gegebenen Gastronovi-Artikelgruppe übertragen werden, sowie die Werte, die in den benutzerdefinierten Feldern der Leistungen hinzugefügt werden sollen. Die Werte der benutzerdefinierten Felder können für die Datenübertragung an Ihr Finanzsystem sehr wichtig sein. Sie müssen mindestens das Mapping der Standardumsätze konfigurieren, das in den Fällen verwendet wird, in denen die Konfigurationen für die gegebene Umsatzgruppe nicht definiert sind; 

Tagesende Übertragung

• POS-Konto (1) - wählen Sie das speziell für den täglichen Umsatztransfer angelegte Clock POS-Konto. Wenden Sie sich an den Uhrenkundendienst, wenn das Dropdown-Feld leer ist. 
• Abschlusszeitpunkt (2) - Definieren Sie den Abschlusszeitpunkt Ihres Gastronovi-Kontos (Einstellungen->Firmeneinstellungen->Tagesabschluss in Gastronovi Backoffice). Um die Vergleichbarkeit der Berichte zu gewährleisten, sollte der Abschlusszeitpunkt in beiden Systemen identisch sein und synchron gehalten werden!
• Trinkgeld übertragen (3) - Wählen Sie aus, ob die Trinkgelder mit dem Gastronovi Tagesumsatz übertragen werden sollen;
• Zahlungen übertragen (4) - Die Zahlungen können ebenfalls importiert werden. Wählen Sie, ob Sie sie in Berichten in Clock POS sehen möchten. Wenn Sie den Empfang von Zahlungen aktivieren, öffnet sich ein neuer Abschnitt für das Mapping von Zahlungsarten und -unterarten. Definieren Sie die entsprechenden Zahlungstypen und -untertypen aus Clock PMS+ und die Werte für die benutzerdefinierten Zahlungsfelder (falls vorhanden). Geben Sie auch ein Mapping für die Standardzahlung ein. Mit der Standardzahlung können Sie Zahlungen, die noch nicht in der Schnittstelle eingerichtet sind, erfolgreich verarbeiten und Störungen in der Arbeit vermeiden.

• Belegtyp (5); Firma (6) - Bei der Überweisung der Umsätze auf Ihr spezielles Uhrenkassenkonto wird am Ende des Tages automatisch eine Rechnung erstellt. Bitte geben Sie an, ob der Abschluss mit einem bestimmten Dokument Typ und einer Firma erfolgen soll.

Klicken Sie auf den 'Speichern' Button, um die Konfigurationen zu speichern und auf den 'Aktivieren' Button neben der Firma, die Sie in den Gastronovi-Einstellungen definiert haben, um die Schnittstelle zu aktivieren.

Besonderheiten der Schnittstelle und Dinge, die Sie wissen müssen:

Aufgrund der Besonderheiten der Gastronovi-Infrastruktur (HotAPI) erfolgt die Verbindung nicht in Echtzeit - die Daten werden innerhalb von ca. 10 Minuten synchronisiert, daher kann es zu Verzögerungen kommen. Bitte beachten Sie die möglichen Randfälle:

• Wenn ein Gast eine Leistung auf das Zimmer überweist und sofort auschecken möchte, kann es sein, dass die Leistungen mit einer gewissen Verzögerung ankommen und wenn sie ankommen, kann die Buchung bereits ausgecheckt sein und eine Abrechnung auf das Zimmer ist nicht möglich. Sie werden mit einer Aufgabe benachrichtigt, wenn ein solcher Fall eintritt, damit Sie ihn bearbeiten können;
• Wenn ein Folio der Firma erstellt wird oder die Firma nicht zur Annahme von Leistungen konfiguriert ist, während eine neue Leistung von Gastronovi übertragen werden soll, wird diese Leistung nicht erfolgreich übertragen und eine Aufgabe erstellt, damit Sie sie bearbeiten können.
• Da der Rabatt in Gastronovi als einzelne Zeile angewendet wird, übertragen wir ihn als eine Zeile pro MwSt.-Gruppe für die Rechnung, um die korrekten Steuerberichte zu erhalten. Wenn die Rechnung des Kunden zwei MwSt.-Gruppen hat, wird der Rabatt als zwei negative Leistungen für den jeweiligen Betrag und die jeweilige MwSt.-Gruppe dargestellt;
• Die Übertragung des Check-Out-Tages wird beim Tagesabschluss durchgeführt und das Umsatzdatum der Uhrenkasse wird entsprechend der Änderung in Gastronovi geändert. Da Gastronovi's Abschlusszeitpunkt flexibel ist und geändert werden kann, was sich sowohl auf die vergangenen als auch auf die zukünftigen Daten auswirkt, kann es zu Berichtsinkonsistenz führen, wenn Sie neu erstellte Berichte von Gastronovi für vergangene Daten vergleichen. 
• Wenn die überwiesene Rechnung Storniert wird, werden dem Folio, in das sie ursprünglich überwiesen wurde, negative Leistungen hinzugefügt;
• Bei gemischten Zahlungen für die Rechnung in Gastronovi - z.B. 1x3 EUR Kaffee hat 1 EUR bar bezahlt und 2 EUR auf das Zimmer überwiesen. In diesem Fall werden 0,67x 3 EUR auf die Zimmerrechnung überwiesen, während 0,33x 3 EUR am Ende des Tages überwiesen werden.

Konsolidierte Berichterstattung

Die von Gastronovi überwiesenen Leistungen können in den Entgeltberichten (Entgeltübersichtsbericht) über den Quellenfilter gefiltert werden. Wenn Sie den Quellenfilter auf 'Übertragen' setzen, sehen Sie nur die von Gastronovi übertragenen Leistungen. Wenn der Quellenfilter auf 'Nicht übertragen' gesetzt ist, werden die übertragenen Leistungen von den Leistungsberichten ausgeschlossen.

Wenn Sie die Option 'Täglicher Umsatztransfer' verwenden, können Sie einen Bericht von Clock PMS+ generieren, der alle Umsatzinformationen enthält: Umsatz von Clock PMS+; Zimmertransfers von Gastronovi verbleibender Umsatz F&B (bar/mit Karte bezahlte Rechnungen).

Um diese Informationen zu sehen, müssen Sie sowohl Ihr Clock PMS+- als auch Ihr spezielles Clock POS-Konto im Zusammenfassungsbericht für Leistungen auswählen und den 'Quelle' Filter auf  'Nicht übertragen' setzen.