Mit der Funktion 'Kopieren von' können Sie beim Hinzufügen von Aktivitäten und Zimmer Blocks zu einem neuen Event einen erheblichen Betrag an Zeit sparen. Damit Sie nicht alles von Hand eingeben müssen, können Sie die Informationen aus anderen bestehenden Events kopieren und nur die Daten und PAX ändern.
Wichtig: Um von einem Event zu kopieren, erstellen Sie zunächst das neue Event - legen Sie die Daten und den Namen fest und wählen Sie die Firma/den Agent aus, der das Event organisiert. Die Kopierfunktion kopiert Blocks (mit verknüpften Raten, Blockcodes werden NICHT kopiert), Tagungsraumbuchungen und Catering-Aktivitäten (mit ihren Aktivitätstypen, Einrichtungsstil, Standorten, Beschreibungen und Notizen des Personals), Leistungen im Folio der Veranstaltung.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Funktionen und wählen Sie 'Kopieren von'.
- Lokalisieren Sie das Event, von dem Sie Elemente kopieren möchten - Sie können nach dem Namen des Events suchen; suchen Sie nach Events, die einem Firmenprofil zugeordnet sind oder nach Events, die mit einem bestimmten Tag verknüpft sind
Notizen: Die 3 Suchfelder arbeiten zusammen. Wenn Sie beispielsweise eine Firma ausgewählt haben und nach dem Namen suchen, sucht das System nach einem Event mit diesem Namen, das mit dem ausgewählten Firmenprofil verknüpft ist.
- Wenn Sie das Event gefunden haben, von dem Sie Informationen kopieren möchten, wählen Sie es aus und klicken Sie auf Weiter
- Der nächste Schritt ist der wichtigste:
- PAX (1) - geben Sie die Anzahl der Teilnehmer für das neue Event ein. Diese Information wird auf die MR-Buchungen und das Catering übertragen.
- Neues Ab Datum (2) - geben Sie ein, an welchem Datum das ausgewählte Event kopiert werden soll. Siehe mehr über 'Datumsrelativität' unten
- Eingeschlossene Elemente (3)- wählen Sie aus, von welchen Elementen die Informationen kopiert werden sollen
- Leistungen der Veranstaltung - Leistungen, die direkt im Folio des Events verbucht wurden, werden kopiert
- Catering - alle Catering-Aktivitäten und die damit verbundenen Leistungen
- Buchungen von Tagungsräumen - alle Tagungsraumbuchungen und die damit verbundenen Leistungen
- Blocks - alle blockierten Zimmer nach Zimmerkategorien und Raten
- Leistung Anz. (4) - wählen Sie aus, wie die Leistungen für das neue Event berechnet werden sollen. Siehe mehr über die 'Anz. Relativität' unten.
Wenn Sie die Informationen eingegeben und die Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf 'Kopieren' und die Informationen werden in das neue Event kopiert, mit den neuen Daten, der neuen Personenzahl und den verbuchten/berechneten Leistungen.
Wichtig: Sie können Informationen von mehreren Events in ein Event kopieren - z.B. Tagungsraumbuchungen von einem Event und Catering-Aktivitäten von einem anderen. Wählen Sie beim Kopieren von der ersten Veranstaltung nur das Element 'Tagungsraumbuchungen' aus und machen Sie eine weitere Kopie und wählen Sie nur das Element 'Catering' von der zweiten Veranstaltung aus. Außerdem können Sie mehrmals von ein und demselben Event kopieren - z.B. möchten Sie die 'Tagungsraumbuchungen' kopieren, aber die 'Leistung Anz' Methode soll 'Einfach' sein, während das 'Catering' Element mit 'Leistung Anz' als 'Koeffizient kopiert werden soll. Kopieren Sie also einmal mit den ausgewählten MR-Buchungen und Leistung - Einfach; dann kopieren Sie ein zweites Mal mit den ausgewählten 'Catering' und 'Leistung Anz' - Koeffizient.
Datumsrelativität
Beim Kopieren des Inhalts eines Events in ein anderes ist es sehr wichtig zu wissen, wie das Kopieren von Daten funktioniert.
Lassen Sie uns einen Fall untersuchen:
- Wir hatten ein zweitägiges Event, von dem wir Informationen kopieren wollen. Es hat Elemente und Leistungen für den 01.01.2022 und 02.01.2022.
- Wir erstellen ein neues Event für 4 Tage – Ankunft am 01.08.2024, und Abreise am 04.08.2024.
- Während wir den Inhalt kopieren, geben wir in das Feld Ab Datum ein: 01.08.2024.
- Jetzt bekommen die Elemente und Leistungen, die von dem alten Event kopiert wurden, wo sie für den 01.01.2022 waren, ein neues Datum - 01.08.2024; die, die für den 02.01.2022 waren, sind für den 02.08.2024.
- Wir kopieren noch einmal von demselben Event, aber dieses Mal geben wir das Datum 03.08.2024 ein.
- Die kopierten Elemente und Leistungen des alten Events, die ursprünglich für den 01.01.2022 waren, werden nun für den 03.08.2024 sein, und die für den 02.01.2022 werden für den 04.08.2024 sein.
Anz. Relativität
Beim Kopieren des Inhalts haben Sie zwei Möglichkeiten, wie Leistungen kopiert werden sollen:
- Einfach - die Menge aller Leistungen wird direkt so kopiert wie sie ist. Mit anderen Worten, wenn eine Leistung des ursprünglichen Events eine Menge von 10 hatte, wird die Leistung des neu erstellten Events ebenfalls eine Menge von 10 haben.
- Koeffizient - es wird ein Modell angewendet, bei dem die neuen Mengen dem Verhältnis zwischen dem alten PAX und dem neu eingegebenen PAX entsprechen.
Beispiel: Sie haben ein Event mit Catering-Aktivität für 10 PAX und Leistungen:
- Wasser - 2 EUR x 10
- Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 2
- Fanta 1,5 l - 4 EUR x 1
Bei der Erstellung des neuen Events und beim Kopieren geben wir in das Feld Personen ein: 20.
Der Koeffizient zwischen dem neuen und dem alten PAX ist 20 / 10 = 2. Auf diese Weise werden die kopierten Leistungen die folgenden Werte haben:
- Wasser - 2 EUR x 20 – Die Leistung für Wasser wird Anz. - 20 (10 * 2)
- Coca-Cola 1,5 l - 4 EUR x 4 – Die Leistungen für Coca-Cola haben Anz. - 4 (2*2)
- Fanta 1,5 l - 4 EUR x 2 - Die Leistung für Fanta beträgt Anz - 2 (1 * 2)
Die gleiche Logik wird angewendet, wenn die neuen PAX kleiner sind als die alten. Bitte beachten Sie, dass Leistungen, die direkt auf das Folio des Events verbucht werden (nicht über eine MR-Buchung oder eine Catering-Aktivität), 1:1 kopiert werden.
Blockierte Zimmer
Beim Kopieren von Blocks werden die Prinzipien der Datumsrelativität befolgt, jedoch wird die Anzahl der Zimmer 1:1 kopiert. Auf diese Weise wird das, was im ersten Event eingegeben wurde, in das neue Event kopiert, da sich nur die Daten gemäß dem Datumsrelativitätsmodell ändern. Bitte beachten Sie, dass Sie keine Blocks kopieren können, die eine längere Dauer haben als das Event, in das sie kopiert werden. In diesem Fall würde die Dauer des Blocks den Zeitraum des neuen Events überschreiten, was zu einem Fehler führen würde.