Lightspeed L-series

Einführung

Die Integration von Clock PMS+ und Lightspeed ermöglicht Ihnen einen intelligenteren und schnelleren Ablauf. Es schließt den Kreis der automatisierten und vernetzten Abläufe, indem es Ihnen erlaubt, auf Gäste- oder Firmen-Folios zu übertragen, die Kontrolle über die übertragenen Informationen zu haben und nicht zuletzt in der Lage zu sein, konsolidierte Berichte für Ihre Zimmer und F&B-Umsätze von einem einzigen Punkt aus zu erstellen - Clock PMS+. 

Die Schnittstelle unterstützt die folgenden Funktionen:

1. Übertragung von Leistungen im Hotel:

• Sie können Leistungen auf ein Folio eines Hotelgastes übertragen:
• Sie können Leistungen auch auf Folios von Firmen übertragen. Bitte beachten Sie, dass die Folios für Events nicht für die Übertragung von Leistungen zur Verfügung stehen. Wenn Sie Leistungen auf ein Event Folio übertragen möchten, müssen diese zunächst auf ein anderes offenes Folio derselben Firma übertragen werden und dann manuell auf das Event Folio übertragen werden. Die Übertragung von Leistungen auf Firmen Folios ist eine optionale Funktion und kann jederzeit aktiviert und deaktiviert werden.
• Dank der einzigartigen Schnittstellenimplementierung können Sie dasselbe Suchfeld in LightSpeed POS verwenden, um sowohl Gäste (nach Name oder Zimmernummer) als auch Firmen zu finden, die Leistungen akzeptieren, was Überweisungen wirklich einfach macht.

2. Täglicher Umsatztransfer (optional). 

• Mit dieser Funktion können Sie konsolidierte Umsatzberichte sowohl für Im Hotel als auch für die F&B-Abteilung erstellen.
• Alle Leistungen, die nicht auf ein Zimmer-Folio übertragen wurden (z.B. Barzahlung/Karte an der Verkaufsstelle), können auf ein speziell konfiguriertes Clock POS Konto innerhalb Ihres Clock PMS+ Abonnements übertragen werden. 

• Zusätzlich können Sie die Übertragung von Zahlungen aktivieren, so dass diese auch in Clock PMS+ Berichten berücksichtigt werden können. Sie können die von Lightspeed generierten Umsätze und Zahlungen, die noch nicht an das Hotel übertragen wurden, mit einbeziehen oder ausschließen, indem Sie einfach das erwähnte POS-Konto zusammen mit Ihrem Clock PMS +-Konto/Ihren Konten in Ihre Berichte aufnehmen.

Konfigurationen:

Sie müssen zunächst auf die Clock PMS+-Einstellungen zugreifen und Ihre Anmeldedaten für Ihr Lightspeed POS-Konto sowie die ID der Firma bereithalten.

1. Gehen Sie in Clock PMS+ zu Einstellungen->Alle Einstellungen->AppConnector->Lightspeed (L-Series) und klicken Sie auf den '+' Schaltfläche. Geben Sie auf dem sich öffnenden Bildschirm Ihren Lightspeed-Benutzernamen und Ihr Passwort ein und klicken Sie auf 'Sign In', und klicken Sie anschließend auf 'Allow'.

Die Systeme sind zu diesem Zeitpunkt verbunden, aber die Schnittstelle ist noch nicht konfiguriert oder aktiviert. Um sie zu konfigurieren, cklicken Sie auf die Schaltfläche 'Einstellungen'.

2.1 Abschnitt PMS-Einstellungen

• Firma (1) - wählen Sie Ihre Lightspeed Firma.
• Währung (2) - Die Währung, die verwendet werden soll, falls wir eine Währungsinkongruenz zwischen Ihrem Clock PMS + Konto und Ihrem LightSpeed Konto feststellen.
• Überweisungslimit(3) - Sie können das Limit des Betrages festlegen, der auf Im Hotel Folios übertragen werden kann;
• Übertragung auf Firmen zulassen (4) - Übertragung auf Firmen-Folios zulassen;
• Etagenplan verwenden (5) - Mit dieser Option können Sie für jede Lightspeed-Etage separate Konfigurationen für das Umsatz Mapping vornehmen;

2.2 Abschnitt POS-Einstellungen

• POS Konto (6)- Wählen Sie aus, auf welches Clock POS Konto die täglichen Umsätze und Zahlungen am Ende eines jeden Tages überwiesen werden sollen. Bitte beachten Sie, dass das Konto speziell zu diesem Zweck von unserem Support-Team erstellt werden sollte; kontaktieren Sie uns für weitere Informationen.
• Fakturierung an Firma (7) - Wählen Sie ein Firmenprofil aus, um die Rechnungsdaten des Folios anzugeben, an das der volle tägliche Umsatz überwiesen werden soll.
• Dokument Typ (8) - wählen Sie aus, mit welchem Dokument Typ, das Folio mit dem täglichen Umsatz Transfer abgeschlossen werden soll.
• Zahlungsdatentransfer erlauben (9) - Verwenden Sie diese Option, wenn Zahlungen am Ende des Tages übertragen werden sollen
• Tipps übertragen(10)- Es werden die Tipps an die Folios der Hotels übertragen;

2.3 Abschnitt Leistungen Mapping

• Lightspeed Umsatzgruppe/ PMS Umsatzgruppe/ PMS Umsatzkategorie (11) - Hier können Sie auswählen, welche Umsatzgruppe und Umsatzkategorie verwendet werden soll, wenn die Leistungen aus der gegebenen Lightspeed Artikelgruppe übertragen werden, sowie die Werte, die in den benutzerdefinierten Feldern der Leistungen hinzugefügt werden sollen. Die Werte der benutzerdefinierten Felder können für die Datenübertragung an Ihr Finanzsystem sehr wichtig sein;
• Wenn Sie im Bereich 'PMS-Einstellungen' die Option 'Grundriss verwenden' gewählt haben, sehen Sie die verschiedenen in Lightspeed definierten Etagen und können diese separat mappen (12).

2.4 Abschnitt Mapping der Zahlungen

Dieser Abschnitt steht nur dann für die Konfiguration zur Verfügung, wenn Sie im Abschnitt 'POS-Einstellungen' ein Clock Konto ausgewählt haben und einen vollständigen täglichen Umsatztransfer durchführen. In diesem Abschnitt können Sie festlegen, welche Clock POS Zahlungsarten und Unterarten für den Zahlungstransfer verwendet werden sollen.

Um Untertypen zu mappen, klicken Sie auf das Symbol in der Spalte "Zahlungsuntertypen", geben Sie den Namen des Untertyps ein, wie er in Lightspeed definiert ist, und wählen Sie dann den entsprechenden PMS-Untertyp aus.

Klicken Sie auf Speichern, um den Vorgang abzuschließen und die Schnittstelle zu aktivieren;

Besonderheiten der Schnittstelle und Dinge, die Sie wissen müssen:

• Sie können nur auf eingecheckte Buchungen im Hotel übertragen. 
• Wenn Sie die Option Übertragungen auf Firma zulassen aktivieren, können Sie nach einer Firma  suchen, die Übertragungen von Leistungen akzeptiert und Leistungen auf ihre offenen Folios übertragen;

Bei einer Überweisung auf ein Folio eines Gastes/einer Firma, wenn die Restaurantrechnung über die Zahlungsart Hotelüberweisung geschlossen ist, geschieht Folgendes:

• Die Schnittstelle prüft, ob die Buchung/Firma Leistungen akzeptiert oder nicht;
• Wenn die Buchungsfolios geschlossen sind, öffnet die Schnittstelle ein neues Folio und erstellt dort die Leistungen. Wenn Sie Leistungen an eine Firma übertragen wollen, sollte das Folio vorher in Clock PMS+ angelegt und offen sein;
• Für jede Position der Rechnung wird eine eigene Leistung erstellt. Die Leistung hat den gleichen Namen wie in Lightspeed. Der Drucktext der Leistung besteht aus dem Namen der Filiale/des Stockwerks und der Rechnungsnummer des Restaurants. Auf diese Weise wird die Rechnung übersichtlicher.

• Standardmäßig ist die Umsatzgruppe der übertragenen Leistungen Nahrungsmittel & BEVERAGE, die Umsatzkategorie ist Lightspeed POS transfer, Sie können jedoch konfigurieren, mit welcher Umsatzgruppe und -kategorie die Artikel aus jeder Lightspeed-Produktkategorie übertragen werden sollen, indem Sie zum Konfigurationsbildschirm der Schnittstelle Einstellungen-> gehen; Alle Einstellungen->AppConnector-> Lightspeed (L-Series). 
• TIPs werden behandelt (optional)
• Wenn eine übertragene Rechnung in Lightspeed storniert wird, werden dem Folio in Clock PMS+ negative Leistungen hinzugefügt;

Konsolidierte Berichterstattung

Die von Lightspeed  übertragenen Leistungen können in den Leistungsberichten (Umsatzübersicht) über den Filter Quelle gefiltert werden. Wenn Sie den Filter Quelle auf 'Übertragen' setzen, werden nur die von Lightspeed übertragenen Leistungen angezeigt. Wenn der Filter Quelle auf 'Nicht übertragen' gesetzt ist, werden die übertragenen Leistungen von den Leistungsberichten ausgeschlossen.

Wenn Sie die Option 'Tägliche Umsatzübertragung' verwenden, können Sie einen Bericht aus Clock PMS+ erstellen, der alle Umsatzinformationen enthält: Umsatz von Clock PMS+; Zimmertransfers von Lightspeed; verbleibender Umsatz F&B (bar/mit Karte bezahlte Rechnungen).

Um diese Informationen zu sehen, müssen Sie sowohl Ihr Clock PMS+- als auch Ihr spezielles Clock POS-Konto im Umsatzübersicht auswählen und den 'Quelle'-Filter auf 'Nicht übertragen' setzen.