Lightspeed K-series

Einführung

Die Integration von Clock PMS+ und Lightspeed K-series ermöglicht Ihnen intelligentere und schnellere Abläufe. Es schließt den Kreis der automatisierten und vernetzten Vorgänge, indem es Ihnen erlaubt, auf Buchungs- oder Firmen-Folios zu übertragen und die Kontrolle über die übertragenen Informationen zu haben.

Die Schnittstelle unterstützt die folgenden Funktionen:

1. Übertragung von Leistungen an das PMS+:

• Sie können Leistungen auf ein Folio übertragen:
• Sie können Leistungen auf ein Folio einer Firma übertragen: 
• Sie können Leistungen auf Folios von Events übertragen
• Dank der einzigartigen Schnittstellenimplementierung können Sie das gleiche Suchfeld in LightSpeed verwenden, um Gäste (nach Name oder Zimmernummer), Firmen, die Leistungen übertragen, und eingecheckte Events zu finden, was die Übertragung wirklich einfach macht.

2. Täglicher Umsatztransfer (optional).

• Mit dieser Funktion können Sie konsolidierte Umsatzberichte sowohl für Ihr Im Hotel als auch für die F&B-Abteilung erstellen.
• Alle Leistungen, die nicht auf ein Folio des Zimmers übertragen wurden (z.B. Barzahlung/Kartenzahlung in der Filiale), können auf ein speziell konfiguriertes Clock POS-Konto innerhalb Ihres Clock PMS+ Abonnements übertragen werden.

• Zusätzlich können Sie die Übertragung von Zahlungen aktivieren, so dass diese auch in den Berichten von Clock PMS+ berücksichtigt werden können. Sie können die von Lightspeed generierten Umsätze und Zahlungen, die noch nicht an das Hotel übertragen wurden, einbeziehen oder ausschließen, indem Sie einfach das erwähnte POS-Konto zusammen mit Ihren Clock PMS+-Konten in Ihre Berichte aufnehmen.

Konfigurationen

In Lightspeed K-series

Sie müssen eine spezielle Zahlungsart in Lightspeed konfigurieren oder eine bestehende bearbeiten (wenn Sie Lightspeed mit Ihrem vorherigen PMS verbunden haben) mit den folgenden Informationen:

• Navigieren Sie zum Menü Konfiguration->Einstellungen->Zahlungsarten.

• Erstellen Sie eine neue Zahlungsart oder bearbeiten Sie eine bestehende mit den folgenden Angaben:
  • Zahlungsart: wählen Sie 'Leistung zum Zimmer' (NICHT Property Verwaltung System)
  • PMS Server: wählen Sie 'Andere'

In Uhr PMS+

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen->Alle Einstellungen->AppConnector->Lightspeed (K-Serie)
• Verbinden Sie sich mit Ihrem Lightspeed 'Business', indem Sie den Anweisungen folgen und Ihre Lightspeed-Benutzeranmeldedaten eingeben.

• Wenn Sie verbunden und autorisiert sind, fügen Sie Ihre 'Geschäftsadresse/n' (1).

• Nach dem Hinzufügen des/der Geschäftsstandorts/e verwenden Sie das Stiftsymbol, um die Konfiguration zu bearbeiten (2).

• ToDo Kanal (4) - wählen Sie einen ToDo Kanal aus, dem alle automatischen Nachrichten über die Verbindung zugewiesen werden.
• Text in importierten Leistungen drucken (5) - 
  • Rechnungsnummer (Standard): Der Drucktext der übertragenen/importierten Leistungen enthält den konfigurierten Geschäftsstellennamen gefolgt von der Rechnungsnummer (z. B. "Italienisches Restaurant/#A123"). Diese Option hilft bei der Gruppierung von Posten nach Rechnungsnummer für eine kompakte Druckansicht, was zu einer kürzeren Kundenrechnung führt.
  • Leer: Lässt den Drucktext leer, was dazu führt, dass jeder Posten einzeln auf der Rechnung aufgeführt wird, was auch bei der Druckoption Kompakt gilt.
• Überweisung an Firma/Event (6) - aktivieren Sie diese Option, wenn Sie Überweisungen an Firmen und/oder Events zulassen wollen.
• Alle Buchungsfolios anzeigen (7) - aktivieren, wenn Sie bei Übertragungen von LS alle offenen Buchungsfolios sehen möchten. 
• Klicken Sie anschließend auf 'Charge config map' , um die Mappings der Posten abzuschließen
• Wenn die Konfiguration abgeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass Sie die Aktivierung der Datenübertragung (3) vornehmen.

Leistungskonfiguration Mapping

Die Lightspeed K-Serie 'Abrechnungsgruppe' wird für das Mapping verwendet. Mapping der Lightspeed-Abrechnungsgruppen auf ihre jeweilige Clock PMS+ Umsatzgruppe und -kategorie.

- Standardleistung Mapping - Pflichtfeld. Die Auswahl wird verwendet, wenn Artikel aus nicht gemappten Buchungskreisen übertragen werden.

 - Tipp - Pflichtfeld. Wählen Sie eine Umsatzgruppe und -kategorie für übertragene Tipps.

- Kopieren von Einstellungen aus einer anderen Konfiguration - falls Sie mehrere Standorte betreiben und alle an Clock PMS+ angeschlossen sind, können Sie Mapping-Einstellungen von den anderen kopieren, um Zeit zu sparen.

Mapping von Tagesendüberweisungen und Zahlungsarten

Wenn Sie die Funktion der Tagesendüberweisung nutzen möchten und eine konsolidierte Berichterstattung in Clock PMS+ für alle Umsätze im Hotel und in den Verkaufsstellen wünschen, klicken Sie auf die Schaltfläche 'Tagesendüberweisung', woraufhin Sie die folgenden Einstellungen sehen:

• Tagesendüberweisung (1) - aktivieren Sie diese Funktion, wenn Sie sie nutzen wollen
• KASSEN-Konto (2) - klicken Sie auf die Schaltfläche, um das spezielle Uhrenkassen-Konto zu erstellen, auf das die täglichen Umsätze von LS übertragen werden, die für die konsolidierte Berichterstattung benötigt werden. Während dieses Vorgangs können Sie das erste Umsatzdatum (Vergangenheit oder Zukunft) für die Übertragung konfigurieren.
• Transfer Trinkgelder (3) - Es werden die Trinkgelder an die Folios der Hotels übertragen; 
• Zahlungsüberweisung (4) - Verwenden Sie diese Option, wenn Zahlungen am Ende des Tages überwiesen werden sollen.
• Firma (5) - Wählen Sie ein Firmenprofil aus, um die Rechnungsdaten des Folios anzugeben, an das der volle tägliche Umsatz überwiesen werden soll.  

Wenn Sie auch Zahlungsinformationen von Lightspeed erhalten möchten, müssen Sie auch das Mapping der Zahlungsarten vervollständigen. Klicken Sie einfach auf 'Zahlungsart Mapping' und vervollständigen Sie das Mapping.

Die Zahlungsart ACCOUNTS_RECEIVABLE wird für Fälle verwendet, in denen eine Rechnung nicht bis zum Tagesende geschlossen wird. In diesem Fall wird der Betrag für den nächsten Tag überwiesen und in die Tagesende Übertragung aufgenommen. Solche Zahlungen sind nicht an eine Rechnungsnummer gebunden.

So sehen diese im täglichen Geschäftsbericht in Lightspeed aus:

• Eine Rechnung im Wert von 17,50 wurde auf den nächsten Tag verschoben, weil die Rechnung nicht geschlossen war:

• Am nächsten Tag, wenn die Rechnung bezahlt wird, wird sie mit einem negativen Wert von -17,50 ausgewiesen:

Besonderheiten der Verbindung

- Trinkgelder werden mit 0 Steuer überwiesen.

- Wenn in Lightspeed Rabatte angewendet werden, wird der rabattierte Preis des/der Artikel(s) übertragen.

- Bei gemischten Zahlungen für die Rechnung in Lightspeed können die Mengen der Artikel zunächst unterschiedlich sein - z.B. bei 1x3 EUR Kaffee wird 1 EUR bar bezahlt und 2 EUR auf das Zimmer überwiesen. In diesem Fall werden 0,67x 3 EUR (2,01 EUR) auf die Zimmerrechnung überwiesen, während 0,33x 3 EUR (0,99 EUR) bei der Tagesendüberweisung überwiesen werden. Dies soll sicherstellen, dass die Mengen und Werte korrekt angegeben werden.

- Wenn Sie eine übertragene Rechnung (in Lightspeed) wieder öffnen oder stornieren, wird sie erneut an Clock PMS+ mit entgegengesetzten Werten übertragen.

- Falls die Zahlungsart bei K series mit Zahlungsart konfiguriert ist: Property Verwaltung System eingestellt ist, simuliert K series die Übertragung auf das Zimmer, ohne sie tatsächlich durchzuführen, was zu Umsatzverlusten führen kann! Seien Sie vorsichtig!

- Bevor die Tagesenddaten in Clock POS importiert werden, wird geprüft, ob der Geschäftstag bei LightSpeed als beendet angezeigt wird. Hier ist ein sehr nützlicher Artikel, wie der Geschäftstag in der Lightspeed K-Serie richtig eröffnet/abgeschlossen wird.

Fehlerbehebung

Protokoll

Aufgrund der Besonderheiten der Systeme kann es in einigen Fällen zu Diskrepanzen bei den Übertragungen kommen. Dies ist vor allem dann der Fall, wenn Sie ein Lightspeed-Gerät (Tablet) haben, das zu dem Zeitpunkt, zu dem wir (Clock) die Informationen für den täglichen Umsatz abrufen, noch keine Umsätze an den Server gemeldet hat.

Die Uhr wird die Informationen irgendwann nach Abschluss des Tages in Lightspeed abrufen. Wenn das Gerät zu diesem Zeitpunkt seine Umsätze noch nicht an den Lightspeed-Server gemeldet hat, werden die von diesem Gerät generierten Umsätze nicht in der Uhr erscheinen.

In diesen Fällen navigieren Sie zum Lightspeed-Einstellungsbildschirm in Clock PMS+ und drücken die Schaltfläche 'Log'.

Sie sehen, ob eine tägliche Umsatzüberweisung aufgrund von in Lightspeed als unvollständig markierten Daten nicht verarbeitet wurde. Sie haben zwei Möglichkeiten:

• Synchronisation erzwingen - verwenden Sie diese Option, wenn das Gerät, das seine Umsätze nicht an den Server gemeldet hat, dazu nicht in der Lage ist. Das kann daran liegen, dass das Gerät defekt ist. Die Daten werden als vollständig markiert, und die Übertragung am Tagesende wird verarbeitet, ohne die Verkäufe des defekten Geräts.
• Manuelle Synchronisierung - verwenden Sie diese Option, um die Verkäufe von diesem Gerät abzuziehen, sobald es wieder online ist.
• JSON - verwenden Sie dies, um die Nutzdaten der Nachricht für die weitere Fehlersuche durch die Support-Teams zu extrahieren.

Deaktivierung der Verbindung

Wenn Sie in Zukunft die Verbindung zwischen Clock PMS+ und Lightspeed K-Series deaktivieren möchten, befolgen Sie bitte die Schritte streng nacheinander:

• Zugang zu Ihrem LS K-Serien-Konto und Bearbeitung der Zahlungsart, die Sie für die Verbindung mit Clock PMS+ verwenden
• Ändern Sie die Auswahl des PMS-Servers. Damit die Integration funktioniert, müssen Sie PMS Server-> Other auswählen. Bitte ändern Sie die Auswahl auf etwas anderes.

• Navigieren Sie zu den Clock PMS+ Einstellungen für die K-Serie und deaktivieren Sie die Datenübertragung.