Verwendung von Event- und Blockcodes
Der größte Vorteil der Verwendung der Codes besteht darin, dass Sie Zimmerkontingente für eine Veranstaltung oder Gruppenbuchung erstellen und den Organisatoren/Gästen ermöglichen können, über die Web Booking Engine (WBE) selbst Buchungen unter Verwendung des Codes vorzunehmen, wobei die Buchungen automatisch der Veranstaltung/Gruppenbuchung zugeordnet und eine Einheit aus dem Kontingent ausgewählt wird.
Um die Funktion zu aktivieren, müssen Sie die folgenden Aufgaben erledigen:
- Stellen Sie sicher, dass Sie das Feld ' Blockcode anzeigen” und/oder „Event-Code anzeigen” in den WBE Einstellungen aktiviert haben. Weitere Informationen finden Sie HIER.
- Erstellen Sie einen Block in einem Event und legen Sie Folgendes fest:
- Wählen Sie einen Tarif aus, der dem Block zugeordnet werden soll.
- optional einen manuellen Preis eingeben – dieser Preis überschreibt den Preis im ausgewählten Tarif, falls der vereinbarte Preis spezifisch ist und in keinem Ihrer Tarife verfügbar ist
- Optionsbuchung geben Sie ein, für wie viele Erwachsene und Kinder dieser Block gilt.
Weiter müssen Sie den Code anwenden. Sie haben zwei Möglichkeiten:
Event-Code
Der Event-Code kann beim Erstellen der Veranstaltung oder über den Abschnitt „Blöcke” einer bestehenden Veranstaltung angewendet werden.
Der Event-Code gilt für alle in der Veranstaltung festgelegten Blöcke, es sei denn, es wird zusätzlich ein Blockcode angewendet.
Blockcode
Blockcode kann auf einen bestimmten Block angewendet werden. Zwei Blöcke können nicht denselben Code haben.
Für beide Arten von Codes können Sie die Schaltfläche „Generieren” verwenden, woraufhin das System einen numerischen Code generiert. Alternativ können Sie auch eigene Codes festlegen. Es gibt KEINE Restriktion, dass der Code nur numerisch bestehen muss.
Beide Codes anwenden
Bitte beachten Sie, dass Sie für einige Blöcke einen Event-Code und einen Blockcode anwenden können.
Beispiel für die gemeinsame Verwendung beider Codes:
Wir haben ein Event, bei dem vier Blöcke erstellt werden:
- DBL für 1 Gast namens „Single Use”
- DBL für 2 Gäste namens „Double Use”
- TRPL – Zimmer für drei Gäste
- 1 DBL-Zimmer für den Veranstalter, das kostenlos ist
Sie wenden einen Event-Code an. Mit diesem einzigen Code können Gäste alle Blöcke buchen. In unserem Beispiel haben wir jedoch einen Block für den Veranstalter, der nicht für alle Gäste zugänglich sein darf, da er kostenlos ist. Daher führen wir einen separaten Blockcode nur für diesen Block ein.
Was passiert in diesem Fall?
- Der Event-Code kann verwendet werden, um die drei Blöcke zu reservieren, für die kein individueller Blockcode zugewiesen wurde.
- Der vierte Block (für den Veranstalter) ist nur über seinen spezifischen Code zugänglich.
Sobald alles eingerichtet ist, können Sie den Veranstaltern/Gruppenorganisatoren den/die Code(s) zur Verfügung stellen und sie bitten, die Buchungen selbst über die WBE vorzunehmen. Diese Buchungen werden dann automatisch mit dem Event verknüpft und aus dem Block abgerufen. In der WBE wird ihnen nur der Preis angeboten, der mit dem von ihnen eingegebenen Blockcode verknüpft ist.
Beispiele für Anwendungsfälle von Blockcodes:
- ein Event mit Zimmer-Blöcken, für die der Veranstalter die Zimmer über die WBE buchen kann.
- eine Großgruppenbuchung, für die Sie Zimmerkontingente zur Buchung von Zimmern genutzt haben. Der Veranstalter kann die Zimmer über die WBE buchen, wodurch ständige E-Mails, sich ständig ändernde Zimmerlisten und das manuelle Erstellen von Buchungen durch Sie selbst entfallen.
- Sie arbeiten mit Firmen oder Reiseveranstaltern zusammen, für die Sie strenge Kontingente haben und Zimmerblöcke zur Buchung der Einheiten genutzt haben. Mithilfe von Blockcodes kann die Firma selbst Zimmer aus seinem Kontingent über die WBE buchen.