Die Event-Seite
Hauptinformationen (1)
In diesem Abschnitt werden Sie sehen und können bearbeiten:
- Die Check-In und Garantiestatus und Stornieren des Events. Bitte lesen Sie HIER für weitere Informationen.
- Die Dauer und/oder Länge des Events, zusammen mit dem PAX. Bitte lesen Sie HIER für weitere Informationen.
- Der Name des Events sowie der Organisator der Firma und der Agent. Sie können beides auswählen (Firma 'X' organisiert ein Event durch Agent 'Y'). Wenn es sich um ein Event handelt, an dem keine Firma/kein Agent beteiligt ist, erstellen Sie ein Firmenprofil für den Zweck des Events. Wenn es sich zum Beispiel um eine Hochzeit handelt, können Sie ein Profil der Firma 'John and Mary wedding' erstellen.
- Die Kontaktperson (Optionsbuchung) - das System wird Ihnen alle Kontaktpersonen vorschlagen, die im Profil der Firma und/oder des Agenten hinzugefügt wurden. Sie können aber auch nach anderen Profilen im System suchen oder ein ganz neues Profil erstellen. Der Primäre Kontakt wird bei der Erstellung von Dokumenten und beim Versenden von E-Mails als erster Vorschlag angezeigt oder zur Liste der Kontaktpersonen im Profil der Firma hinzugefügt.
- Sie sehen den aktuellen Rechnungsbetrag von allen Folios im Event
- Sie können eine Erforderliche Anzahlung für das Event festlegen. Der Betrag ist in den Angeboten sichtbar. Außerdem wird er von der Eventbestätigungs-App verwendet, um eine Zahlung vom Veranstalter zu verlangen, um das Event zu bestätigen. Optionsbuchung.
Zusätzliche Informationen (1.1)
In diesem Abschnitt werden Sie sehen und können bearbeiten:
- Zugewiesen an Benutzer / Zugewiesen an Abteilung - wählen Sie aus, welchem Benutzer und/oder welcher Abteilung dieses Event zugewiesen ist. Nützlich für die Ereignissuche, bei der Sie nach Events suchen können, die einem bestimmten Benutzer oder einer Abteilung zugewiesen sind. Geben Sie eine Abteilung ein, und wenn Sie speichern, steht sie im Dropdown-Menü zur Auswahl für andere Events. Optionsbuchung.
- Notizen - Sie können Notizen zu dem Event hinzufügen - z.B. eine allgemeine Beschreibung Ihres Arrangements. Optionsbuchung und sichtbar für die den Gästen zugewandten Funktionen.
- Sonstiges - Sie können zusätzliche Informationen zu dem Event hinzufügen:
- Kundenkostenstelle - fügen Sie eine Kostenstellennummer hinzu, wenn der Veranstalter diese für seine Rechnung benötigt. Optionsbuchung.
- Farbe - wählen Sie eine Farbe für dieses Event, die im Zimmerkalender angewendet wird, wenn Sie die Anzeige von Events aktivieren.
- Tags - fügen Sie ein Tag für dieses Event hinzu. Nützlich für die Veranstaltungssuche, wo Sie nach Events mit einem bestimmten Tag suchen können. Außerdem sehr nützlich für die Kopierfunktion. Geben Sie eine Art von Tag ein, der nach dem Speichern im Dropdown-Menü zur Auswahl für andere Events zur Verfügung steht. Optionsbuchung.
- Marketing Quelle/Kanal/Segment - wählen Sie Marketing Segmente für dieses Event. Optionsbuchung.
- Kundenanforderungen - Sie können dieses Feld verwenden, um anzugeben, dass alles in Bezug auf die Klärung der Kundenanforderungen für das Event bereit ist. In der Veranstaltungssuche können Sie leicht die Events finden, bei denen noch Details zu klären sind.
Aufgaben (2)
Im Abschnitt Aufgaben können Sie Aufgaben erstellen oder einen Aktionsplan festlegen. Alle ToDo's, die mit dem Event zusammenhängen, werden hier aufgelistet.
Kreditkarten (3)
Sie können Details zu Kreditkarten auf der Event-Seite speichern. Wenn Sie einen unterstützten Zahlungsprozessor haben, können Sie die gespeicherten Details verwenden, um Leistungen über das Folio abzurechnen.
Wenn Sie zusätzlich die Online Event Confirmation App nutzen und der Veranstalter eine Erforderliche Anzahlung über die App leistet, wird die Karte, die er für die Zahlung verwendet hat, automatisch gespeichert. Wenn bereits eine Karte gespeichert ist, kann der Veranstalter entscheiden, ob er diese Karte für die Anzahlung verwenden oder eine andere Karte angeben möchte.
Aktivitäten (4)
Im Abschnitt Aktivitäten sehen Sie alle Aktivitäten - Tagungsraumbuchungen und Catering - pro Tag aufgelistet. Lesen Sie mehr über Aktivitäten und den Aktivitätskalender HIER.
- Über die Schnell-Buttons (4.1) können Sie schnell eine Tagungsraum- und/oder Catering-Buchung erstellen, eine Event-Vorlage verwenden oder den Aktivitäten-Kalender öffnen.
- Klick auf ein bestimmtes Datum (4.2) öffnet den Aktivitätskalender für dieses Datum
- Klick auf eine bestimmte Aktivität (4.3) öffnet das Bearbeitungsfenster, in dem Sie diese bearbeiten können.
Folios (5)
In diesem Abschnitt werden alle mit dem Event verbundenen Folios angezeigt - Offene, Geschlossene und Gestornierte. Um auf ein Folio zuzugreifen, klicken Sie es an.
- Mit den Schaltflächen am oberen Rand des Abschnitts (5.1)
- können Sie ein neues Folio für Dienstleistungen oder Anzahlungen hinzufügen.
- Sie haben Schnellschaltflächen (5.2) zum: eine Zahlung hinzufügen; eine Kartentransaktion einleiten; Leistungen hinzufügen; das Folio schließen
Blocks (6)
Im Abschnitt Blocks sehen Sie alle für das Event erstellten Blocks von Hotelzimmern - Aktiv und Optionsbuchung.
- Sie können neue Blocks über die Schaltfläche +Hinzufügen (6.1)
- hinzufügen.
- Eine tabellarische Übersicht über die Blocks und ihre Raten können Sie über die Kalender-Schaltfläche (6.2)
- einsehen
- Sie können ein allgemeines Verfallsdatum oder Cut-off Tage (6.3)
- anwenden
- Alle Blocks werden aufgelistet - wenn das Event länger als 5 Tage/4 Nächte ist (6.4)
- Wenn es kürzer ist, sehen Sie eine Tabelle mit den Blöcken und deren Raten
- Über die Buchungen erstellen Schaltfläche (6.5)
- können Sie Buchungen in Verbindung mit dem Event oder der Abholung von einem Block erstellen.
- Sie können den Block Pickup Bericht über die entsprechenden Schaltflächen aufrufen (6.6)
- Über die Schaltfläche Zugehörige Buchungen (6.7) können Sie alle mit dem Event verbundenen Buchungen laden. Alle Buchungen werden aufgelistet und Sie können entweder jede einzelne öffnen oder die Schaltfläche 'Massenfunktionen' verwenden, um sie für die Massenbearbeitung zu laden
