Blocks erstellen (für Events oder Gruppenbuchungen)

Es kommt häufig vor, dass Sie neben dem Event auch für die Unterbringung der Teilnehmer sorgen. Da es sich in der Regel um eine große Gruppe von Personen handelt, deren Organisation mehr Zeit in Anspruch nimmt, ist die Bestätigung, wie viele Zimmer genau benötigt werden, nicht sofort möglich.

Über den Blocks Abschnitt auf der Event-Hauptseite können Sie Blocks von Hotelzimmern erstellen, die je nach ihrem oder dem Eventstatus die Zimmerverfügbarkeit beeinflussen und reduzieren können.

Außerdem können Sie Raten an die Zimmerblöcke anhängen, um ein Vollpreisangebot zu generieren und einen Code anzuhängen, der es Veranstaltern/Gästen ermöglicht, selbst ein Zimmer aus dem Block über BookDirect (WRS) zu buchen.

Erstellen eines Blocks

Um einen Block zu erstellen, drücken Sie die Schaltfläche ‘Hinzufügen’ im Abschnitt ‘Blocks’ auf der Seite Event. 

Um einen Block zu erstellen:

• Wählen Sie aus, für welche Zimmerkategorie Sie einen Block erstellen möchten

• Als nächstes werden Sie aufgefordert, die Daten auszuwählen, für die Sie Zimmer blockieren möchten. Sie haben 3 Möglichkeiten:

Ganzer Zeitraum

Automatisch übernimmt die Daten des Events und wird den Block für jeden Tag des Events für die ausgewählte Zimmerkategorie anwenden. Sobald Sie Ganzer Zeitraum ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, anzugeben, wie viele Zimmer Sie blockieren möchten und ob Sie Cut-off Tage für diesen Block anwenden möchten.

Zeiträume 

Sie können einen oder mehrere Zeiträume  angeben, für die Sie Zimmer blockieren möchten. Diese Zeiträume müssen innerhalb des Zeitraums des gesamten Events liegen, das Sie erstellt haben. Diese Option ist besonders nützlich bei der Anwendung von Blocks für Kontingente von Reiseveranstaltern oder Veranstaltungsreihen. Sie können ganz einfach Zimmer für viele Zeiträume innerhalb desselben Blocks/Events blockieren.

Nachdem Sie 'Zeiträume' ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, den/die Zeitraum(e) auszuwählen, einzugeben, wie viele Zimmer für jeden Zeitraum geblockt werden sollen und Cut-off Tage für jeden Zeitraum festzulegen.

Außerdem können Sie die von Ihnen hinzugefügten Zeiträume kopieren und in einen anderen Block einfügen - z.B. bei der Erstellung der Blöcke für eine andere Zimmerkategorie.

Tage

Sie haben die Möglichkeit, eine unterschiedliche Anzahl von Zimmern für die Tage des Events zu blockieren. Sobald Sie 'Tage' auswählen, sehen Sie eine Liste mit allen Tagen des Events.

Wir haben ein paar Tools hinzugefügt, die das Hinzufügen von Blocks erleichtern, insbesondere bei langen Events:

• Datum (1) und Zum Datum springen (2) - Sie können das Startdatum der Liste ändern
• Massenaktualisierung (3) - fügen Sie die Anzahl der blockierten Zimmer für den gesamten geladenen Zeitraum in die Liste ein.

Zusätzliche Details des Blocks

Neben der reinen Erstellung eines Blocks und seiner eventuellen Konvertierung in eine Buchung bietet das Modul Blocks auch einige erweiterte Funktionen. Unabhängig davon, welchen der 3 Modi Sie für die Anwendung eines Blocks verwendet haben (Ganzer Zeitraum, Perioden, Tage), wird Ihnen vor der Fertigstellung des Blocks der folgende Bildschirm angezeigt:

• Name (1) - Sie können einen Namen für den Block eingeben. Wird nur für interne Informationszwecke verwendet.
• Code (2) - geben Sie einen Code für den Block ein. Sie können diesen Code an den Veranstalter/Gäste weitergeben und diese können damit selbst Buchungen aus dem Block über BookDirect (WRS) erstellen. Lesen Sie mehr HIER.

• Beschreibung (3) - Sie können eine zusätzliche Beschreibung für den internen Gebrauch hinzufügen, die in der Zeile des Blocks selbst sichtbar ist.
• Rate (4) - - wählen Sie eine dem Block zugeordnete Rate. Durch die Auswahl einer Rate in einem Block werden Sie:
  • Veranstalter/Gäste können über BookDirect (WRS) in Verbindung mit dem Code (2)
  • aus Blöcken selbst buchen
  • eine Vorhersage der zu erwartenden Umsätze im Bericht Belegung/Umsatz-Prognose und Pace haben.
  • in der Lage sein, ein Angebot zu erstellen, das die Preisgestaltung für die Zimmer enthält
  • Sparen Sie Zeit beim manuellen Konvertieren von Blocks in Buchungen, da diese Informationen automatisch in die Buchung übernommen werden.
• Manueller Preis / Währung (5) -  wenn Sie'einen bestimmten Preis für den Block vereinbart haben, der nicht in der Rate verfügbar ist, können Sie einen manuellen Preis anwenden, der anstelle des Preises der ausgewählten Rate verwendet wird.
• Erwachsene/Kinder pro Zimmer (6) - geben Sie ein, wie viele Erwachsene + Kinder dieser Zimmertyp und die Kombination der Raten beinhaltet.
• Status (7) - Sie können den Status des Blocks ändern in  'Optionsbuchung' oder 'Storniert'. 

Ergebnis

Technisch gesehen ist dies alles, was Sie zum Erstellen eines Blocks benötigen. Klicken Sie einfach auf Save und solange der Status des Blocks 'Active' ist, wird die entsprechende Anzahl von Zimmern aus der Verfügbarkeit genommen und für dieses Event reserviert.

Sie können die Blocks für jede Zimmerkategorie in der Belegungsprognose sehen.

Cut-off Tage und Verfallsdatum

Sperr- oder Verfallsdatum werden angewendet, um ungenutzte Blocks automatisch für den Verkauf freizugeben. Sie können sie im Abschnitt 'Blocks' auf der Seite Event anwenden.

Cut-off Tage

Mit Cut-off Tagen legen Sie im Wesentlichen einen Freigabezeitraum für alle Blocks fest. Optionsbuchung.

Zum Beispiel: 

• Anfangstermin des Events: 10. März. Dauer - 3 Tage.
• Cut-off Tage: 7
• Am 4. März werden ungenutzte (nicht konvertierte) Zimmer Blocks für den 10. März freigegeben.
• Am 5. März werden ungenutzte (nicht konvertierte) Zimmer Blocks für den 11. März freigegeben.
• Am 6. März werden ungenutzte (nicht konvertierte) Zimmer Blocks für den 12. März freigegeben.

Notizen: Damit werden Cut-off Tage für alle Blocks für alle Zeiträume festgelegt. Alternativ kann jeder Block/Zeitraum einen anderen Freigabezeitraum haben. Zum Beispiel können Blöcke für die Hochsaison einen kürzeren Freigabezeitraum haben.

Verfallsdatum

Mit dem Verfallsdatum ein Datum, an dem ungenutzte (nicht konvertierte) Zimmer Blocks automatisch zum Verkauf freigegeben werden. Optionsbuchung.

Zusätzliche Blocks für dieselbe Zimmerkategorie

Es kann vorkommen, dass Sie zwei Blocks für die gleiche Zimmerkategorie benötigen. Zum Beispiel kann der Veranstalter ein Angebot/Block für mehrere DBL Zimmer zu einem Preis/Rate für 2 PAX und mehrere weitere zu einem Preis/Rate für 1 PAX wünschen. Dies würde bedeuten, dass Sie einen zusätzlichen Block für die DBL mit dem Preis/Rate/Code für 1 PAX hinzufügen müssen. Um diesen hinzuzufügen, gehen Sie genauso vor wie beim Hinzufügen des Blocks und wählen Sie einfach eine andere Rate dafür aus oder wenden Sie einen manuellen Preis an.

Visualisierung auf der Seite Event 

Alle Blocks (aktive und optionale) werden im Abschnitt Blocks auf der Seite Event visualisiert.

• Wenn das Event 5 Tage (4 Nächte) dauert, wird die Tabelle mit den Blocks für das Event angezeigt. Außerdem können Sie die Tabelle der Blocks für das Event jederzeit über die Kalender-Schaltfläche (1) öffnen:

• Wenn das Event länger ist, wird eine Liste der Blocks visualisiert:

Zusätzlich haben Sie schnelle Links, um den Block Pick-up report (x2) zu öffnen, Buchungen zu erstellen oder die mit dem Event verbundenen Zimmerbuchungen zu sehen.

Wenn Sie 'Zugehörige Buchungen' auswählen, werden alle mit dem Event verbundenen Buchungen aufgelistet und Sie können sie einzeln öffnen (1) oder sie für Massenfunktionen laden (2) (z.B. Einchecken, Auschecken, Stornieren, etc.)

Nun wissen Sie, wie man Blocks erstellt, Raten und Codes anwendet und vieles mehr. Bitte lesen Sie unbedingt auch Blocks in Buchungen konvertieren , um zu erfahren, wie Sie Blocks in Buchungen konvertieren können und wie Gäste selbst buchen können, und eine weitere Lektüre - Dokumente und E-Mails, um zu sehen, wie Block-Informationen in Event-Dokumenten (sowohl intern als auch für Gäste) dargestellt werden.