Nachdem Sie Ihre Gruppen-Folios vorbereitet haben, besteht der nächste Schritt darin, alle Leistungen darin zusammenzufassen. Sie können die Leistungen manuell auf das jeweilige Gruppen-Folio übertragen, aber Clock PMS+ stellt Ihnen mehrere Tools zur Verfügung, um automatisch Buchungsleistungen auf Gruppen-Firmen-Folios von Events zu übertragen.
Automatische Übertragungsoptionen
Das System bietet zwei Ansätze für das automatische Leistungsrouting zu Folios: konfigurierbare Regeln (Router), die eine flexible Logik und die Abdeckung verschiedener Geschäftsszenarien ermöglichen, und feste Methoden, die nach einem vordefinierten Verhalten vorgehen.
Regeln für die automatische Weiterleitung von Leistungen (Router)
Router ermöglichen die vollständige Konfiguration der Logik für die Verteilung der Leistungen, noch bevor die Buchung erstellt wird. Durch sie können Sie definieren:
- welche Leistungen an wen geleitet werden (Gast, Firma, Agent, Event);
- in welchem Folio die Leistungen ausgewiesen werden;
- wie Rechnungen gruppiert oder gesplittet werden;
- Wer für die Zahlung verantwortlich ist.
Router eignen sich für eine Vielzahl von realen Szenarien, bei denen die Logik der Verteilung von Leistungen nicht durch eine einzige universelle Regel beschrieben werden kann. In der Praxis sind dies häufig Kombinationen verschiedener Kostenträger/innen, die Trennung von Arrangement- und Zusatzleistungen, spezifische Anforderungen an die Rechnungsstellung oder die Notwendigkeit von Ausnahmen in bestimmten Fällen. Dank ihrer flexiblen Struktur erlauben Router, diese Fälle einmalig durch Regeln zu beschreiben und dann automatisch und konsistent für jede Buchung anzuwenden.
Feste Methoden für automatisches Routing
Feste Methoden routen nur die Leistungen, die durch die Rate erzeugt werden. Sie arbeiten nach einer voreingestellten Logik und erfordern keine zusätzliche Konfiguration. Sie sind für einfachere Fälle geeignet, in denen die Verteilung der Leistungen einem klaren und eindeutigen Muster folgt. Die folgenden festen Methoden werden unterstützt:
- Auf Standard Firmen/Event/Agentenfolio übertragen - dies ist die einzige Möglichkeit, die Leistungen der Buchungen automatisch auf das Haupt Folio eines bestimmten Events zu übertragen. Bei dieser Methode werden die Leistungen aller Buchungen immer in einem Haupt Folio der Firma oder des Events zusammengefasst, und es gibt keine Möglichkeit, unter den restlichen offenen Folios, falls vorhanden, zu wählen.
- Auf Firmen/Agentenfolio übertragen - mit dieser Methode können Sie Gruppen-Folios flexibel verwalten, da Sie das Ziel-Folio für die Leistungen jeder Buchung angeben können. Das Übertragen erfolgt automatisch mit der Auswahl des Gruppen-Folios in der Buchung.
- Leistungen nach Firma/Agent splitten - mit dieser Methode können Sie die Leistungen automatisch beim Check-Out der Buchung auf das Gruppen-Folio übertragen. Bis zu diesem Zeitpunkt bleiben sie in der Buchung und werden in einem speziellen Folio getrennt, dessen Kostenträger/in die Firma ist, der sie in Rechnung gestellt werden.
Sie können jede der Methoden je nach Ihrem Arbeitsablauf verwenden. Bitte lesen Sie die entsprechenden Artikel aus, um zu erfahren, wie Sie die festgelegten Methoden für das Routing von Leistungen nutzen können.
Manuelles Übertragen von Leistungen
Zusätzlich zu den Optionen für die automatische Übertragung von Leistungen können Sie bei Bedarf auch die Funktion der manuellen Übertragung von Leistungen nutzen, die es Ihnen ermöglicht, nicht nur ein Buchungsfolio, sondern auch ein Firmen- oder Event-Folio als Ziel für die Leistungen auszuwählen.
Massenübertragung auf ein Folio der Firma
To make your work as easy as possible, the system allows you to transfer charges from multiple bookings to a single company (group) folio at once.
Follow these steps:
- Wählen Sie im Navigationsmenü Sonstige Funktionalitäten → Folios – Erweiterte Suche;
- Geben Sie die Suchkriterien für Buchungsfolios ein – wählen Sie nur offene Folios aus, geben Sie die Firma an, wählen Sie die Buchungen und den Zeitraum der Anreise oder Abreise aus.
- Laden Sie die Liste.
- Wählen Sie das Folio aus und wählen Sie ... → Leistungen übertragen.
- Verwenden Sie die Filter (1), um anzugeben, welche Leistungen übertragen werden sollen.
- Wählen Sie ein empfangendes Folioaus:
- Wenn Sie das Firmenfolio in der Liste der Vorschläge (2) sehen, wählen Sie es direkt aus oder verwenden Sie die Suchoption (3), um es zu finden.
- Wenn Sie bereits ein vorbereitetes Firmenfolio haben, können Sie es aus der Liste der verfügbaren Folios (5) auswählen.
- Wenn Sie noch kein Folio haben, erstellen Sie ein neues (4), in das die Leistungen aus den ausgewählten Buchungsfolios übertragen werden.
- Bestätigen Sie die Überweisung über die Schaltfläche „Übertragen auf“ (6).