Zahlungskontrolle

Bevor wir uns mit der Verwaltung von Zahlungsvorgängen in Clock PMS befassen, lassen Sie uns zusammenfassen, was Sie darüber wissen müssen:

• Zahlungen können in Standard-, Anzahlungsfolios (offen und geschlossen) erfasst werden;
• Zahlungsbeträge können ein positives (Geldeingang) oder negatives Vorzeichen (Rückzahlungen) haben;
• Nach der Erfassung können die folgenden Aktionen für Zahlungen durchgeführt werden:
  • in ein anderes Folio verschieben;
  • Stornieren;
  • Für Zahlungen in einer anderen Währung als der Foliowährung kann ein fester Gegenwert in der Foliowährung gesetzt werden.

Sie können die Zahlungen sowohl über die entsprechenden Benutzerrechte als auch über die dafür vorgesehenen Berichte kontrollieren.

Benutzerrechte

Benutzerrechte erlauben Ihnen die Kontrolle der folgenden Vorgänge:

• Zahlung: Erstellen - der Benutzer kann Zahlungen registrieren;
• Zahlung: Transfer - transferiert Zahlungen zwischen verschiedenen Folios;
• Zahlungen: Zahlungen stornieren - (positiv und negativ);
• Zahlungen: Eine negative Zahlung dem geschlossenen Folio hinzufügen - funktioniert in Kombination mit dem "Zahlung: Erstellen" Recht;
• Zahlungen: Eine negative Zahlung dem offenen Folio hinzufügen - funktioniert in Kombination mit dem Recht "Zahlung: Erstellen" Recht;
• Zahlungen: Wert zum abweichenden Wechselkurs der Währung ändern - der Benutzer stellt den Gegenwert der Zahlung manuell in der Foliowährung ein.

Kontrolle Berichte

Sie können auf die Liste aller Berichte im System zugreifen, indem Sie Berichte->Alle Berichte aus dem Navigationsmenü auswählen. Um die Kontrolle der Zahlungsvorgänge zu erleichtern, verwenden Sie die folgenden Berichte:

Zahlungskontrollbericht

Dieser Bericht ermöglicht die Verfolgung aller Zahlungsvorgänge im System. So verwenden Sie die Filter:

• Umsatzdatum (1) - das vom System verwendete Finanzdatum. Wenn Ihr System nicht über eine Offset-Einstellung für Änderungen des Umsatzdatums verfügt und Sie es nicht manuell ändern, entspricht das Umsatzdatum dem Versionsdatum;
• Versionsdatum (2) - das tatsächliche Kalenderdatum, an dem die Änderung vorgenommen wurde;
• Zahlungsdatum (3) - das Datum, an dem die Zahlung erfasst wurde;
• Folio-Nummer (4) - die Folio-Nummer, unter der die Zahlung verbucht wurde;
• Werttyp (5) - positiver oder negativer Zahlungswert. Negative Zahlungen resultieren aus stornierten Transaktionen oder solchen, die mit einem negativen Betrag erfasst wurden (Erstattungen);
• Zahlungsart (6) - ermöglicht die Filterung nach bestimmten Zahlungsarten, z. B. nur Kartenzahlungen;
• Text (7) - filtert Zahlungen auf der Grundlage zusätzlicher Beschreibungen.

Verwenden Sie eine Kombination von Filtern, um die genauesten Ergebnisse entsprechend Ihren Anforderungen zu erhalten.

Ereignissteuerung

Dieser Bericht dient der Verfolgung sensibler Systemvorgänge, einschließlich zahlungsbezogener Aktionen. Mit dem Filter “Ereignissteuerung” (8) können Sie Informationen zu sensiblen Aktionen abrufen, die Zahlungen betreffen:

• Zahlung stornieren;
• Negative Zahlungen - in offenen Folios;
• Negative Zahlungen - in geschlossenen Folios;
• Zahlung bearbeiten - fester Wert gesetzt.

Die folgenden Ereignisse verfolgen Zahlungsaktionen im POS-System:

• Zahlung nach dem Abschluss stornieren (POS) - Zahlungen in Konten, die am Tagesende geschlossen wurden;
• Zahlung vor dem Abschluss stornieren (POS) - Zahlungen auf Konten, die noch nicht zum Tagesende abgeschlossen wurden;
• Neue Zahlung nach dem Abschluss (POS) - Hinzufügen von Zahlungen zu Konten, die am Tagesende abgeschlossen wurden.

Sie haben auch Zugriff auf den "Benutzer" (9)Filter, der die Verfolgung von Aktionen durch bestimmte Mitarbeiter ermöglicht.

Zahlungen in offenen Folios

Dieser Bericht enthält eine Liste aller offenen Folios, die zum Zeitpunkt der Ausführung Zahlungen enthalten. Hier sind die verfügbaren Filter:

• Typ (10)- ermöglicht die Filterung von Folios auf der Grundlage ihres Zahlers:
  • Folios von Buchungen (eingecheckt oder erwartet);
  • Firmenfolios;
• Zahlungsart (11) - ruft Zahlungen einer bestimmten Art ab;
• Anzeigen (12) - wählt die Ebene der Datendetails aus.

Zahlungsbericht

Mit dem Bericht "Zahlungen" können Sie Informationen über alle Zahlungen für einen bestimmten Zeitraum erhalten. Er enthält detaillierte und zusammengefasste Daten zu den Zahlungen innerhalb des Zeitraums, gruppiert nach Zahlungsart und Währung. Stornierte Zahlungen werden mit umgekehrtem Vorzeichen für das Datum, an dem die Stornierung bearbeitet wurde, ausgewiesen.

Verfügbare Filter:

• Benutzer (13) - ruft die von einem bestimmten Benutzer registrierten Zahlungen ab;
• Folios (14) - erzeugt separate Berichte für Zahlungen, die in Standard-Folios und in Einzahlungs-/Vorschuss-Folios erfasst wurden;
• Zahlungsart (15) - filtert Zahlungen nach Art;
• Nur über ein Zahlungsgateway (16) - zeigt nur Zahlungen an, die über einen Zahlungsanbieter abgewickelt wurden;
• Zahlungsdienstleister (17) - filtert Zahlungen auf der Grundlage des Anbieters, falls der Anbieter innerhalb des Zeitraums wechselt;
• Anzeigen (18) - wählt die Detailstufe des Berichts aus.

Sie können den Bericht sowohl zur Überprüfung der Zahlungen des aktuellen Tages als auch zum Erhalt von zusammengefassten Daten für vergangene Zeiträume verwenden.