Clock-Buchhaltung Export

Unterstützte Transaktionsmodelle

In diesem Dokument wird erläutert, wie die Exportdatei von Clock’s Buchhaltung die Aktivitäten eines Hotels nach zwei branchenüblichen Erfassungsmodellen darstellt. Es vermeidet systemspezifische Terminologie und konzentriert sich darauf, welche Daten exportiert werden, wann die Umsätze verbucht werden und wie sie in Ihrem Buchhaltungs- oder ERP-System nachgelagert abgestimmt werden können.

Rechnungslegungsmodelle

Erworben / Periodengerechte Abgrenzung (Erfassung bei Erbringung der Leistung)

• Was das bedeutet: Der Umsatz wird an den Daten erfasst, an denen die Dienstleistungen in Anspruch genommen werden (z. B. jede Nacht eines Aufenthalts, der Tag einer Spa-Behandlung, der Zeitpunkt eines späten Auscheckens usw.).
• Wann erscheint er im Export: An dem/den Kalenderdatum(en), an dem die Leistungsverpflichtung erfüllt wird. Mehrtägige Aufenthalte werden nach Nächten gesplittet. Korrekturen werden am Datum der Änderung mit einer Ausgleichszeile wiedergegeben—eine Storno-/Anpassungsbuchung, die den ursprünglichen Betrag des Servicedatums negiert und den korrigierten Betrag am entsprechenden Datum neu bucht. Beispiel: Wenn eine zuvor mit €100 verbuchte Zimmer-Nacht am 15. Oktober auf €110 geändert wird, enthält der Export vom 15. Oktober −€100 (Offset) und +€110 (Korrektur) für diese Nacht; die Summen der vorherigen Tage bleiben erhalten.
• Was der Export enthält:
  • Umsatzzeilen in der Granularität des Servicedatums mit Nettoumsatz, Steuersatz, Steuerbetrag und Steuercode, wo zutreffend.
  • Mapped Hauptbuchkonto und Kostenstelle für jede Umsatzzeile
  • Zahlungen, einschließlich Ausschreibungen (Karte, Bargeld, Banküberweisung, Belege usw.), werden pro Zahlungszeile mit Mapping des Hauptbuchkontos aufgeführt.
  • Voranreisen / Vorauszahlungen → werden als Anzahlungen (Deposit Ledger/Haftung) und nicht als Umsatz erfasst.
  • Bei offenen Folio-Zahlungen → Gast Ledger (Rechnungsbetrag) reduzieren.
  • Bei geschlossenen Rechnungszahlungen → Debitoren (A/R) reduzieren.
  • Die tägliche Änderung der Anzahlung (ΔAnzahlung) wird pro Finanzdatum exportiert (unter Berücksichtigung der Tagesendabgrenzung). Vorzeichenkonvention: a) + Betrag, wenn eine Anzahlung/Vorauszahlung eingegangen ist (Bargeld in → Deposit Ledger erhöht sich). b) − Betrag, wenn eine Anzahlung verbraucht/freigegeben/verwendet wird (Deposit Ledger verringert sich)
• Typische Verwendung: Organisationen, die eine strenge Abgrenzungspolitik verfolgen, Abschlüsse des Zeitraums, die sich an Aufenthaltsdaten orientieren, Management Accounting und Leistungsanalysen.

Abrechnungs-/Rechnungsbasis (erkennen, wenn das Folio/die Rechnung geschlossen/ausgestellt wird)

• Was das bedeutet: Der Umsatz wird erfasst, wenn ein Folio eines Gastes/einer Firma geschlossen oder eine Rechnung ausgestellt wird—d.h., wenn das Dokument zum rechtlichen Protokoll des Verkaufs wird.
• Wann erscheint es im Export: Am Abschluss-/Ausgabedatum des Dokuments.
• Was der Export enthält (zwei Ausgabestile):
  • Stil „Journal Entry“ — fasst geschlossene Dokumente für den Zeitraum in ausgeglichenen Journalzeilen nach Buchhaltungskategorie/Steuer/Zahlung zusammen (geeignet für summarische Verbuchung).
  • Rechnungsstil — eine Zeile pro Einzelbeleg mit Schuldnerdaten (Kunde, Adresse, Steuernummer), Artikeln, Steuern und Zahlungen (geeignet für die Debitoren-Nebenbuchhaltung im ERP).
• Typische Verwendung: Gesetzliche Regelungen und Arbeitsabläufe, die sich auf Rechnungen/Folios, ERP-eigene Debitoren, elektronische Rechnungsstellung oder vereinfachte tägliche Verbuchung konzentrieren.

Integration & Einrichtungsprozess

Allgemeine Grundsätze

• An Ihre Buchhaltungssoftware angepasst: Vor der Inbetriebnahme wird der Export so konfiguriert, dass er den Importanforderungen Ihres spezifischen Buchhaltungs-/ERP-Pakets und Ihrer Version entspricht (Spaltenreihenfolge, Pflichtfelder, Trennzeichen/Kodierung, Steuerkennzeichen, Hauptbuch-Mapping, Kennungen für Belege).
• Basiert auf einem Standardmodell: Unabhängig vom Zielsystem basiert der Export immer auf einem der oben beschriebenen Transaktionserkennungsmodelle—entweder auf der Periodenabgrenzung (Erkennung des Servicedatums) oder auf der Abrechnung/Fakturierung (Erkennung des Belegdatums).
• Ausgabe und Beleg: Der Beleg ist eine Textdatei (z.B. CSV), die Sie täglich per E-Mail erhalten oder auf Anfrage für einen bestimmten Zeitraum generieren. Ein Benutzer in Ihrem Unternehmen importiert die Datei dann über die Standard-Importfunktion in die Buchhaltungssoftware.

Der übliche Einrichtungsprozess

Hier ist der typische Prozess für die Konfiguration und den Einsatz des Standard-Exports der Buchhaltung:

• Vorläufige Analyse & Beispieldatei: Zunächst bitten wir Sie um ein Beispiel für das von Ihrem spezifischen Buchhaltungs- oder ERP-System geforderte Exportdateiformat. Bitte senden Sie uns diese Beispieldatei, damit wir eine vorläufige Analyse der Struktur, der Pflichtfelder und der Importanforderungen durchführen können.
• QA-Sitzung zum Inhalt der Datei: In den meisten Fällen ist eine kurze Online-Q&A-Sitzung (Fragen und Antworten) erforderlich, in der wir Fragen zum Aufbau und Inhalt der Datei stellen. Wenn Sie sich mit den technischen Anforderungen nicht ganz sicher sind, ist es sehr empfehlenswert, einen Vertreter des Support-Teams des Finanzsystems hinzuzuziehen, in das die Datei importiert werden soll.
• Entwicklung und Konfiguration: Wir entwickeln die erforderliche(n) Exportdatei(en) auf der Grundlage des vereinbarten Formats. Gleichzeitig konfigurieren Sie Ihr Clock-System gemäß den Anweisungen, die Sie während oder unmittelbar nach der QA-Sitzung (Schritt 2) erhalten.
• Test und Aktivierung: Sobald die Entwicklung abgeschlossen ist, aktivieren wir die Exportoption auf Ihrem Konto, so dass Sie den Import der Datei und die Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware testen können.
• Feinabstimmung und endgültige Anpassungen: Im Anschluss an Ihre Tests nehmen wir die letzten Anpassungen und Feinabstimmungen vor, die für die Exportdatei(en) erforderlich sind, um eine nahtlose Integration und die vollständige Übereinstimmung mit den Anforderungen Ihres Systems zu gewährleisten.