Änderung der MwSt.

In den letzten Jahren haben Regierungen weltweit die Mehrwertsteuer (MwSt.), bekannt unter verschiedenen Namen wie MwSt., TVA, IVA oder BTW, in der Hotellerie und Gastronomie zunehmend angepasst. Insbesondere haben viele Länder im Jahr 2020 eine Senkung dieser Steuersätze eingeführt, ein strategischer Schritt, um Betriebe bei der Bewältigung der Herausforderungen der Pandemie zu unterstützen. Da sich die globale Situation jedoch weiterentwickelt, fallen diese Steuersätze allmählich wieder auf das Niveau von vor der Pandemie zurück.

Dieser Artikel soll einen umfassenden Leitfaden zu den Schritten bieten, die Sie ergreifen müssen, wenn sich der von Ihrer Regierung festgelegte Steuersatz ändert. Es berücksichtigt beide Szenarien: ob der Steuersatz für die von Ihnen erbrachten Leistungen gesenkt oder erhöht wird. Diese Anleitung ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass Ihr Betrieb während dieser Anpassungen konform und finanziell solide bleibt.

Übersicht über Steuersatzänderungen

Die Anpassung an neue Steuersätze erfordert zwei entscheidende Schwerpunkte:

• Konfiguration in Clock PMS+: Dies umfasst Änderungen an Leistungen und allgemeinen Steuereinstellungen innerhalb der Software.
• Auswirkungen auf Buchungen: Dazu gehört die Verwaltung von Buchungen und Veranstaltungen, deren Beginn geplant ist oder die während der Übergangsphase des Steuersatzes laufen.

Konfiguration in Clock PMS+

Nachfolgend sind die Änderungen an der Konfiguration beschrieben, die Sie vornehmen müssen:

Leistungen

• Navigieren Sie bitte wie folgt zu den Leistungen: Hauptmenü -> Alle Einstellungen -> Leistungen & Steuern -> Leistungen.
• Bearbeiten Sie je nachdem, welcher Steuersatz geändert wird (z.B. für Logis, für F&B- und andere Leistungen), jede Leistung, die der Änderung unterliegt.

• Legen Sie den neuen Steuersatzwert im Feld Steuer % fest.

• Speichern.
• Befolgen Sie das gleiche Verfahren für jede Leistung, deren Steuersatz geändert werden muss.

Allgemeine Steuereinstellungen

• Navigieren Sie bitte wie folgt zu den Steuereinstellungen: Hauptmenü -> Alle Einstellungen -> Leistungen & Steuern -> Steuern.
• Der Steuersatz, der im Feld Standardsteuersatz eingestellt wird, ist normalerweise der Steuersatz für Beherbergungsleistungen. Ändern Sie den Wert in diesem Feld nur, wenn der Steuersatz für Beherbergungsbetriebe von der Regierung geändert wird.

• Speichern.

Zuschlag

Wenn Sie die Funktion „Zuschlag“ in Clock PMS+ verwenden und diese ebenfalls einer Änderung des Steuersatzes unterliegt, navigieren Sie bitte wie folgt zu den Menüeinstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungen und Steuern -> Zuschlag und ändern Sie den Steuersatz in diesem Abschnitt.

Kurtaxe

Wenn in Ihrem Land auch Steuern (IVA, MwSt. usw.) auf die Kurtaxe erhoben werden und diese ebenfalls einer Änderung des Steuersatzes unterliegt, navigieren Sie bitte wie folgt zu den Menüeinstellung -> Alle Einstellungen -> Leistungen und Steuern -> Kurtaxe und Legen Sie den neuen Wert im Feld „Steuer %“ fest.

Bestehende Buchungen ändern

Die nächsten Schritte betreffen die Anpassung bestehender Buchungen im System, die ganz oder teilweise der Steuersatzänderung unterliegen.

Bestehende Buchungen, die nach der Steuersatzänderung erst anreisen

• Navigieren Sie bitte zu Buchungen -> Erweiterte Suche
• Geben Sie im Feld „Anreise“ einen Zeitraum ein, der am 01.01.2024 beginnt und beispielsweise am 31. Januar 2024 endet.

• Wählen Sie im Feld „Status“ die Option „Erwartet“ und klicken Sie im Anschluss auf Aktualisieren.

• In den Ergebnissen werden alle „erwarteten“ Buchungen angezeigt, die im jeweiligen Zeitraum anreisen.
• Klicken Sie auf „Alle auswählen“ (1), damit alle Buchungen ausgewählt werden;
• Klicken Sie auf „Rate“ (2) und wählen Sie „Rate neu kalkulieren*“ (3)

Bei Aktivierung dieser Funktion erfolgt eine sofortige Neuberechnung aller vom neuen Steuersatz beeinflussten Leistungen. Dazu gehören die Logiskosten und alle Leistungen, die sich aus einem mit der Rate verbundenem Arrangement ergeben, wodurch eine genaue und aktuelle Abrechnung gewährleistet ist.

Die Funktion "Rate neu kalkulieren" verstehen

Es ist wichtig zu verstehen, dass die Funktion „Rate neu kalkulieren“ speziell Leistungen neu berechnet, die direkt aus der Rate stammen. Dies umfasst die Logiskosten und die Kosten für alle mit der Rate verbundene Arrangements. So funktioniert es in verschiedenen Szenarien:

• Ratenarrangements (z.B. inklusive Frühstück): Wenn Sie Ratenarrangements anbieten, die Leistungen wie Frühstück beinhalten, werden sowohl die Übernachtungs- als auch die Frühstückspreise neu berechnet und alle anwendbaren Änderungen aufgrund des neuen Steuersatzes werden automatisch aktualisiert.
• Nur Buchungen mit Übernachtung mit zusätzlichen Extras: In Fällen, in denen Gäste zunächst nur ein Zimmer buchen und später über verschiedene Kanäle (BookDirect, Rezeption oder Self Serive Portal) Leistungen (z.B. Frühstück) hinzufügen, erfolgt die Neuberechnung und Anwendung des neuen Steuersatzes nur auf die Übernachtungskosten. Alle separat hinzugefügten Leistungen erfordern eine manuelle Anpassung im Folio (siehe unten).

*Funktion "Rate neu kalkulieren" und Manuelle Preise

Wie bereits erwähnt dient die Funktion „Rate neu kalkulieren“ dazu, die Übernachtungskosten neu zu berechnen. Dies bedeutet, dass bei einer Änderung des Zimmerpreises für einen bestimmten Aufenthaltszeitraum zwischen dem Buchungsdatum und dem Datum der Neubuchung des Preises automatisch der neue Preis angewendet wird.

Stellen Sie sich beispielsweise ein Szenario vor, in dem ein Gast bereits im November einen Aufenthalt für den 5. Januar 2024 gebucht hat, wobei der Preis zu diesem Zeitpunkt 100 EUR betrug. Wenn Sie in der Zwischenzeit den Preis für den 5. Januar 2024 auf 120 EUR geändert haben, wird bei der Umsetzung der Neubuchung der Rate der aktualisierte Preis von 120 EUR anstelle der ursprünglichen 100 EUR berechnet.

Um zu vermeiden, dass der neue Preis festgelegt wird, müssen Sie die Preise, zu denen der Gast gebucht hat, vor der Neubuchung der Rate in einer Buchung als „Manuelle Preise“ festlegen. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

• Öffnen Sie eine Buchung und klicken auf "Bearbeiten".
• Klicken Sie auf die Schaltfläche "Manuelle Preise"
• Wenn bereits manuelle Preise festgelegt sind (alle Channel-Manager-Buchungen und sonstige), nehmen Sie keine Änderungen vor, speichern Sie die Buchung und fahren Sie mit der Neubuchung der Rate Preise fort.
• Wenn keine manuellen Preise eingegeben wurden, berechnen Sie entweder einen Durchschnittspreis pro Nacht für die Buchung, geben Sie ihn ein, wählen Sie die Währung aus und speichern Sie, oder geben Sie den Preis der Rate für jede Nacht des Aufenthalts ein und speichern Sie dann und fahren Sie mit der Neubuchung der Rate fort.

Bestehende Buchungen die während der Steuersatzänderung bereits im Haus sind

Natürlich wird es auch Buchungen geben, die während der Steuersatzänderung bereits im Haus sind – also im Dezember anreisen und im Januar abreisen (bei Verwendung unseres hypothetischen Steuersatzänderungsdatums vom 1. Januar 2024). Anpassungen der Leistungen für die betroffenen Daten für diese Buchungen können nur manuell und Folio für Folio vorgenommen werden. Hier sind die Schritte:

• Öffnen Sie das Folio und klicken Sie, um die „Details“ der Leistungen anzuzeigen

• Wenn Ihnen die Liste aller Leistungen für die Buchungen angezeigt wird, verwenden Sie den Filter „Zeitraum“ und geben Sie einen Zeitraum ein, der am 1. Januar 2024 beginnt und am Tag nach dem Abreisedatum der Buchung endet. Dadurch bleiben nur die Leistungen für Termine innerhalb des Zeitraums übrig.

• Wählen Sie die Leistungen aus, für die Sie den neuen Steuersatz anwenden möchten, oder klicken Sie auf „Alle“, um alle auszuwählen, sofern sie der Änderung unterliegen. Klicken Sie dann oben rechts auf die Schaltfläche „Funktionen“ und wählen Sie „Bearbeiten“.

• Aktivieren Sie das Feld „Steuer %“, geben Sie den neuen Steuersatz für diese Leistung ein und speichern Sie.

• Wiederholen Sie diese Schritte für jede Buchung, die während der Steuersatzänderung im Haus ist.

Zusatzleistungen zu Buchungen, Folios ohne Zimmer und Unternehmenskonten

Events

Leistungen in Event-Folios können nur manuell angepasst werden. Öffnen Sie die Eventfolios für Veranstaltungen, die nach dem 1. Januar 2024 beginnen oder im Dezember 2023 beginnen und im Januar 2024 enden, und befolgen Sie die oben genannten Anweisungen, um den Steuersatz für die Leistungen anzupassen, die der Änderung unterliegen.

Clock POS

Wenn Sie ein Clock POS-Benutzer sind und den Steuersatz der Artikel anpassen müssen, gehen Sie bitte wie folgt vor:

• Gehen Sie über die Verwaltung zu den Menüartikeln
• Klicken Sie auf „Alle anzeigen“, damit die Liste mit Ihren Menüartikel geladen wird

• Sie können die Artikel einzeln öffnen und ihren Steuersatz ändern.

• Alternativ können Sie auch mehrere Artikel aus der Liste auswählen. Klicken Sie dazu auf „Ausgewählte bearbeiten“.

• Geben Sie den Steuerprozentsatz für sie ein (solange alle denselben neuen Steuersatz haben) und klicken Sie auf „Speichern und schließen“.

Haftungsausschluss

Bitte achten Sie stets auf mögliche kurzfristige Änderungen der Rechtslage, unter anderem ob der jeweiligen Gültigkeitszeitraum verlängert oder auch verkürzt wird. Wir empfehlen außerdem, alle Aspekte der bevorstehenden Steuersatzänderung, einschließlich der Frage, welcher %-Satz letztendlich für welche Leistung gelten wird, mit Ihrem Steuerberater zu besprechen.

Diese Zusammenfassung ist lediglich als Hilfestellung von Clock anzusehen und soll ausschließlich zeigen, wie die Steuersätze generell im Clock PMS & POS-System angepasst werden können.