In unseren früheren Artikeln haben wir beschrieben, wie Sie Ihre Arrangements als gebrauchsfertige Vorlagen in Clock PMS+ neu erstellen können. Mit diesen Vorlagen können Sie die Zeit, die Sie zum Hinzufügen aller Aktivitäten und Leistungen zu Ihren neuen Events benötigen, erheblich reduzieren und gleichzeitig Fehler vermeiden. Dieser Artikel zeigt Ihnen, wie Sie diese Vorlagen verwenden können.
Nutzung Ihrer Eventvorlagen
Um eine Ihrer Vorlagen zu verwenden, erstellen Sie zunächst das Event. Navigieren Sie dann zum Aktivitätskalender, wählen Sie die Schaltfläche 'Vorlagen' und wählen Sie das Datum des Events, für das Sie Aktivitäten erstellen möchten.
Hinweis: Vorlagen enthalten immer Aktivitäten für einen einzigen Tag. Wenn Sie eine Vorlage für mehrere Tage verwenden möchten, führen Sie die gleichen Schritte für jedes Datum aus.
Suchen Sie nach der gewünschten Vorlage und klicken Sie sie an.
Im nächsten Fenster werden alle Aktivitäten angezeigt, die über die Vorlage erstellt werden.
- Standardmäßig sind alle Aktivitäten für die Erstellung ausgewählt. Über das Auswahlfeld (1) können Sie einige davon abwählen.
- Das Symbol (2) zeigt an, ob es sich bei dieser Aktivität um eine Catering- oder Tagungsraum-Aktivität handelt.
- Die in der Vorlage (3) eingestellte Startzeit und Dauer werden geladen. Sie haben die Möglichkeit, diese zu ändern.
- Die Anzahl der PAX wird von der im Event (4) festgelegten Anzahl übernommen. Sie können sie bei Bedarf für jede Aktivität ändern (z. B. wenn nicht alle Teilnehmer am Mittagessen teilnehmen)
- Sie sehen in der Vorlage (5), ob für diese Aktivität eine Art der Aktivität festgelegt wurde. Sie können sie bei Bedarf ändern.
- Sie werden sehen, ob in der Vorlage (6) ein Setupstil für diese Aktivität festgelegt wurde. Sie können ihn bei Bedarf ändern.
- Die Auswahl in der Spalte Standort (7) sind 'Auto' oder die Tagungsräume/Restaurants. Wenn 'Auto':
- wenn Sie in der Vorlage ein bestimmtes Zimmer/Restaurant ausgewählt haben, wird das System versuchen, die Aktivität diesem Standort zuzuordnen. Wenn er belegt ist, wird eine Fehlermeldung angezeigt und Sie müssen einen anderen Standort auswählen (oder die andere Aktivität an einen anderen Standort verschieben)
- wenn Sie in der Vorlage keinen bestimmten Standort ausgewählt haben, wird das System versuchen, die Aktivität einem verfügbaren Tagungsraum/Restaurant zuzuweisen, der die Anzahl der PAX aufnehmen kann. Außerdem wird bei der automatischen Zuweisung auch der Setupstil (falls in der Vorlage festgelegt) berücksichtigt.
Ergebnis der Verwendung der Vorlage
Bei der Verwendung einer Vorlage passieren mehrere Dinge:
- die Aktivitäten aus der Vorlage werden für die Standorte erstellt, für die angegebene Dauer
- die verfügbaren Informationen werden automatisch zu den Aktivitäten hinzugefügt:
- Anzahl der PAX;
- Art der Aktivität (wenn in der Vorlage ausgewählt)
- Setupstil (wenn in der Vorlage ausgewählt oder beim Erstellen angegeben);
- Beschreibung (wenn in der Vorlage hinzugefügt, sichtbar in für Gäste bestimmten Dokumenten);
- Beschreibung für das Personal (wenn in der Vorlage hinzugefügt, in den Function Sheets sichtbar);
- Leistungen (wenn in der Vorlage hinzugefügt) werden automatisch in das Folio des Events verbucht. Diejenigen, die in der Vorlage als 'Pro Gast' markiert sind, werden mit der Anzahl der PAX multipliziert.