Clock PMS+ Update (24 Sep 2025)

Neue Funktionalitäten 

Event Code – Reservierung mehrerer Blöcke im WBE mit nur einem Code 

Mit den bestehenden Blockcodes können Gäste über die Web Booking Engine (WBE) eigenständig Zimmer aus einem bestimmten Block reservieren. Wenn eine Veranstaltung mehrere Blöcke enthält, war es bisher notwendig, mehrere verschiedene Blockcodes zu verwenden. Dies führte zu Komplikationen und erschwerte die Kommunikation mit den Kunden. Daher haben wir eine Änderung vorgenommen, die die Funktionalität erweitert und gleichzeitig die bisherige Arbeitsweise beibehält. 

Beispiel für die neue Funktionalität: 

Wir haben eine Veranstaltung, in der vier Blöcke erstellt wurden: 

• DBL für 1 Gast mit der Bezeichnung "Einzelnutzung"
• DBL für 2 Gäste mit der Bezeichnung "Double Use" 
• TRPL – Zimmer für drei Gäste 
• 1 DBL-Zimmer für den Organisator, das kostenfrei ist 

Da die alte Funktionalität weiterhin verfügbar ist, können Sie selbstverständlich jedem Block einen separaten Code zuweisen und dem Organisator vier verschiedene Codes bereitstellen. 

Oder:

Mit der neuen Funktionalität können Sie dem Event selbst einen gemeinsamen Code hinzufügen. Mit diesem einzigen Code können Gäste alle Blöcke reservieren. In unserem Beispiel gibt es jedoch einen Block für den Organisator, der nicht für alle Gäste zugänglich sein darf, da er kostenfrei ist. Daher führen wir für diesen Block einen separaten Blockcode ein. 

Was passiert in diesem Fall? 

• Mit dem Eventcode können die drei Blöcke reserviert werden, für die kein individueller Blockcode vergeben wurde. 
• Der vierte Block (für den Organisator) ist ausschließlich über seinen spezifischen Code zugänglich. 

Auf diese Weise bleibt die Flexibilität einzelner Codes erhalten, während gleichzeitig der Komfort eines veranstaltungsweiten Codes hinzukommt. 

Reservierung über der WBE 

Wenn der Gast den Eventcode auf der Startseite der WBE eingibt, erscheint ein Dialogfenster, in dem er auswählen kann, welchen Block er reservieren möchte. Möchte er eine zweite Reservierung für einen anderen Block vornehmen, wählt er erneut das Feld „Eventcode“ und gibt den gewünschten Block an. 

Standardmäßig wird das Eventcode-Feld in der WBE nicht angezeigt. Wenn Sie es nutzen möchten, aktivieren Sie es in den Einstellungen: WBE Einstellungen → WBE Raten → Eventcode anzeigen    

Einfügen des Eventcodes in Dokumente und E-Mails 

Für die Verwendung in Dokumenten und E-Mails im Zusammenhang mit dem Event kann der neue Code über das folgende Parameter in die Vorlagen eingefügt werden: 

{{offer.event.code}}

Folios – Erweiterte Suche

Wir haben eine neue Ansicht hinzugefügt, die es ermöglicht, Folios anhand mehrerer Kriterien zu finden und außerdem Überträge von mehreren Folios auf ein anderes Folio mit nur einem Klick durchzuführen. 

Sie können verschiedene Filter verwenden, um genau die Folios zu finden, die Sie suchen oder überprüfen möchten: 

• Nach Folio-Kriterien: Folio-Status und -Typ, Zeiträume der Erstellung/Schließung/Stornierung, Benutzer usw. 
• Nach Kriterien der zugehörigen Reservierung: Firma/Agent der Reservierung, Status, An- und Abreise. 

Neben der Funktion zum Suchen und Anzeigen von Folios unterstützt Sie die neue Suche auch gezielt in Situationen, in denen Sie Buchungen übertragen müssen. Beispiel: Sie können alle offenen Folios von Reservierungen der Firma X mit Anreise zwischen dem 1. und 4. Mai finden, diese auswählen und mit wenigen Klicks auf ein neues Firmenfolio übertragen. 

Neue Schnelloptionen für Übertragungen 

Wir haben außerdem eine neue Funktionalität hinzugefügt – die schnelle Auswahl dessen, was übertragen werden soll. Die verfügbaren Optionen sind: 

• Alle – alle Leistungen in den ausgewählten Folios;
• Arrangement – nur durch Ratenbuchungen erzeugte Leistungen; 
• Ohne City Tax – Ratenleistungen ohne Kurtaxe;
• Nur Zimmer – Ratenleistungen, eingeschränkt auf die Umsatzgruppen "Zimmer/Logis" und "Arrangements"; 
• Extras – manuell hinzugefügte Leistungen sowie POS-Überträge;
• Benutzerdefiniert – Möglichkeit, auszuwählen, welche Umsatzgruppen übertragen werden sollen

Mehrspaltenansicht von Folios aus verschiedenen Reservierungen 

Eine weitere neue Funktion ist die Möglichkeit, mehrere Folios in der Mehrspaltenansicht zu öffnen – auch wenn sie aus unterschiedlichen Reservierungen stammen. Bisher war diese Ansicht nur für Folios derselben Reservierung verfügbar. 

Sie können nun bis zu 10 Folios aus verschiedenen Reservierungen auswählen und gleichzeitig öffnen. Dort stehen Ihnen alle Werkzeuge wie Split, Bearbeiten, Übertragen usw. zur Verfügung – was die Verteilung von Leistungen zwischen verschiedenen Folios oder Reservierungen erheblich erleichtert. 

Um die gewünschten Folios zu finden, nutzen Sie Filter wie Reservierungsstatus (z.B. "eingecheckt") sowie An- und Abreisedaten. 

Die neue erweiterte Foliosuche wurde dem Navigationsmenü im Bereich Sonstige Funktionalitäten hinzugefügt. 

Zentralisiertes Management von Leistungsvorlagen 

Wir haben ein neues Tool hinzugefügt, das Hotelketten die Verwaltung der Preise für Zusatzleistungen in allen Hotels der Gruppe deutlich erleichtert. Auf einer einzigen Ansicht sehen Sie eine Kombination aller Hotels und aller Serviceleistungen. In einer praktischen Kreuztabelle erkennen Sie sofort, welche Serviceleistungen in welchem Hotel verfügbar sind und zu welchem Preis – und wo sie fehlen. Diese Ansicht ist sowohl bei der Ersteinrichtung von Hotels als auch bei späteren operativen Preisänderungen äußerst hilfreich. 

Details zur neuen Funktionalität: 

• Zum Öffnen der Ansicht wählen Sie Einstellungen → Leistungsvorlagen – Alle PMS-Konten im Bereich Leistungen & Steuern. Sie können sie auch aus der Ansicht Leistungsvorlagen über die Schaltfläche Sonstiges… → Alle Konten öffnen. 
• Darstellung in einer Kreuztabelle: vertikal – Leistungsvorlagen; horizontal – Hotels. Oben links befindet sich ein Schnell-Suchfeld für den Vorlagennamen. 
• Jede Zelle zeigt, ob eine Vorlage mit diesem Namen im Hotel existiert (Preis wird angezeigt) oder nicht – in diesem Fall erscheint ein "X". 
• Möglichkeit zur schnellen Preisbearbeitung direkt in der Zelle. 
• Über die Schaltfläche Bearbeiten können Sie eine Vorlage mit allen Daten bearbeiten oder neu erstellen – im vollständigen Editor mit allen Feldern. 
• Mit Copy/Paste können Sie dieselbe Vorlage in allen Hotels erstellen. 
• Existiert die Vorlage noch gar nicht in der Tabelle, können Sie mit der "+"-Schaltfläche eine neue Zeile hinzufügen. Danach erstellen Sie die Vorlage in einem Hotel und können sie anschließend schnell in alle anderen kopieren und verteilen.

Achtung bei Vorlagen mit Kapazitätszähler, Verpflegungsplan oder Housekeeping-Vorlagen 

Bei komplexer konfigurierten Vorlagen, die einen Kapazitätszähler, einen Verpflegungsplan oder eine Housekeeping-Vorlage verwenden, ist beim Kopieren besondere Vorsicht geboten. Der Grund: Diese Elemente sind für jedes Konto separat definiert, und beim Einfügen versucht das System, im Zielkonto ein übereinstimmendes Element anhand des Namens zu finden. 

Verbesserungen 

• Reservierungsnotizen im Zimmerkalender: Im Reservierungs-Pop-up, das automatisch erscheint, wenn Sie mit der Maus über eine Reservierung fahren, werden nun alle zugehörigen Notizen angezeigt. Dazu gehören: Gästeanfragen, Housekeeping-Notizen, Verpflegungsnotizen und allgemeine Notizen. 
• Folio-Ansicht – einfacher Übertrag von Nächten ohne Kurtaxe und weiteren Standardfällen: Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, Leistungen in einer Reihe von gängigen Situationen deutlich einfacher zu übertragen. Mit nur einem Klick können Sie vorbereitete (vordefinierte) Optionen auswählen oder eigene Filter verwenden. So nutzen Sie die neue Funktionalität: 
  1. Öffnen Sie das Folio, von dem Sie übertragen möchten;
  2. Wählen Sie Alle → Übertragen auf; 
  3. Am oberen Rand der Ansicht erscheint nun ein neuer Abschnitt mit Auswahlmöglichkeiten. Standardmäßig ist Alle aktiviert – dies entspricht dem bisherigen Verhalten. Fahren Sie mit der Maus über die anderen Optionen, um deren Beschreibung anzuzeigen. Die Optionen sind dieselben wie oben beschrieben für den Übertrag über Folios – Erweiterte Suche. 
• Events-Aktivitätenkalender – Kapazitätsgebundene Leistungen: Sie können nun Leistungen mit begrenzter Kapazität (d. h. solche mit einem ausgewählten Kapazitätszähler) und deren Verfügbarkeit für jeden Tag im Aktivitätenkalender visualisieren. Wenn Sie zum Beispiel Parkplätze anbieten und dafür einen Zähler definiert haben, sehen Sie direkt im Kalender, wie viele freie Plätze Sie pro Tag haben. Zur Erinnerung: Dieselbe Funktionalität wurde bereits zuvor im Zimmerkalender hinzugefügt. So aktivieren Sie diese Visualisierung: 
  1. Öffnen Sie den Aktivitätenkalender;
  2. Wählen Sie das Einstellungs-Symbol oben rechts; 
  3. Wählen Sie "Kapazitätsgebundene Leistungen
  4. Markieren Sie die Serviceleistungen, die sichtbar sein sollen, und bestätigen Sie die Auswahl. 

• Die täglichen Verfügbarkeitsinformationen erscheinen nun am unteren Rand des Kalenders. 

• Kapazitätszähler – Typen & Gruppierung: Bei der Verwendung mehrerer Kapazitätszähler für unterschiedliche Zwecke bestand die Notwendigkeit, diese zu gruppieren. Ab sofort können Sie jedem Zähler eine Gruppe zuweisen. Dies erfolgt in der Bearbeitungsansicht, wo Sie aus vordefinierten Gruppen auswählen oder einen eigenen Namen eingeben können. Nach der Gruppierung haben Sie in den Ansichten zur Änderung der Tageskapazität oder bei Massenaktualisierungen folgende Möglichkeiten: 
  • Filtern nach Gruppen;
  • Bessere Übersicht durch gruppierte Darstellung der Zähler entsprechend ihrer Funktionalität 
• Booking.com – Import der Provision: Wenn Sie die direkte Schnittstelle mit Booking.com nutzen, steht Ihnen nun eine neue Funktionalität zur Verfügung – der Import der von Booking berechneten und mit jeder Reservierung übermittelten Provision. Dies erleichtert die Nachverfolgung und Analyse der Provisionen.  Zum Aktivieren öffnen Sie die Einstellungen der Booking.com-Schnittstelle und aktivieren die Option "Empfangene Provisionsdaten verarbeiten". 
• Booking.com: In der Ratenübersicht wurde eine neue Spalte hinzugefügt: Erlassene Stornogebühren, für eine einfachere Übersicht und Nachverfolgung. 
• Ausstellen von Schlüssel (Codes) für den Zugang über den Online-Check-in: Der Zweck dieser Funktionalität ist es, die Arbeit von Hotels ohne Rezeption oder mit eingeschränkten Rezeptionszeiten zu vereinfachen, die elektronische Türschlösser mit Codes verwenden. 

• Warum Codeschlösser?

  Wenn das Hotel Codeschlösser verwendet, muss dem Gast keine physische Karte ausgehändigt werden. Erhält der Gast den Zugangscode im Voraus, muss er nicht von einem Mitarbeiter empfangen werden. Damit entfällt die Notwendigkeit eines Kiosks, dessen Hauptfunktion die Kartenausgabe ist. Das Ausstellen eines Zugangscodes kann direkt über den Online-Check-in initiiert werden. 

  Sie können diese Funktionalität nutzen, wenn:

  • Codes automatisch per E-Mail über das integrierte Zutrittskontrollsystem versendet werden können. 
  • Es nicht erforderlich ist, den Code explizit zu versenden, wenn die PIN des Gästeportals bereits verschickt wurde (oder am Anreisetag per separater E-Mail erneut gesendet werden kann). Dies gilt für Systeme, die die PIN als Zugangscode verwenden. 
  • Das Zutrittskontrollsystem das Erstellen von Codes für zukünftige Daten unterstützt. 

• Für weitere Informationen und die Aktivierung der Funktionalität wenden Sie sich bitte an unser Support-Team. 

• Event – Auslastungsreport für Tagungsräume:  Bei Reservierungen mit mehreren Räumen wird der PAX-Wert nun gleichmäßig auf die Räume verteilt, um Ungenauigkeiten bei Durchschnittswerten zu vermeiden. Diese Methode sorgt für eine ausgewogenere Berechnung. Für maximale Genauigkeit empfehlen wir, für jeden Raum eine separate Reservierung mit der exakten Gästezahl anzulegen. 
• POS – Belegdruck: Am unteren Rand des Ausdrucks werden nun die Daten des Herausgeberunternehmens sowie eine Kopiennummer für eine bessere Nachverfolgbarkeit angezeigt. 
• Firmendaten – dritter Identifikator: In Verbindung mit spezifischen gesetzlichen Anforderungen (z. B. in Frankreich) wurde ein drittes Feld für Unternehmenskennungen hinzugefügt. Wir empfehlen, dieses Feld zu nutzen, anstatt die Daten im Feld "Zusätzliche Rechnungsinformationen" einzutragen. 
• Interface-Update: Die Ablösung der alten Benutzeroberfläche schreitet voran. Folgende Ansichten wurden aktualisiert: 
  • PMS: Einstellungen für Schlüssel-Karten, Türcodes für eigenständige PIN-Tastaturen sowie Telefonate (einschließlich Reports im Bereich Kontrolle). 
  • POS: Neue Einstellungs- und Report-Ansichten (jetzt mit Suchfunktion). Die alten Ansichten bleiben weiterhin aktiv, die neuen sind über Einstellungen → Neu und Berichte → Neu erreichbar. 

Fehlerbehebungen 

• Buchungen – Erweiterte Suche – Excel-Export: Eine Zeile mit dem Gesamtbetrag (Total), die zuvor fehlte, wurde hinzugefügt. Die Spaltennamen wurden angepasst – es werden nun vollständige Namen statt Abkürzungen verwendet. 
• Rundung von Mengen in Folios: Bisher waren Mengen mit bis zu 4 Dezimalstellen möglich, was keinen praktischen Nutzen hatte, jedoch Probleme bei Rundung, Fiskalisierung und Exporten verursachte. Ab sofort sind maximal 3 Dezimalstellen erlaubt. 
• SmartHotel – "Sync" Tab: Ein Problem, bei dem das Herunterladen von Dateien nicht funktionierte und ein Fehler auftrat, wurde behoben. 
• WBE – Nebensaison: Für Nebensaisonzeiträume war das erste Datum des Zeitraums für die Auswahl gesperrt, obwohl eine Abreise an diesem Tag erlaubt war. Das Problem wurde behoben. 
• SiteMinder und OTA-Kanäle: In Fällen, in denen eine Stornierung unmittelbar nach Erstellung der Reservierung gesendet wurde, verschickten die Kanäle manchmal beide Nachrichten (Erstellung und Stornierung) gleichzeitig und in umgekehrter Reihenfolge. Dies führte dazu, dass die Reservierung fälschlicherweise als gültig importiert wurde, obwohl sie storniert war. Zusätzliche Prüfungen wurden ergänzt – sobald eine Reservierung einmal storniert wurde, werden nachfolgende Nachrichten nicht mehr akzeptiert. Damit kann die problematische Situation nicht mehr auftreten. 
• Hauptbuchkonten (Ledgers) für Firmen, Gäste und Deposits: Ein Problem wurde behoben, bei dem Reports keine Daten für den ersten Betriebstag anzeigten, wenn an diesem Tag kein Eröffnungssaldo vorhanden war. 

Integrationen

Neue Funktionalitäten 

• API – Benachrichtigung bei Änderung von Gästedaten: Eine neue Benachrichtigung wurde hinzugefügt, die automatisch ausgelöst wird, sobald Gästedaten bei einer Reservierung mit aktivem Status (erwartet oder eingecheckt) bearbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt Message Channels (Webhooks) der API-Dokumentation. 
• AppConnector – Anstehende Integrationen: AppConnector zeigt nun Informationen zu neuen Integrationen an, die sich in Entwicklung befinden. Mit dieser Funktionalität können Sie nicht nur sehen, was demnächst kommt, sondern sich auch als Pilotkunde bewerben und zu den Ersten gehören, die es ausprobieren. Die Liste der anstehenden Integrationen wird in den kommenden Tagen schrittweise ergänzt.

Verbesserungen 

• Salto KS – RFID-Schlüsselausgabe: Wenn ein RFID-Tag bei der Schlüsselausgabe nicht gelesen wird, zeigt das System nun eine eindeutige Fehlermeldung an. 
• Salto KS – Zugang zu Gemeinschaftsbereichen: Gäste erhalten nun nicht nur Zugang zu den Türen, die für ihre Reservierung konfiguriert sind, sondern auch zu allen „Gemeinschaftstüren“, die in den Zimmereinstellungen definiert sind. 

Fehlerbehebungen 

• Google BigQuery Export / Private Analytics: Synchronisationsprobleme beim Export von Daten an Google-Standorte außerhalb der USA wurden behoben. 
• Deutsche Fiskalisierung (DSFinV-K): Die Statusmeldungen der Tagesabschluss-Exporte wurden nicht korrekt aktualisiert. Das Problem wurde behoben. 
• Rumänien eFactura: Ein falscher Rabattabzug in Summen nach Steuergruppen, der zu ungültigen Dokumenten führte, wurde korrigiert. Ab sofort werden die korrekten Werte angewendet, sodass Rechnungen erfolgreich übermittelt werden können.