Bei einem Wechsel zu Clock als Verbindungspartner von Booking.com müssen bestehende Buchungen, die manuell oder über Ihren vorherigen Anbieter erstellt wurden, besonders beachtet werden. Wenn ein Gast eine dieser Buchungen über Booking.com ändert oder storniert, verhält sich die Aktualisierung in Clock möglicherweise nicht wie erwartet.
Dieser Artikel erklärt, was passiert, welche Risiken damit verbunden sind und wie Sie diese Situationen am besten verwalten können.
Zukünftige Buchungen herunterladen
Bei Aktivierung der Verbindung lädt das Clock PMS+ Support Team alle derzeit erwarteten Buchungen aus Ihrem Booking.com-Konto herunter (d. h. Buchungen, die vor der Aktivierung erstellt wurden).
Alle heruntergeladenen Buchungen werden im Posteingang der Verbindung als ignorierte Buchungen angezeigt. Wir empfehlen, diese zu importieren, um die im Abschnitt „Was passiert, wenn ein Gast eine Buchung ändert, die nicht über die Booking.com-Verbindung von Clock erstellt wurde?" genannten Schritte zu befolgen.
Wichtig: Diese Buchungen enthalten keine Kreditkartendetails. Wenn Sie Zugriff auf diese Informationen haben, müssen Sie die Kartendetails manuell zu jeder Buchung hinzufügen.
Während der Aktivierung hilft Ihnen das Clock PMS+ Support-Team bei allen Fragen zu diesen Buchungen. Wenn dieselben Buchungen bereits in Clock PMS+ vorhanden sind – entweder manuell oder über einen anderen Channel Manager erstellt –, müssen sie storniert werden. Achten Sie darauf, alle relevanten Details zu übertragen, wie z. B.:
- Interne Notizen
- Aufgaben
- Folio Leistungen
- Zahlungen
Überprüfen Sie nach dem Import jede Buchung, um alle Details (Gastname, Zimmerkategorie, Daten, Preise) zu bestätigen, und informieren Sie uns, wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen.
Rechnungen für Vorauszahlungen aus bestehenden Buchungen bearbeiten
Wir empfehlen zwei Vorgehensweisen. Wenn Ihr Fall mit einer dieser Optionen nicht gelöst werden kann, wenden Sie sich bitte an das Clock PMS+ Support-Team für eine individuelle Überprüfung.
Stornieren oder vollständige Korrektur und Neuausstellung
- Stornieren Sie die Vorauszahlung aus der alten Buchung oder nehmen Sie eine vollständige Korrektur vor.
- Fügen Sie die Vorauszahlung als neuen Eintrag in die neu importierte Buchung ein.
Behalten Sie die Originalrechnung:
- Behalten Sie die Vorauszahlungsrechnung in der alten Buchung.
- Stellen Sie sicher, dass die alte Buchung dieselbe Referenznummer* wie die neu importierte Buchung hat.
*So können Sie die alte Buchung im System schnell finden, wenn Sie die Vorauszahlung bearbeiten müssen (siehe weiter unten).
Schritte:
- Öffnen Sie die alte Buchung.
- Ändern Sie den Status von „Storniert” in „Erwartet”.
- Verwenden Sie die Vorauszahlung wie erforderlich. Weitere Informationen finden Sie HIER.
- Sobald die Zahlung verarbeitet wurde, ändern Sie den alten Buchungsstatus wieder in „Storniert”.
Mit dieser Methode können Sie die ursprüngliche Rechnung beibehalten und die Vorauszahlung dennoch für die neue Buchung des Gastes verwenden.
Was passiert, wenn ein Gast eine Buchung ändert, die nicht über die Booking.com-Verbindung von Clock erstellt wurde?
Wenn eine Buchung:
- Manuell in Clock erstellt
- Über einen anderen Konnektivitätspartner importiert wurde (z. B. vor dem Wechsel zu Clock)
Clock wird nicht erkennen, dass sie mit Booking.com verknüpft ist, wenn ein Gast die Buchung modifiziert.
In diesem Fall:
- Clock PMS+ wird die Änderung als eine neue Buchung behandeln und eine neue Buchung erstellen. Im Falle einer Stornierung, wird die neue Buchung sofort storniert, wenn genügend Informationen in der XML-Kommunikation vorhanden sind. Ist dies nicht der Fall, bleibt die Stornierung in Ihrem Posteingang, ohne tatsächlich importiert zu werden.
- Die ursprüngliche Buchung bleibt in Ihrem System unverändert.
- Wenn die Verfügbarkeit begrenzt ist, können Sie eine Überbuchungswarnung sehen - dies ist keine echte Überbuchung, sondern ein Ergebnis davon, dass beide Buchungen gleichzeitig aktiv sind.
Hinweis: Diese Situation mit doppelten Buchungen aufgrund von Gaständerungen tritt nur vorübergehend auf - während des Zeitraums, in dem Ihr System noch Booking.com Buchungen enthält, die nicht ursprünglich über die direkte Clock-Verbindung erstellt wurden. Sobald alle derartigen Altbuchungen entweder abgeschlossen, storniert oder ersetzt wurden (z.B. durch einen vollständigen Push von Booking.com), werden alle zukünftigen Änderungen und Stornierungen automatisch abgeglichen und verarbeitet.