Neben den Buchungsfolios können Sie mit Clock PMS+ auch mühelos Gruppenfolios bearbeiten. Das sind Folios, die eine große Anzahl von Leistungen aus mehreren Quellen zusammenfassen - Gruppen von Buchungen, Übertragungen auf verschiedene Catering-Betriebe oder eine andere Art von Extraleistungen, die gemeinsam in Rechnung gestellt werden sollen.
Erstellung eines Folios für Gruppen
Vor allem bei der Arbeit mit Profilen von Firmen oder bei der Abwicklung von Events werden häufig Gruppen-Folios verwendet.
Firmen
Um Gruppen-Folios mit dem Profil einer bestimmten Firma zu verwenden, müssen Sie zunächst die Folios der Firma für die Übertragung von Leistungen aktivieren, die aus anderen Quellen stammen - Buchungen, Catering-Betriebe oder andere Leistungen, die von externen Systemen übertragen werden.
Zur Aktivierung der Option:
- Wählen Sie im Navigationsmenü Firma suchen
- Finden Sie das Profil der Firma und öffnen Sie es zur Bearbeitung;
- Klicken Sie auf die 'Übertragung von Leistungen akzeptieren' Einstellung und speichern.
Zum Profil der Firma können Sie eine unbegrenzte Anzahl von Folios hinzufügen. Jedes von ihnen kann für einen anderen Zweck bestimmt sein.
Beispiel: Folio 01 wird für die Abrechnung aller unternehmensbezogenen Buchungen verwendet, die im Januar eingetroffen sind, und Folio 02 wird für die Buchungen ab Februar verwendet.
Um ein Folio zur Firma hinzuzufügen:
- Öffnen Sie die Firma zur Überprüfung und blättern Sie nach unten zum Abschnitt 'Folios';
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Folio hinzufügen' in der 'Folios öffnen' Gruppe;
- Öffnen Sie bei Bedarf die Details des neu erstellten Folios und benennen Sie es, damit sein Zweck indiziert werden kann.
Das Folio Ihrer Gruppe ist nun einsatzbereit.
Ereignisse
Standardmäßig erstellt das System bei der Erstellung eines Event-Angebots automatisch ein Folio, in dem alle mit diesem Event verbundenen Leistungen zusammengefasst werden. Sie können auch weitere Folios hinzufügen, aber beachten Sie bitte, dass das erste Folio als das Hauptfolio gilt und vom System standardmäßig verwendet wird.
Um ein Folio hinzuzufügen:
- Klicke im Navigationsmenü auf Event->Suchen -Event ;
- Finden Sie das Event und öffnen Sie es zur Überprüfung;
- Scrollen Sie zum Abschnitt 'Folios' und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Neues Folio'.
Um die Übertragung von Leistungen aus verschiedenen Quellen auf Folios zu ermöglichen, aktivieren Sie die 'Übertragung von Leistungen akzeptieren' Option für die Firma, die mit dem jeweiligen Event verbunden ist.