Datev-Standardexport - Konfiguration und Besonderheiten

Einführung

Der Export dient dazu, die in Clock erfassten Umsätze und Zahlungen zu exportieren und so viel Zeit und Mühe zu sparen. Die Dateistruktur ist standardisiert und folgt dem SKR 03/4 Kontenplan der Datev.

Vorbereitungen

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzsystem auch den SKR 03/4 Kontenplan unterstützt und für dessen Verwendung konfiguriert ist.
• Aktivieren Sie Datev über den AppConnector in Clock - Menü Einstellungen -> AppConnector. Suchen Sie Datev und klicken Sie auf 'Aktivieren'.
• Am Ende dieses Artikels finden Sie Beispiele für Exportdateien.

Wie funktioniert die Schnittstelle

Nach der Aktivierung erscheint in der Integrationskarte im AppConnector eine Schaltfläche "Einstellungen". Von dort aus können Sie den Export auf der Registerkarte "Export" erstellen. Geben Sie den Zeitraum an, für den Sie die Exportdatei erhalten möchten. Die Datei wird per E-Mail an die von Ihnen festgelegte Adresse gesendet (siehe unten).

Wenn Sie ein Clock POS Konto haben, für das Sie Datev Exporte generieren möchten, können Sie die gleichen Aktivierungsschritte durchführen und die Integration vom AppConenctor in Ihrem POS Konto aktivieren.

Exportierte Daten 

Die folgenden Clock Vorgänge werden in die Datev Exportdatei exportiert:

• Vorgänge im Zusammenhang mit dem Umsatz. Hier finden Sie heraus, wie das Umsatzsystem in Clock PMS+ funktioniert. Der Export folgt dem Prinzip der tageweisen Umsatzerfassung. Zum Beispiel: Nächte vom 1. Januar werden als Umsatz für den 1. Januar verbucht. Mit anderen Worten: Jede Leistung wird für das Umsatzdatum verbucht, auf das sie sich auswirkt.
• Vorgänge im Zusammenhang mit Vorauszahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen über Anzahlungen, Vorauszahlungen, den Unterschied zwischen den beiden und wie man mit ihnen arbeitet. Die Vorauszahlungen in Clock PMS+ können aus betrieblicher Sicht unterschiedlich gehandhabt werden. Sie werden jedoch alle identisch verbucht, und die Informationen über die Änderung der Vorauszahlungen werden für das betroffene Umsatzdatum durch den Datev-Export exportiert. 

• Vorgänge im Zusammenhang mit Zahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Zahlungen und den damit verbundenen Vorgängen. Die Zahlungen werden für das Umsatzdatum verbucht, an dem sie registriert wurden, und werden daher für dieses Datum exportiert. Alle Änderungen werden als separate Zahlungsereignisse betrachtet und als solche für das betroffene Umsatzdatum exportiert.

Beispiele

• Eine Buchung für die Zukunft wird erstellt, und eine Vorauszahlung wird eingezogen. Wenn die Buchung für die Zukunft erstellt wird, werden die Leistungen sofort für die entsprechenden Daten generiert. Sie gelten jedoch als zukünftige Umsätze und werden daher nicht in die Exportdatei zum Zeitpunkt der Buchungserstellung aufgenommen. Wenn eine Vorauszahlung registriert wird, wird sie am Tag des Eingangs zusammen mit der Zahlung verbucht. Beispielexport ist als Anhang verfügbar - (Datev-export(14.08.2024)Vorauszahlung_erhoben.csv);
• Die Buchung wurde eingecheckt, und zusätzliche Leistungen wurden den Folios der Buchung in Rechnung gestellt. Nach dem Prinzip der tagesgenauen Umsatzerfassung werden die Umsätze für jede Nacht des Aufenthalts des Gastes für das jeweilige Datum verbucht, zusammen mit allen Extraleistungen, die der Gast an diesem Tag in Anspruch genommen hat. Beispielexport ist als Anhang verfügbar - (Datev-export(01.09.2024)Check-in_und_extra_services.csv);
• Eine Korrektur zu Leistungen in der Vergangenheit ist erfolgt. Zum Beispiel wurde dem Kunden ein Rabatt für alle in Anspruch genommenen Leistungen gewährt. Der Export enthält die Umsätze des Tages und die Rabatte, die das jeweilige Umsatzdatum betreffen. Im Falle des Rabatts sowohl für das aktuelle Datum als auch für den Vortag. Da der Rabatt zu einer negativen Leistung in Clock PMS+ führt, werden die Informationen als Credits exportiert (Soll/Haben-Kennzeichen werden 'H' enthalten).  Beispielexport ist als Anhang verfügbar - (Datev-export(02.09.2024)Täglich_Revenu_und_Rabatt_gewährt.csv);
• Die Vorauszahlung wurde verwendet, und der verbleibende Betrag wurde bezahlt. Beim Auschecken wird die Vorauszahlung verwendet und zusammen mit dem generierten Umsatz für den Tag (einschließlich des Rabatts) und der Zahlung des offenen Rechnungsbetrags des Kunden exportiert. Beispiel-Export ist als Anhang verfügbar - (Datev-export(03.09.2024)Check-out_date .csv).

Konfiguration

• Delivery email (1) - Legen Sie die Adresse fest, an die Sie die Exportdatei erhalten werden
• ADebitoren (AR)-Code (2) - Wenn ein solcher Code konfiguriert ist, werden alle Kundenrechnungsdaten gemeinsam auf ein einziges AR-Verwaltungskonto in DATEV verbucht, wobei Sie bei Bedarf einzelne Unterkonten pro Kunde einrichten können. Wenn Ihr Buchhalter die Forderungen lieber direkt in DATEV bearbeiten möchte, können Sie dieses Feld leer lassen.
• Bilanzkontocode (3) - jede Buchungsbuchung wird standardmäßig gegen ein festes Konto (1470) auf der Soll-/Haben-Seite verbucht. Sie können das verwendete Konto entsprechend Ihren buchhalterischen Anforderungen konfigurieren.
• Kopfzeile in die Exportdatei einfügen (4) - Das Hinzufügen einer Kopfzeile erleichtert den Import der Datei in Ihr Finanzsystem. Für die korrekte Vervollständigung der Daten in der Datei müssen Sie die folgenden Informationen konfigurieren, die Sie von Ihrem Buchhalter/Steuerberater erhalten können:
  • Beraternummer / Mandantennummer / Art des Kontenrahmens (5)

Konfiguration des Feldes für den Buchhaltungscode des Umsatzes

Die Abrechnungscodes in Clock PMS+ werden als neues Feld für die Leistungsvorlagen definiert. 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder > und prüfen Sie, ob ein Feld mit dem Namen datev_account bereits existiert. Wenn nicht, erstellen Sie bitte eines mit Name: datev_account und Type: string

Wenn das datev_account Feld erstellt ist, können Sie mit der Definition der Kontocodes für die Liste der Leistungsvorlagen beginnen. 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungsvorlagen und Bearbeiten Sie jede Leistungsvorlage und tragen Sie den jeweiligen Kontocode in das Datev-Kontofeld ein. 

Kostenstellenfeld konfigurieren (OPTIONAL - erstellen Sie das Feld, wenn Ihre Buchhaltung es benötigt)

Die Kontocodes in Clock PMS+ werden als neues Feld für die Leistungsvorlagen definiert. 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Leistungen > und prüfen Sie, ob ein Feld mit dem Namen Kostenstelle  bereits existiert. Wenn nicht, erstellen Sie bitte eines mit Name: cost_center und Type: string

Wenn das Feld cost_center  erstellt ist, können Sie die Kostenstellen für die Liste der Leistungsvorlagen definieren. 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungsvorlagen und Bearbeiten Sie jede Leistungsvorlage und geben Sie den entsprechenden Kontocode im Feld Kostenstelle ein. 

Zahlungsbuchhaltungscode-Konfiguration

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Hauptbuchkontos, überprüfen Sie die vorhandenen Konfigurationen und erstellen Sie neue, indem Sie die Attribute in der Ansicht angeben.

Im Gegensatz zum Buchungscode für den Umsatz wirkt sich die Änderung des Hauptbuchkontocodes sofort auf das Hauptbuchkonto der Zahlungen aus.

Besonderheiten und Einschränkungen

• Standardwerte der Buchungscodes. Bitte beachten Sie, dass die Standardwerte auf Ihren Wunsch hin geändert werden können:
  • Wenn das Hauptbuchkonto (Buchhaltungscode für Zahlungen) oder der datev_account-Code (Buchhaltungscode für Umsätze) nicht vorhanden ist, verwendet der Export den Standardwert - 1470.
  • Vorauszahlungen - 3276
  • Steuer Rundungsdifferenz - 1470
• Die Beträge in der Exportdatei sind immer positiv. Um eine ordnungsgemäße Verbuchung in den Protokollen zu gewährleisten, enthält die Spalte Soll/Haben-Kennzeichen  jedoch 'H' für einen negativen Umsatz/Zahlung/Vorauszahlung und 'S'  für einen positiven Wert;
• Die Daten werden mit dem Betrag und der Währung exportiert, wie sie registriert wurden;
• Feld Belegfeld 1 enthält die eindeutige ID des Folios, auf das die Leistungen/Zahlungen verbucht werden. Falls eine Rechnung ausgestellt wurde, wird deren Nummer dort exportiert, getrennt durch ' / ' von der Folio ID. Beispiel: "123456 / INV392" und die Rechnung ist ausgestellt, und "123456" wenn nicht;
• Feld Buchungstext enthält den Namen der Leistung für Gebührenzeilen und den Namen des/der Kostenträger/in für Zahlungszeilen;
• Die Stornierung von Leistungen wird als Kredit-Transaktion behandelt, und daher enthält Soll/Haben-Kennzeichen  'H';
• Feld KOST1 - Kostenstelle der Exportdatei enthält die für die Kostenstelle konfigurierten Werte (falls konfiguriert).