Datev-Standardexport - Konfiguration und Besonderheiten

Einführung

Der Export dient dazu, die in Clock registrierten Umsatz und Zahlungen zu exportieren, was viel Zeit und Mühe spart. Die Dateistruktur ist standardisiert und folgt dem von Datev festgelegten Kontenplan SKR 03/4.

Vorbereitungen

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzsystem auch den Kontenplan SKR 03/4 unterstützt und für dessen Verwendung konfiguriert ist.
• Aktivieren Sie Datev über den AppConnector in Clock – Menü Einstellungen -> AppConnector. Suchen Sie Datev und klicken Sie auf „Aktivieren”.
• Am Ende dieses Artikels finden Sie Beispiel-Exportdateien.

Wie funktioniert die Schnittstelle?

Nach der Aktivierung erscheint in der Integrationskarte im AppConnector eine Schaltfläche „Einstellungen”. Dort können Sie den „Debitoren” konfigurieren und den Export über die Registerkarte „Export” generieren. Geben Sie den Zeitraum und die E-Mail-Adresse ein, an die Sie die Exportdatei erhalten möchten.

Wenn Sie ein Clock POS-Konto haben, für das Sie Datev-Exporte generieren möchten, können Sie die gleichen Aktivierungsschritte ausführen und die Integration über den AppConenctor in Ihrem POS Konto aktivieren.

Exportierte Daten

Die folgenden Clock Vorgänge werden in die Datev-Exportdatei exportiert:

• Vorgänge im Zusammenhang mit Umsatz. Hier erfahren Sie, wie das Umsatzsystem in Clock funktioniert. Der Export folgt dem Prinzip der täglichen Umsatzrealisierung. Beispiel: Übernachtungen ab dem 1. Januar werden als Umsatz für den 1. Januar erfasst. Mit anderen Worten: Jede Leistung wird unter dem Umsatzdatum verbucht, auf das sie sich bezieht.
• Vorgänge im Zusammenhang mit Vorauszahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Anzahlungen, Vorauszahlungen, dem Unterschied zwischen beiden und deren Vorgang. DieVorauszahlungen in Clock können aus betrieblicher Sicht unterschiedlich behandelt werden. Sie werden jedoch alle identisch verbucht, und die Informationen über die Änderung der Vorauszahlungen werden für das betroffene Umsatzdatum durch den Datev-Export exportiert.

• Vorgänge im Zusammenhang mit Zahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu den Zahlungen und den damit verbundenen Vorgängen. Die Zahlungen werden unter dem Umsatzdatum verbucht, an dem sie registriert wurden, und daher für dieses Datum exportiert. Alle Änderungen werden als separate Zahlungs-Events betrachtet und als solche für das betreffende Umsatzdatum exportiert.

Beispiele

• Es wird eine Buchung für die Zukunft erstellt und eine Vorauszahlung eingezogen. Wenn die Buchung für die Zukunft erstellt wird, werden die Leistungen sofort für die jeweiligen Daten generiert. Sie werden jedoch als zukünftiger Umsatz betrachtet und daher nicht in die Exportdatei zum Zeitpunkt der Buchungserstellung aufgenommen. Wenn eine Vorauszahlung registriert wird, wird sie zusammen mit der Zahlung am Tag des Eingangs verbucht. Beispiel-Export als Anhang verfügbar – (Datev-Export(14.08.2024)Advanced_payment_collected.csv);
• Die Buchung wurde eingecheckt und zusätzliche Leistungen wurden den Buchungsfolios belastet. Gemäß dem Prinzip der täglichen Umsatzrealisierung werden die Einnahmen für jede Übernachtung der Gäste zusammen mit allen Extraleistungen, die der Gast an diesem Tag in Anspruch genommen hat, unter dem jeweiligen Datum verbucht. Beispiel-Export ist als Anhang verfügbar – (Datev-Export(01.09.2024)Check-in_and_extra_services.csv);
• Es erfolgte eine Korrektur zu den Leistungen für die Vergangenheit. Beispielsweise wurde dem Kunden ein Rabatt auf alle von ihm in Anspruch genommenen Dienstleistungen gewährt. Der Export enthält den Umsatz des Tages und die Rabatte, die sich auf das jeweilige Umsatzdatum auswirken. In diesem Fall handelt es sich um einen Rabatt für das aktuelle Datum sowie für den Vortag. Da der Rabatt in Clock zu einer negativen Leistung führt, würde die Information als Credits exportiert werden (Soll/Haben-Kennzeichen enthält 'H'). Ein Beispiel für den Export ist als Anhang verfügbar – (Datev-export(02.09.2024)Daily_revenu_and_discount_provided.csv);
• Die Vorauszahlung wurde verwendet und der verbleibende Betrag wurde bezahlt. Am Check-out-Datum wird die Vorauszahlung verwendet und zusammen mit den generierten Einnahmen des Tages (einschließlich des Rabatts) und der Zahlung des ausstehenden Betrags des Kunden exportiert. Beispiel-Export ist als Anhang verfügbar – (Datev-Export(03.09.2024)Check-out_date .csv).

Besonderheiten und Einschränkungen

• Standardwerte für Buchhaltungscodes. Bitte beachten Sie, dass die Standardwerte auf Ihren Wunsch geändert werden können:
  • Wenn kein Hauptbuchkonto (Zahlungsbuchhaltungscode) vorhanden ist, wird beim Export der Standardwert 1470 verwendet.
  • Wenn kein datev_account-Code (Umsatzbuchhaltungscode) vorhanden ist, wird eine Mehrwertsteuersrate auf Basis der Standardcodes verwendet. Die Standardwerte lauten wie folgt:
    • MwSt. 19 % – 4790
    • Mehrwertsteuer 7 % (5 %) – 4780
    • Andere Mehrwertsteuersätze: 1471
  • Vorauszahlungen – 3276
  • Steuerrundungsdifferenz – 1470
• Die Beträge in der Exportdatei sind immer positiv. Um jedoch eine korrekte Verbuchung in den Protokollen zu gewährleisten, enthält die Spalte Soll/Haben-Kennzeichen für negative Einnahmen/Zahlungen/Vorauszahlungen den Wert 'H' für negative Umsatz/Zahlungen/Vorauszahlungen und 'S' für positive;
• Die Daten werden mit dem Betrag und der Währung exportiert, wie sie registriert wurden;
• Das Feld Belegfeld 1 enthält die eindeutige ID des Folios, auf das die Leistungen verbucht werden. Falls eine Rechnung ausgestellt wurde, wird deren Nummer dort exportiert, getrennt durch ' / ' von der Folio-ID. Beispiel: „123456 / INV392”, wenn die Rechnung ausgestellt wurde, und „123456”, wenn nicht.
• Das Feld Buchungstext enthält den Namen der Leistung für Leistungenzeilen und den Namen des Kostenträger/in für Zahlungszeilen;
• Die Stornierung der Leistung/Zahlung wird als Credits behandelt, daher enthält Soll/Haben-Kennzeichen den Wert 'H';
• Das Feld KOST1 - Kostenstelle der Exportdatei enthält die für die Kostenstelle konfigurierten Werte (sofern konfiguriert).

Konfiguration

Code für Debitoren

Wenn ein solcher Code konfiguriert ist, werden alle Kundenrechnungsdaten gesammelt auf einem einzigen AR-Kontrollkonto in DATEV verbucht, wo Sie bei Bedarf individuelle Unterkonten pro Kunde einrichten können.

Wenn Ihr Buchhalter es vorzieht, Forderungen direkt in DATEV zu bearbeiten, können Sie dieses Feld leer lassen.

Feld „Code für die Umsatzabrechnung” konfigurieren

Die Kontocodes in Clock PMS+ sind als neues Feld für die Leistungsvorlagen definiert.

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder für Leistung -> und überprüfen Sie, ob bereits ein Feld mit dem Namen datev_account vorhanden ist. Wenn nicht, erstellen Sie bitte eines mit Name: datev_account und Art: Zeichenfolge

Sobald das Feld datev_account erstellt wurde, können Sie mit der Definition der Kontocodes für die Liste der Leistungsvorlagen beginnen.

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungsvorlagen und Bearbeiten Sie jede Leistungsvorlage und geben Sie den entsprechenden Kontocode in das Feld „Datev-Konto” ein.

Die Kontocodes in Clock PMS+ sind als neues Feld für die Leistungsvorlagen definiert.

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder für Leistungen -> und überprüfen Sie, ob bereits ein Feld mit dem Namen cost_center vorhanden ist. Wenn nicht, erstellen Sie bitte eines mit Name: cost_center und Art: Zeichenfolge

Sobald das Feld cost_center erstellt ist, können Sie mit der Definition der Kostenstellen für die Liste der Leistungsvorlagen beginnen.

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungsvorlagen und Bearbeiten Sie jede Leistungsvorlage und geben Sie den entsprechenden Kontocode in das Feld Kostenstelle ein.

Konfiguration des Zahlungsbuchhaltungscodes

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Hauptbuchkontos, überprüfen Sie die vorhandenen Konfigurationen und erstellen Sie neue, indem Sie die Attribute in der Ansicht angeben.

Im Gegensatz zum Umsatzbuchungscode wirkt sich die Änderung des Hauptbuchkontocodes sofort auf das Hauptbuchkonto der Zahlungen aus.