Bevor Sie mit dem Einchecken der Buchungen fortfahren, ist es notwendig, dass Sie diesen Buchungen Zimmer zuteilen. Clock PMS+ unterstützt zwei Optionen: automatische oder manuelle Verteilung von Zimmern.
Automatische Zimmerzuteilung
Mit der Automatischen Zimmerzuteilung weist das System den Buchungen Zimmernummern zu, wobei die gebuchte Zimmerkategorie berücksichtigt wird und das zugeteilte Zimmer für den Buchungszeitraum frei sein muss. Wenn bei der Buchung bestimmte Zimmermerkmale angegeben wurden, wählt das System das Zimmer aus, das den Wünschen des Kunden am meisten entspricht.
So werden Zimmer für erwartete Buchungen über die Bildschirme 'Anreisen', 'Im Hotel' und 'Buchung suchen' zugeteilt:
- Um die automatische Zimmerzuteilung für eine bestimmte Buchung aufzurufen, klicken Sie einfach auf die 'Zimmer zuteilen' (3) Schaltfläche in der entsprechenden Zeile.
- Wenn Sie eine Buchung überprüfen, können Sie die automatische Zuteilung über die Schaltfläche Functions->Zimmer zuteilen aufrufen.
- Wenn Sie eine Buchung bearbeiten, können Sie die Schaltfläche 'Zimmer zuteilen' in der Zeile 'Anreisen Zimmer' verwenden.
Um die Funktion für weitere Buchungen aufzurufen:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Mehrfachauswahl' (1), um auf die folgenden Funktionsschaltflächen zuzugreifen;
- Wählen Sie die Buchungen, um ein Zimmer zuteilen zu lassen;
- Klicken Sie auf die Zimmer->Zimmer zuteilen (2) Schaltfläche.
Manuelle Zuweisung
Mit der manuellen Zimmerzuteilung können Sie für jede der erwarteten Buchungen selbst ein Zimmer auswählen. Hier sind die verfügbaren Optionen:
- Auf den Bildschirmen 'Anreisen', 'Im Hotel' und 'Buchung suchen' können Sie die '...' (4) Schaltfläche in der Buchungszeile verwenden;
- Wenn Sie eine Buchung überprüfen, verwenden Sie die Schaltfläche Funktionen->Zimmer zuteilen…;
- Im Bearbeitungsmodus der Buchung klicken Sie auf die Schaltfläche '...' in der Zeile 'Anreisen Zimmer'.
Unabhängig davon, für welchen Ansatz Sie sich entscheiden, wird ein Zimmerauswahlbildschirm geladen. Das System schlägt nur Zimmer des gebuchten Typs vor, die für den Buchungszeitraum verfügbar sind. An oberster Stelle der Liste werden die Zimmer angezeigt, die den Vorlieben des Kunden am besten entsprechen (in der Buchung selbst als Zimmermerkmale angegeben).
Wenn keine Vorschläge auf dem Bildschirm sind, können Sie die Zimmerkategorie ändern und eine Zimmernummer einer anderen Zimmerkategorie zuweisen.
Wichtig: Wenn Sie ein Zimmer wählen, dessen Typ nicht mit dem gebuchten Typ übereinstimmt, ändert sich der Buchungspreis dadurch nicht. Der Preis jeder Buchung wird durch die gewählte Rate und oder den eingestellten Manuellen Preis bestimmt.
Entfernen eines zugeteilten Zimmers
Sie können die zuteilten Zimmer zu erwarteten Buchungen auf folgende Weise entfernen:
- Über die Bildschirme 'Anreisen', 'Im Hotel' und 'Buchung suchen' klicken Sie auf die letzte Schaltfläche (5) in der Buchungszeile und wählen dann die Schaltfläche Zimmer->Zimmer entfernen (2).
- Die Funktion kann auch auf mehrere Buchungen angewendet werden. Über die Schaltfläche 'Mehrfachauswahl' (1) können Sie in den Modus der Arbeit mit mehreren Buchungen wechseln. Wählen Sie die Buchungen aus und führen Sie das oben beschriebene Verfahren durch.
- Wenn Sie die Buchungen auf dem Bildschirm 'Buchungen - erweiterte Suche' geladen haben, markieren Sie einfach die gewünschten Zeilen und führen Sie den Vorgang über die Schaltfläche Zimmer->Zimmer entfernen aus.
Zimmerwechsel deaktivieren
Mit PMS+ können Sie ein Zimmer sperren, nachdem Sie es einer Buchung zugewiesen haben, so dass seine Nummer nicht durch eine andere ersetzt oder aus der Buchung entfernt werden kann.
- Sie können jeden der oben genannten Bildschirme verwenden, um die Buchungen zu laden;
- Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Mehrfachauswahl', um die Funktionsschaltflächen aufzurufen;
- Wählen Sie die gewünschten Buchungen aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Zimmer->'Zimmerwechsel deaktivieren' festlegen (2).
Auf dem Bildschirm 'Anreisen' werden alle Buchungen, für die der Zimmerwechsel deaktiviert wurde, durch ein Schloss-Symbol vor der Zimmernummer angezeigt.
Zur Freischaltung des Zimmerwechsels für eine Buchung:
- Folgen Sie den üblichen Schritten zum Laden und Auswählen der gewünschten Buchungen;
- Aus der Zeile mit den Funktionsschaltflächen wählen Sie Zimmer->'Zimmerwechsel deaktivieren' entfernen(2).