Der Event-Aktivitäten-Kalender ist Ihr zentrales Werkzeug, um Informationen über die Verfügbarkeit Ihrer Tagungsräume und Restaurants zu erhalten und eine Aktivität zu erstellen und zu bearbeiten. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über den Kalender mit seinen verschiedenen Komponenten und eine Aufschlüsselung aller verfügbaren Informationen und Funktionen.
Zugang zum Aktivitätskalender
Zu Beginn können Sie auf verschiedene Weise auf den Aktivitäten-Kalender zugreifen:
- Über das Navigationsmenü Event -> Aktivitätskalender.
- Über den Bildschirm 'Neues Event' - geben Sie einen Zeitraum in den Kalender ein und drücken Sie die Kalendertaste. Der Aktivitätskalender wird im Modus "Nach Aktivitäten" für den ausgewählten Zeitraum geöffnet.
- Über ein bestehendes Event - Sie können auf ein Datum im Abschnitt Aktivitäten klicken und der Kalender öffnet sich für dieses Datum oder Sie klicken auf die Kalenderschaltfläche, die den Kalender für den Zeitraum des Events öffnet.
Der Aktivitätskalender im Überblick
Der Aktivitätskalender ist in 3 Abschnitte unterteilt - Tagungsräume, Catering und Hotelverfügbarkeit.
Hinweis: Um die Verfügbarkeit von Hotels zu sehen, müssen Sie diese über die Schaltfläche 'Belegung anzeigen' aktivieren (5). Zusätzlich können Sie die Belegung in % über die 'Einstellungen' Schaltfläche (8) anzeigen lassen.
- Datum / Zeitraum (1): Sie können das Datum oder den Zeitraum über die Schaltfläche "Kalender" (1) ändern. Wenn Sie den Aktivitätskalender über ein bestehendes Event oder bei der Erstellung eines Events mit eingegebenen Daten geöffnet haben, sehen Sie diese Daten in der Datumsauswahl (1) markiert.
Wenn Sie außerdem ein Datum außerhalb des Event-Zeitraums auswählen, wird ein Warnsymbol angezeigt
- Ansichtsmodus (2): Es gibt 4 verschiedene Ansichtsmodi, zwischen denen Sie wählen können. Bitte lesen Sie Aktivitätskalender Ansichten für detaillierte Informationen zu jeder Ansicht.
- Setupstil-Auswahl (3): Für beide Tagungsräume und Restaurants können Sie einen bestimmten Setupstil auswählen. Dadurch werden die Räume gefiltert und nur diejenigen übrig gelassen, die diesen Setupstil unterstützen. Weitere Details finden Sie unter Erstellung von Tagungsräumen und Erstellung von Restaurants (Standorte).
- Kapazität/PAX (4): In der Kapazitätsspalte sehen Sie die minimale / maximale Kapazität des Raums. Wenn Sie einen Setupstil ausgewählt haben, zeigt die Spalte die minimale/maximale Kapazität für diesen Setupstil an.
- Belegung anzeigen (5): zeigt die Belegung des Hotels an. Zusätzlich können Sie die Belegung in % über die Schaltfläche 'Einstellungen' (8) anzeigen lassen.
- Filter (6): Über die Schaltfläche "Filter" können Sie steuern, welche Räume Sie im Kalender sehen. Sie können mehrere Tagungsräume und/oder Restaurants auswählen, und nur diese werden im Kalender angezeigt. Darüber hinaus können Sie auch nach Räumen filtern, die eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern aufnehmen können.
- Vorlagen (7): Klicken Sie, um Aktivitäten über Event-Vorlagen zu erstellen. Lesen Sie Erstellen von Aktivitäten über eine Vorlage für weitere Informationen.
- Einstellungen (8): Durch die Schaltfläche Einstellungen können Sie:
- Alle Stunden im Kalender aktivieren - von Mitternacht bis Mitternacht. Anwendbar für die Ansicht "Nach Stunden"
- den Zeitraum für den Kalender festlegen - 10, 15, 30, 60 Minuten. Anwendbar für den Ansichtsmodus "Nach Stunden"
- Aktivieren oder Deaktivieren des Kalenders für die Verfügbarkeit von Hotels
- Definieren Sie die Standard-Start- und Endzeit für einen Tag und den Standard-Zeitraum.
- Legend (9): alle Aktivitäten, die für den geladenen Tag/Zeitraum gebucht wurden, werden farbig dargestellt. Siehe unten für weitere Details.
Aktivitäten im Kalender
Farben
Wenn Sie den Kalender über ein bestimmtes Event geöffnet haben, sehen Sie aktive und/oder optionale Aktivitäten aus diesem Event in dunkelgrün/orange, während die Aktivitäten aus anderen Events hellgrün/orange sind. Aktivitäten von Nicht-Garantierten Events werden in Hell-/Dunkelblau markiert. Optionale Aktivitäten sind immer orange, unabhängig vom Garantiestatus des Events. Anwendbar für die Ansichtsmodi 'Nach Stunden' und 'Nach Aktivitäten'.
Restaurantbelegung
Für Catering-Aktivitäten sehen Sie die Anzahl der PAX, die pro Zeitraum und Restaurant/Standort teilnehmen. Wenn sich Catering-Aktivitäten in einem Zeitraum am selben Standort überschneiden, wird die Gesamtbelegung für diesen Zeitraum angezeigt.
Erstellen, Bearbeiten und Verschieben von Aktivitäten
Über den Aktivitätskalender können Sie auch ganz einfach neue Aktivitäten erstellen und bestehende bearbeiten oder verschieben.
Ausführliche Details finden Sie unter Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten.