Der Event-Aktivitätskalender ist Ihr Tool, um sich über die Verfügbarkeit Ihrer Tagungsräume und Restaurants zu informieren und um eine Aktivität zu erstellen und zu bearbeiten. In diesem Artikel erhalten Sie einen Überblick über den Kalender mit seinen verschiedenen Komponenten und eine Aufschlüsselung aller verfügbaren Informationen und Funktionen.
Zugang zum Aktivitätskalender
Zu Beginn können Sie den Aktivitätskalender auf verschiedene Weise aufrufen:
- Über den Bildschirm 'Neues Event' - geben Sie einen Zeitraum in den Kalender ein und drücken Sie eine der 2 Kalendertasten. Der Aktivitätskalender wird im Modus 'Nach Stunden' für den ersten Tag des ausgewählten Zeitraums geöffnet.
- Durch ein bestehendes Event - durch ein bestehendes Event können Sie auf ein Datum im Abschnitt Aktivitäten klicken und der Kalender öffnet sich für dieses Datum oder Sie klicken auf die Schaltfläche '+Hinzufügen' und wählen ein Datum aus. Der Kalender wird für dieses Datum geöffnet.
Der Aktivitätskalender im Überblick
Der Aktivitätskalender ist in 3 Bereiche unterteilt - Tagungsräume, Catering und Hotelverfügbarkeit.
Hinweis: Um die Hotelverfügbarkeit zu sehen, müssen Sie sie über das Symbol Einstellungen aktivieren (8) und 'Belegung anzeigen'
- Datum / Zeitraum (1): Sie können das Datum oder den Zeitraum über die Kalenderschaltfläche (1) ändern. Wenn Sie den Aktivitätskalender über ein bestehendes Event oder beim Erstellen eines Events mit eingegebenen Daten geöffnet haben, sehen Sie diese Daten in der Datumsauswahl (1) markiert.
Wenn Sie außerdem ein Datum außerhalb des Event-Zeitraums auswählen, wird ein Warnsymbol angezeigt
- Ansichtsmodus (2): Es gibt 4 verschiedene Ansichtsmodi, aus denen Sie wählen können. Bitte lesen Sie Ansichtsmodi des Aktivitätskalenders für detaillierte Informationen zu jedem Modus.
- Setupstil-Selektor (3): für beide Tagungsräume und Restaurants können Sie einen bestimmten Setupstil auswählen. Dadurch werden die Räume gefiltert und es bleiben nur diejenigen übrig, die diesen Setupstil unterstützen. Weitere Details finden Sie unter Erstellung von Tagungsräumen und Erstellung von Restaurants (Standorte).
- Kapazität (4): In der Kapazitätsspalte sehen Sie die minimale / maximale Kapazität des Raumes. Wenn Sie einen Setupstil ausgewählt haben, zeigt die Spalte die minimale/maximale Kapazität für diesen Setupstil an.
- Legend (5): Alle Aktivitäten, die für den geladenen Tag/Zeitraum gebucht wurden, werden farbig dargestellt. Siehe unten für weitere Details.
- Filter (6): Über die Schaltfläche Filter können Sie steuern, welche Räume Sie im Kalender sehen. Sie können mehrere Zimmer und/oder Restaurants auswählen und nur diese werden im Kalender angezeigt. Außerdem können Sie auch nach Räumen filtern, die eine bestimmte Anzahl von Teilnehmern aufnehmen können.
- Vorlagen (7): Klicken Sie, um Aktivitäten über Eventvorlagen zu erstellen. Lesen Sie Erstellen von Aktivitäten über eine Vorlage für weitere Informationen.
- Einstellungen (8): über die Schaltfläche Einstellungen können Sie:
- Alle Stunden im Kalender aktivieren - von Mitternacht bis Mitternacht. Anwendbar für den 'Nach Stunden' Ansichtsmodus
- Einstellen des Zeitraums für den Kalender - 10, 15, 30, 60 Minuten. Anwendbar für den 'Nach Stunden' Ansichtsmodus
- Kalender zur Verfügbarkeit von Im Hotel bis aktivieren oder deaktivieren
- Standard Start- und Endzeit für einen Tag und den Standardzeitraum festlegen. Gilt für den Ansichtsmodus "Nach Stunden".
Aktivitäten im Kalender
Farben
Wenn Sie den Kalender über ein bestimmtes Event geöffnet haben, sehen Sie Aktive und/oder Optionsbuchungen von diesem Event in dunkelgrün / orange, während die Aktivitäten von anderen Events hellgrün / orange sind. Gilt für die Ansichtsmodi 'Nach Stunden' und 'Nach Aktivitäten'
Restaurantbelegung
Für Catering-Aktivitäten sehen Sie die Anzahl der PAX, die pro Zeitraum und Restaurant/Standort anwesend sind. Wenn sich die Catering-Aktivitäten in einem Zeitraum am selben Standort überschneiden, wird die Gesamtbelegung für diesen Zeitraum angezeigt.
Erstellen, Bearbeiten und Verschieben von Aktivitäten
Mit dem Aktivitätskalender können Sie auch ganz einfach neue Aktivitäten erstellen und bestehende bearbeiten oder verschieben.
Bitte lesen Sie Erstellen und Bearbeiten von Aktivitäten für weitere Details.