Quickbooks Online

Einführung

Die Integration verbindet Ihr Clock PMS+ Konto mit Ihrer QuickBooks Online Firma. Diese Schnittstelle wurde entwickelt, um den Buchhaltungsprozess zu automatisieren und zu vereinfachen, indem Rechnungen, Gutschriften, Zahlungen und zugehörige Daten mit QuickBooks Online synchronisiert werden. Bitte beachten Sie, dass es sich um eine einseitige Synchronisierung handelt, bei der die Daten von Clock PMS +  in QuickBooks Online aktualisiert werden.  Alle Aktualisierungen, die in QuickBooks Online vorgenommen werden, werden nicht zurück nach Clock PMS+ synchronisiert.

Vorbereitungen

• Kontenplan in QuickBooks Online - Richten Sie Ihre Verkaufs-/Erlöskonten, Zahlungs-/Bankkonten in QuickBooks Online ein, bevor Sie mit der Integration beginnen. Diese Konten werden bei der Konfiguration der Konten im Rahmen der Integrationseinrichtung benötigt;
• Deaktivieren Sie die 'Automatically Apply Credits' Option in QuickBooks Online.  Die Option 'Automatisch Kredite anwenden' sollte unter Einstellungen->Konteneinstellungen->Erweitert->Automatisierung->Automatisch Kredite anwenden deaktiviert werden. Diese Option soll sicherstellen, dass QuickBooks Online nicht automatisch Kredite beantragt;
• Aktivieren Sie 'Benutzerdefinierte Transaktionsnummern' aus Einstellungen->Konten & Einstellungen->Vertrieb->Inhalt des Verkaufsformulars, um sicherzustellen, dass die Rechnungs- und Gutschriftsnummern von Clock PMS+ verwendet werden.  Außerdem wird bei der manuellen Erstellung von Rechnungen in QuickBooks Online, die Reihenfolge der Rechnungsnummern nicht gestört.

Konfiguration

Richten Sie die Schnittstelle vom AppConnector aus ein: Einstellungen->AppConnector-> suchen Sie 'Quickbooks' und aktivieren Sie die Integration, falls Sie das noch nicht getan haben-> 'Einstellungen'

Autorisierung

• Wählen Sie 'Autorisieren', um Clock PMS+ die Kommunikation mit Ihrem QuickBooks Online Konto zu erlauben;

• Geben Sie Ihre QuickBooks Online Kontodaten an und wählen Sie die Firma aus, zu der Sie Daten von Clock PMS+ empfangen möchten. Bestätigen Sie auf dem nächsten Bildschirm die Verbindung mit der Schaltfläche Verbinden;
• Wenn die Verbindung erfolgreich erstellt wurde, wird eine Erfolgsmeldung angezeigt, und Sie müssen die Schaltfläche Weiter auswählen, um mit der Konfiguration der Verbindung fortzufahren.

Basiseinstellungen

• Exportieren von - ermöglicht es Ihnen, das Startdatum festzulegen, ab dem die Dokumente exportiert werden sollen (Sie können je nach Bedarf sowohl zukünftige als auch vergangene Tage angeben);
• Automatischer Export - Wählen Sie aus, ob die Informationen automatisch nach  exportiert werden sollen; Quickbooks Online, anstatt manuell (siehe Abschnitt 'Wie funktioniert die Schnittstelle' für den manuellen Export).  Der automatische Versand sendet die Informationen alle 12 Stunden.
• Dokument Typen - Wählen Sie, welche Dokument Typen zu QuickBooks Online exportiert werden sollen;

Währungs Mapping

Wenn Sie eine Rückerstattung (Registrierung einer negativen Zahlung) in Clock PMS+ vornehmen, wird diese als Ausgabe an QuickBooks Online übertragen und Sie müssen für jede Währung, die Sie in Clock PMS+ verwenden, ein Ausgabekonto auswählen.   In der Dropdown-Liste sehen Sie die in QuickBooks Online angelegten Konten mit dem Kontotyp 'Debitoren'  für die jeweilige Währung;

Steuerliches Mapping

Sie können die verschiedenen Steuern, die in Clock PMS+ verwendet werden, und ihre jeweiligen Steuerkennzeichen von QuickBooks Online. Sie müssen mindestens die Standardsteuer konfigurieren;

Zahlungs Mappings

Sie können die Zahlungsart und das QuickBooks Online Konto angeben, auf dem die verschiedenen Zahlungsarten und Währungskombinationen berücksichtigt werden. Konfigurieren Sie mindestens die Standardzahlungen;

Umsatzgruppe Mapping

Wenn die Belege an QuickBooks Online übertragen werden, sollten die richtigen Positionen verwendet werden. Hier können Sie festlegen, welche QuickBooks Online-Positionen für die in der Rechnung enthaltenen Leistungen auf der Grundlage ihrer Umsatzgruppe und -kategorie verwendet werden sollen.

Wie funktioniert die Schnittstelle

Sie können Daten nach QuickBooks Online exportieren, indem Sie von Berichte->Datenexport->Quickbooks Export auf die Schaltfläche Export klicken. Clock PMS+  exportiert die Daten nach QuickBooks Online für den Zeitraum von Ihrem letzten Export bis jetzt. Wenn dies Ihr erster Export ist, beginnt der Zeitraum mit dem Datum, das Sie in den Einstellungen der Schnittstelle festgelegt haben. Wenn Sie einen Zeitraum überspringen müssen, können Sie ein neues Startdatum festlegen, das anstelle des Datums der letzten Exportsitzung verwendet wird.

Die folgenden Clock PMS+ Vorgänge werden an QuickBooks Online übertragen:

• Folio abschließen: Wenn ein neues Dokument von den Typen, die Sie für die Übertragung ausgewählt haben, ausgestellt wird, wird es als neue Rechnung in QuickBooks Online;
• Korrekturfolio abschließen: Clock PMS+ verarbeitet zwei Arten von Korrekturfolios (positiv und negativ):
  • Positive Korrektur-Folios werden als neue Rechnungen übertragen.
  • Negative Korrektur-Folios werden als Gutschriften übertragen. Im Abschnitt Private Notiz der Gutschrift finden Sie Informationen über die gutgeschriebene Rechnung. Wenn der Wert des Korrektur-Folios gleich oder größer ist als der fällige Betrag der gutgeschriebenen Rechnung, wird die Gutschrift automatisch mit der gutgeschriebenen Rechnung in QuickBooks Online verknüpft.
• Folio stornieren: Wenn Sie ein Folio in Clock PMS+ stornieren, wird es auch in QuickBooks Online storniert. Wenn das stornierte Folio bereits bezahlt ist, wird auch die zugehörige Zahlung storniert. Bitte beachten Sie, dass VOID von der QuickBooks Online API nicht unterstützt wird und dass die Stornierung eines Folios mit negativer Korrektur manuell durchgeführt werden muss.
• Zahlung: Zahlungen werden erst nach Abschluss des entsprechenden Folios an QuickBooks Online übertragen. Die Zahlungen, die vor dem Folio-Abschluss gesammelt wurden, werden zusammen mit dem Folio exportiert, wenn es geschlossen wird. Alle Zahlungen, die in geschlossene Folios gebucht wurden, werden entsprechend mit der nächsten Export-Sitzung exportiert.
• Zahlung mit negativem Wert: Wenn Sie eine negative Zahlung für ein Folio registrieren, wird diese auch an QuickBooks Online übertragen. Da QuickBooks Online Zahlungen mit negativem Wert nicht unterstützt, werden sie als Ausgaben erstellt.
• Zahlungsstornierung: Aus verschiedenen Gründen kann es erforderlich sein, eine Zahlung in Clock PMS+ zu stornieren. Die Stornierung einer positiven Zahlung wird auch an QuickBooks Online übertragen. Wenn Sie sich entscheiden, die negative Zahlung zu stornieren, werden die zugehörigen in QuickBooks Online erstellten Ausgaben ebenfalls gelöscht.

Besonderheiten und Einschränkungen

Aufgrund der QuickBooks Online Besonderheiten gibt es einige Besonderheiten und Einschränkungen, die Sie bei der Nutzung der Schnittstelle berücksichtigen müssen:

• Jeder Kunde in QuickBooks Online kann nur eine Währung verwenden. Da Sie möglicherweise mehrere Währungen in Clock PMS+ haben und diese für jeden Ihrer Kunden verwenden, haben wir die folgende Logik für die Kundenerkennung und -erstellung in QuickBooks  Online - Vor der Übertragung von Kundendaten (Belege, Zahlungen) nach QuickBooks Online, prüfen wir zunächst, ob die Kundennummer und die verwendete Währung (z.B. Firma LTD/USD) vorhanden sind, und wenn ja, verwenden wir sie für die Übertragung. Wenn der Kunde nicht gefunden wird, legen wir einen neuen Kunden in QuickBooks Online an und verwenden ihn.
• Gutschrift VOID wird von der QuickBooks Online API nicht unterstützt und sollte manuell bearbeitet werden;
• Da die Zahlungen in QuickBooks Online in der Währung der Rechnung erfolgen müssen, müssen Sie nur Zahlungen in der Währung des Folios in Clock PMS+ registrieren;
• Zahlungen, die zwischen Folios in Clock PMS+ übertragen werden, werden nicht verarbeitet;
• Wenn Sie eine negative Zahlung in Clock PMS+, registrieren, erscheint sie als Ausgabe in QuickBooks Online.  Wenn Sie sich entscheiden, diese Zahlung zu stornieren, wird sie aus QuickBooks Online gelöscht, da Stornieren von Ausgaben nicht unterstützt wird.
• Wenn Sie Einzahlungsfolios in Clock PMS+, verwenden, werden die in den Einzahlungsfolios registrierten Zahlungen sowie der Abschluss des Einzahlungsfolios übertragen. Aufgrund von Strukturunterschieden in Clock PMS+ und QuickBooks Online werden Anzahlungen, die auf reguläre Folios übertragen werden, nicht behandelt und müssen manuell in QuickBooks Online abgeglichen werden!

• In einigen Fällen können Rundungsdifferenzen aufgrund von Neuberechnungen der Beträge auftreten, nachdem sie in QuickBooks Online exportiert wurden;
• Zahlungen, die vor dem Datum 'Exportieren von' auf ein Folio gebucht wurden, werden nicht an QuickBooks Online gesendet, nachdem das Folio geschlossen wurde.