Преди да пристъпите към настаняване на резервациите е нужно да им разпределите стаи. Clock PMS+ поддържа две опции: автоматично и ръчно разпределяне на стаи.
Автоматично разпределение
При автоматичното разпределение системата назначава номера на стаи за резервациите като се съобразява с типа стая, който е резервиран и стаята да бъде свободна за периода на резервацията. Ако в резервацията има избрани някакви предпочитани характеристики за стаята, системата избира тази, която в най-голяма степен покрива предпочитанията на клиента.
Ето как да разпределитe стаи за очакваните резервации през екрани “Пристигания”, “В хотела” и “Търсене на резервации”:
- За да извикате автоматичното разпределение за определена резервация, просто изберете бутон “Задай стая” (3) в нейния ред.
- Ако сте отворили резервацията за преглед, може да извикате автоматичното разпределение през бутон Функции->Задай стая.
- Ако сте отворили резервацията за редакция, използвайте бутон “Задай стая” в ред “Стая на пристигане”.
За да извикате функцията за повече резервации:
- Изберете бутон “Маркирай Няколко” (1), за да изведете функционалните бутони;
- Маркирайте резервациите, за които искате да разпределите стаи;
- Изберете бутон Стая->Задай стая (2).
Ръчно разпределение
При ръчното разпределение сами избирате стая за всяка от очакваните резервации. Ето и възможните опции:
- В екрани “Пристигания”, “В хотела” и “Търсене на резервации” използвайте бутон “...” (4) в реда на резервацията;
- Ако сте отворили резервацията за преглед, използвайте бутон Функции->Задай стая…
- В режим на редакция на резервацията, кликнете върху бутон “...” в ред “Стая на пристигане”.
Независимо от къде ще подходите, ще се зареди екран за избор на стая. Системата ще ви предложи само стаи от резервирания тип, които са свободни за периода на резервацията. Най-отгоре в списъка ще видите стаите, които в максимална степен отговарят на предпочитанията на клиента (отбелязани като характеристики на стаята в самата резервация).
Ако в екрана няма предложения, може да смените типа на търсената стая и да разпределите номер на друг вид помещение.
Важно: Ако изберете стая, чийто тип е различен от резервирания, това няма да промени цената на резервацията. Цената на всяка резервация се определя от избраната тарифа или заложената ръчна цена.
Премахване на разпределена стая
Може да премахнете разпределените стаи на очакваните резервации по следния начин:
- През екрани “Пристигания”, “В хотела” и “Търсене на резервации” кликнете върху последния бутон (5) в реда на резервацията и след това изберете бутон Стая->Премахни стаята (2).
- Функцията може да бъде приложена и за множество резервации. Чрез бутон “Маркирай Няколко” (1) превключете режима на работа. Селектирайте резервациите и изпълнете функцията по начина, описан в предходната точка.
- Ако сте заредили резервациите в екран “Резервации - Разширено търсене”, просто маркирайте желаните редове и изпълнете функцията през бутон Стая->Премахни стаята.
Деактивиране промяна на стаята
Clock PMS+ ви дава възможност след като разпределите стая за резервация, да я заключите, така че да не може да бъде променена с друг номер или премахната от резервацията.
- Използвайте някой от вече споменатите по-горе екрани за да заредите резервациите;
- Изберете бутон “Маркирай Няколко”, за да изведете функционалните бутони;
- Маркирайте желаните резервации и изберете бутон Стая->Задай “Деактивирай смяна на стаята” (2).
В екран “Пристигания” всички резервации, за които смяна на стаята е деактивирана, ще бъдат индикирани с изображение катинар пред номера на стаята.
За да отключите смяна на стаята за резервация:
- Следвайте обичайните стъпки за да заредите и маркирате желаните резервации;
- От реда с функционалните бутони изберете Стая->Премахни “Деактивирай смяна на стаята” (2).