Avant de procéder au check-in des réservations, il est nécessaire d'allouer des chambres à ces réservations. Clock PMS+ propose deux options : l'attribution automatique ou manuelle des chambres.
Attribution automatique des chambres
Avec l'attribution automatique des chambres, le système attribue des numéros de chambres aux réservations, en tenant compte du type de chambre réservé, ainsi que du fait que la chambre attribuée doit être libre pour la période de réservation. Si la réservation comporte des préférences concernant les caractéristiques de la chambre, le système sélectionne la chambre qui correspond le mieux aux préférences du client.
Voici comment attribuer des chambres aux réservations attendues via les écrans " Arrivées ", " À l'hôtel " et " Recherche de réservation " :
- Pour appeler l'attribution automatique pour une réservation donnée, il suffit de cliquer sur le bouton " Attribuer une chambre " (3) dans sa ligne.
- Si vous révisez une réservation, vous pouvez appeler l'attribution automatique via le bouton Fonctions->Attribution de chambre.
- Si vous modifiez une réservation, vous pouvez utiliser le bouton 'Attribuer une chambre' dans la ligne 'Chambre d'arrivée'.
Pour faire appel à la fonction pour plusieurs réservations :
- Cliquez sur le bouton " Sélectionner plusieurs " (1) pour accéder aux boutons fonctionnels suivants ;
- Sélectionnez les réservations auxquelles une chambre doit être attribuée ;
- Cliquez sur le bouton Chambre->attribuer une chambre (2).
Attribution manuelle
Avec l'attribution manuelle des chambres, vous pouvez sélectionner vous-même une chambre pour chacune des réservations attendues. Voici les options disponibles :
- Sur les écrans " Arrivées ", " À l'hôtel " et " Rechercher une réservation ", vous pouvez utiliser le bouton " ... " (4) dans la ligne de réservation ;
- Si vous révisez une réservation, utilisez le bouton Fonctions->Attribuer une chambre... ;
- En mode édition de la réservation, cliquez sur le bouton '...' dans la ligne 'Chambre d'arrivée'.
Quelle que soit l'approche que vous choisirez, un écran de sélection des chambres s'affichera. Le système vous proposera uniquement les chambres du type réservé qui sont disponibles pour la période de réservation. En haut de la liste, vous verrez les chambres qui correspondent le mieux aux préférences du client (spécifiées comme caractéristiques de la chambre dans la réservation elle-même).
Si aucune suggestion ne s'affiche à l'écran, vous pouvez modifier le type de chambre et attribuer un numéro de chambre d'un autre type.
Important: Si vous choisissez une chambre dont le type n'est pas le même que celui de la réservation, cela ne modifiera pas le prix de la réservation. Le prix de chaque réservation est déterminé par le tarif sélectionné et/ou le prix manuel défini.
Suppression d'une chambre attribuée
Vous pouvez supprimer les chambres attribuées à des réservations prévues de la manière suivante :
- À travers les écrans " Arrivées ", " À l'hôtel " et " Rechercher une réservation ", cliquez sur le dernier bouton (5) de la ligne de réservation, puis sélectionnez le bouton Chambre->Supprimer la chambre (2).
- La fonctionnalité peut également être appliquée à plusieurs réservations. Grâce au bouton " Sélectionner Plusieurs " (1), vous pouvez passer en mode de travail avec plusieurs réservations. Sélectionnez les réservations et effectuez la procédure décrite ci-dessus.
- Si vous avez chargé les réservations sur l'écran " Réservations - Recherche avancée ", il vous suffit de sélectionner les rangées souhaitées et d'effectuer l'opération via le bouton Chambre->Supprimer la chambre.
Désactiver le changement de chambre
Clock PMS+ vous permet de verrouiller une chambre après l'avoir attribuée à une réservation, afin que son numéro ne puisse pas être changé par un autre ou supprimé de la réservation.
- Vous pouvez utiliser l'un des écrans déjà mentionnés ci-dessus pour charger les réservations ;
- Cliquez sur le bouton " Sélectionner plusieurs " pour accéder aux boutons fonctionnels ;
- Sélectionnez les réservations souhaitées et cliquez sur le bouton Chambre->Définir 'Désactiver le changement de chambre' (2).
Sur l'écran 'Arrivées', toutes les réservations pour lesquelles le changement de chambre a été désactivé, seront indiquées par une icône de verrouillage devant le numéro de la chambre.
Pour déverrouiller le changement de chambre pour une réservation :
- Suivez les étapes habituelles pour charger et sélectionner les réservations souhaitées ;
- Dans la rangée des boutons fonctionnels, sélectionnez Chambre->Supprimer 'Désactiver le changement de chambre' (2).