Avant de procéder au check-in des réservations, il est nécessaire d'allouer des chambres à ces réservations. Clock PMS+ propose deux options : l'attribution automatique ou manuelle des chambres.
Attribution automatique des chambres
Avec l'attribution automatique des chambres, le système attribue des numéros de chambres aux réservations, en tenant compte du type de chambre réservé, ainsi que du fait que la chambre attribuée doit être libre pour la période de réservation. Si la réservation comporte des préférences concernant les caractéristiques de la chambre, le système sélectionne la chambre qui correspond le mieux aux préférences du client.
Voici comment attribuer des chambres aux réservations attendues via les écrans " Arrivées " et " À l'hôtel ":
- Pour appeler l'attribution automatique pour une réservation donnée, il suffit de cliquer sur le bouton " Attribuer une chambre " (1) dans sa ligne.
- Si vous révisez une réservation, vous pouvez appeler l'attribution automatique via le bouton Fonctions->Attribution de chambre.
- Si vous modifiez une réservation, vous pouvez utiliser le bouton 'Attribuer une chambre' dans la ligne 'Chambre d'arrivée'.
Pour faire appel à la fonction pour plusieurs réservations :
- Sélectionnez les réservations auxquelles une chambre doit être attribuée ;
- Cliquez sur le bouton ...->Chambre et sélectionnez l'une des deux fonctions « Attribuer une chambre “ ou ” Attribuer une chambre à partir d'un numéro » (3). La seconde option permet de sélectionner un numéro de chambre initial ou final à partir duquel le système attribue les chambres.
Attribution manuelle
Avec l'attribution manuelle des chambres, vous pouvez sélectionner vous-même une chambre pour chacune des réservations attendues. Voici les options disponibles :
- Sur les écrans " Arrivées " et " À l'hôtel ", vous pouvez utiliser le bouton " ... " (2) dans la ligne de réservation ;
- Si vous révisez une réservation, utilisez le bouton Fonctions->Attribuer une chambre... ;
- En mode édition de la réservation, cliquez sur le bouton '...' dans la ligne 'Chambre d'arrivée'.
Quelle que soit l'approche que vous choisirez, un écran de sélection des chambres s'affichera. Le système vous proposera uniquement les chambres du type réservé qui sont disponibles pour la période de réservation. En haut de la liste, vous verrez les chambres qui correspondent le mieux aux préférences du client (spécifiées comme caractéristiques de la chambre dans la réservation elle-même).
Si aucune suggestion ne s'affiche à l'écran, vous pouvez modifier le type de chambre et attribuer un numéro de chambre d'un autre type.
Important: Si vous choisissez une chambre dont le type n'est pas le même que celui de la réservation, cela ne modifiera pas le prix de la réservation. Le prix de chaque réservation est déterminé par le tarif sélectionné et/ou le prix manuel défini. Le système détecte une différence entre le type de chambre et le type auquel le tarif de réservation est appliqué et la marque comme un surclassement. Dans les écrans de recherche de réservation, ces surclassements sont signalés par une flèche vers le haut à côté du numéro de chambre.
Suppression d'une chambre attribuée
Vous pouvez supprimer les chambres attribuées à des réservations prévues de la manière suivante :
- Dans les écrans « Arrivée » et « A l'hôtel », cochez les réservations dont vous souhaitez supprimer les chambres ;
- Sélectionnez le bouton ...->Chambre->Supprimer la chambre (4).
Désactiver le changement de chambre
Clock PMS+ vous permet de verrouiller une chambre après l'avoir attribuée à une réservation, afin que son numéro ne puisse pas être changé par un autre ou supprimé de la réservation.
- Vous pouvez utiliser l'un des écrans déjà mentionnés ci-dessus pour charger les réservations ;
- Sélectionnez les réservations souhaitées et cliquez sur le bouton ...->Chambre->Définir 'Désactiver le changement de chambre' (5).
Sur l'écran 'Arrivées', toutes les réservations pour lesquelles le changement de chambre a été désactivé, seront indiquées par une icône de verrouillage devant le numéro de la chambre.
Pour déverrouiller le changement de chambre pour une réservation :
- Suivez les étapes habituelles pour charger et sélectionner les réservations souhaitées ;
- Sélectionnez ...->Chambre->Supprimer 'Désactiver le changement de chambre' (6).