Шаблони - Настройки

Предназначение

Мероприятието/Дейността ще бъде изключително полезен инструмент в ежедневните ви операции. Създавайки и използвайки шаблони, ще можете:

• Да пакетирате и ценово определяте различни резервации за зали за мероприятия и кетъринг услуги в един пакет. Това включва:
  • Резервации за зали за мероприятия и ресторанти - с техния времеви график, подредба по ваш избор, описания за персонала;
  • Начисления за дейностите - наем на зала, наемане на оборудване, рекламни материали, кафе паузи, обяди и много други;
• Използвайки шаблоните за мероприятия, можете да създавате множество резервации за зали и кетъринг услуги с едно кликване, както и да начислявате съответните услуги. 
• Шаблоните за мероприятия имат възможност да "търсят" налични зали и ресторанти и автоматично да ги разпределят.
• Използвайки шаблоните, ще спестите огромно количество време, тъй като няма да е необходимо ръчно да резервирате всяка дейност за всяко мероприятие, което създавате.
• Намаляване на грешките, които може да възникнат, ако вкарвате всяка дейност ръчно за всяко мероприятие.

Създаване на Шаблони

За да създадете вашите шаблони за мероприятия, отидете на Настройки-> Всички Настройки-> Мероприятия-> Шаблони за Мероприятия. Кликнете бутона "+", за да започнете създаването на вашия шаблон.

Ето какво можете да конфигурирате в даден шаблон:

• Име (1): въведете име на шаблона, за да го намирате лесно;
• Зала за мероприятия шаблони (2): ако шаблонът включва резервации за зали за мероприятия, кликнете върху "+", за да ги конфигурирате:
  • Тип дейност (3): Незадължително поле. Задайте тип дейност за тази резервация за зала.
  • От/Минути (4): Задължително. Въведете началния час и продължителността на резервацията за зала.
  • Зали за мероприятия (5): Незадължително. Изберете конкретна зала за мероприятия, в която ще се проведе дадената проява. Оставете полето празно, ако не използвате винаги същата зала за този тип проява. Когато е празно, системата автоматично ще разпредели резервацията към налична зала за мероприятия с капацитет, който може да побере броя на участниците при създаване на дейността чрез шаблона.

    Можете да изберете няколко зали за мероприятия, ако това е голяма резервация, която изисква използване на няколко зали за мероприятия или ако ще свържете две зали чрез премахване на плъзгащите стени между тях.

  • Подредба на зала (6): Незадължително. Изберете подредба на зала, която винаги се използва за тази дейност. Оставете празно, ако подредбата е гъвкава.

    След избора на подредба на залата: ако не сте добавили зала за мероприятия към шаблона, системата ще търси зала за мероприятия, която може да побере броя на участниците за този конкретен тип подредба на зала. Проверете Създаване на Зали за Мероприятия за повече информация.

    Ако сте избрали зала за дейността, чиято подредба не може да побере броя на участниците, ще се появи съобщение за грешка.

  • Описание / Описание за персонала (7): Незадължително. Въведете описание (видимо в офертите и другите документи за гости) и описание за персонала (видимо в работните листове) за тази дейност. Може да опишете, например, какво точно е включено, продължителността, какво оборудване се предоставя (за описание) и как да се настрои, до кога да бъде готово, какво да се подготви (за описание за персонала).
  • Добави шаблон за начисление (8): изберете тази опция, когато искате да добавите начисленията, свързани с тази дейност. Те ще бъдат автоматично регистрирани във фолиото на мероприятието, когато създадете дейността чрез шаблона. Натиснете го няколко пъти, за да добавите няколко начисления.
    • Начисление - шаблон (9): изберете шаблона за начисление, който искате да свържете с дейността. 
    • На гост (10): изберете дали този шаблон за начисление трябва да се изчислява на гост/участник в дадената проява.
    • Сума / валута (11): можете да зададете персонализирана цена за това начисление при използване чрез този шаблон за дейност. Оставете полето празно, ако трябва да се използва цената, зададена в шаблона за начисление. Незадължително.
    • Текст при отпечатване (12): задайте персонализиран текст при отпечатване за това начисление при употреба през този шаблон за дейност. Можете да зададете същия текст при отпечатване за всички начисления, което ще ви позволи лесно да ги пакетирате в един ред във фактурата за мероприятието. Разгледайте Начисляване на услуги и фактура за мероприятие за повече подробности.

Освен дейността за зала за мероприятия, нашият примерен пакет "Корпоративен тиймбилдинг" включва и две кетъринг дейности - сутрешна кафе пауза и обяд. Кликнете върху "Кетъринг шаблони", за да добавите резервациите за кетъринг.

Подредбата и информацията, която можете да въведете, са идентични на тези от резервациите за зали за мероприятия. Единствената разлика е, че вместо зали за мероприятия трябва да изберете "Ресторант", където се провежда мероприятието. Можете да зададете всяка локация, където може да се проведе кетъринг дейност (не е задължително да бъде ресторант, бар, бистро и т.н.). Проверете Създаване на Ресторанти (локации) за повече информация.