Modèles - configuration

Objectif

L'Evénement/Activité sera un outil extrêmement utile dans vos opérations quotidiennes. En créant et en utilisant des modèles, vous pourrez :

• Regrouper et fixer le prix de diverses réservations de salles de réunion et de services de restauration en une seule offre. Cela comprend : 
  • Les réservations de salles de réunion et de restaurants - avec leurs horaires, le style de mise en place optionnel, les descriptions pour le personnel.
  • Les frais liés aux activités - location de la salle de réunion, location d'équipement, matériel publicitaire, pauses café, déjeuners et bien plus encore.
• Grâce aux modèles d'événements, vous pouvez créer plusieurs réservations de salles et de restaurants en un seul clic, et facturer les services correspondants. 
• Les modèles d'événements ont la capacité de "rechercher" les salles et les restaurants disponibles et de les attribuer automatiquement.
• En utilisant les modèles, vous gagnerez énormément de temps car vous n'aurez pas à saisir manuellement chaque activité pour chaque événement que vous créez
• Réduisez les erreurs qui pourraient se produire si vous aviez saisi manuellement chaque activité pour chaque événement.

Créer des modèles

Pour créer vos modèles d'événements, allez dans Paramètres-> Tous les paramètres-> MICE-> Modèles d'événements. Cliquez sur le bouton "+" pour commencer à créer votre modèle.

Voici ce que vous pouvez configurer dans un modèle :

• Nom (1) : saisissez un nom pour le modèle afin de pouvoir le retrouver facilement.
• Modèles de salle de réunion (2) :si le modèle implique des réservations de salles de réunion, cliquez sur le "+" pour pouvoir les configurer :
  • Type d'activité (3) : Champ optionnel. Attribuez un type d'activité à cette réservation de salle de réunion.
  • A partir de/Minutes (4) : Obligatoire. Saisissez l'heure de début et la durée de la réservation de la salle de réunion.
  • Salles de réunion (5) : Optionnel. Sélectionnez une salle de réunion spécifique dans laquelle cette activité a lieu. Laissez vide si vous n'utilisez pas toujours la même salle de réunion pour ce type d'activité.

    Si le champ est vide, le système attribuera automatiquement la réservation à une salle de réunion disponible pouvant accueillir le nombre de participants lors de la création de l'activité à l'aide du modèle.

    Vous pouvez sélectionner plusieurs salles de réunion s'il s'agit d'un grand groupe nécessitant l'utilisation de plusieurs salles de réunion ou si vous souhaitez relier deux salles en supprimant les cloisons coulissantes qui les séparent.

  • Style mise en place de l'activité (6): Optionnel. Sélectionnez le style de mise en place qui est toujours utilisé pour cette activité. Laisser vide si la mise en place est flexible

    Si vous n'avez pas ajouté de salle de réunion au modèle, le système recherchera une salle de réunion pouvant accueillir le nombre de PAX pour ce style de mise en place spécifique. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Création de salles de réunion.

    Si vous avez sélectionné une salle de réunion pour l'activité dont le style de mise en place ne peut s'adapter au nombre de participants, un message d'erreur s'affichera.

  • Description / Description pour le personnel (7) :  Optionnel. Saisissez une description (visible dans les offres et autres documents destinés aux clients) et une description pour le personnel (visible dans les fiches de fonction) pour cette activité. Vous pouvez décrire, par exemple, ce qui est inclus exactement, la durée, l'équipement fourni (pour la description) et comment l'installer, à quelle heure il faut être prêt, ce qu'il faut préparer (pour la description du personnel).
  • Ajouter un modèle de facturation (8) : sélectionnez cette option lorsque vous souhaitez ajouter les frais associés à cette activité. Ils seront automatiquement enregistrés dans le folio de l'événement lorsque vous créerez l'activité à l'aide du modèle. Appuyez plusieurs fois sur cette touche pour ajouter plusieurs frais
    • Modèle de facturation (9): sélectionnez le modèle de facturation que vous souhaitez associer à l'activité.
    • Par client (10): sélectionnez si ce modèle de facturation doit être calculé par client/Pax participant à l'activité.
    • Montant / devise (11): vous pouvez définir un prix personnalisé pour ces frais lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre de ce modèle d'activité. Laissez un blanc si le prix défini dans le modèle de frais doit être utilisé. Optionnel.
    • Texte d'impression (12): Définissez un texte d'impression personnalisé pour ces frais lorsqu'ils sont utilisés dans le cadre de ce modèle d'activité. Vous pouvez définir le même texte d'impression pour tous les frais, ce qui vous permettra de les combiner facilement sur une seule ligne dans la facture de l'événement. Pour plus de détails, consultez la rubrique Comptabilisation des frais et la facture de l'événement.

Outre l'activité en salle de réunion, notre exemple de forfait « Corporate team building » comprend également 2 activités de restauration - une pause café le matin et un déjeuner. Cliquez sur « Modèles de restauration » pour ajouter les réservations de restauration.

Le style de mise en place et les informations que vous pouvez saisir sont identiques à ceux des réservations de salles de réunion. La seule différence est qu'au lieu de salles de réunion, vous devez sélectionner un « restaurant » où l'événement aura lieu. Vous pouvez créer n'importe quel lieu où une activité de restauration peut être organisée (pas seulement un restaurant, un bar, une brasserie, etc.). Pour plus d'informations, consultez la rubrique Création de restaurants (lieux).