Aperçu, impression et envoi des folios

Maintenant que vous avez vu les folios et appris à travailler avec eux, nous allons examiner les options de prévisualisation et d'impression. Clock PMS+ offre un large éventail d'affichages d'impression, que le folio soit ouvert ou fermé.

Aperçu avant impression

Pour sélectionner le mode d'aperçu du folio, procédez comme suit:

• Ouvrez le folio et cliquez sur le bouton de l'icône de l'imprimante;
• Un aperçu d'impression du folio s’affichera en fonction de la configuration standard définie dans les Impression de folio - valeurs par défaut;
• Le bouton avec l'icône de l'œil vert vous permet de changer la vue du folio, car vous avez les options suivantes:
  • Pour sélectionner la langue d'impression (1) - dans la liste, il vous sera proposé toutes les langues ajoutées à Langues;

    Remarque: par défaut, l'affichage de l'impression du folio de réservation sera généré dans la langue sélectionnée dans le profil du client principal de la réservation. Si aucune langue n'est sélectionnée dans le profil client ou si aucune langue n'a été ajoutée dans les traductions, le folio sera affiché dans la langue par défaut sélectionnée dans Langues.

  • Charge Details (2) - vous pouvez modifier la vue de l'impression du folio. Sélectionnez l'option correspondante et vous verrez la vue du folio. Pour plus de détails sur toutes les vues, voir
    Impressions de folio et Options de regroupement des modèles de facturation;
  • Template (3) - vous pouvez ici choisir un modèle de vue de folio personnalisé (s'il est déjà configuré);
  • Guest List (5) - un complément à l'impression du folio fournissant une liste des clients liés à un folio donné. Elle comprend les clients de toutes les réservations ayant au moins une charge dans le folio. Chaque client est représenté par son nom, son séjour et sa chambre d'enregistrement.

• Pour imprimer le formulaire chargé à l'écran, il suffit de cliquer sur le bouton d'impression dans l'angle supérieur droit.

Folio à une seule ligne

Outre les différents affichages du folio au niveau des détails, nous avons également prévu l'option d'imprimer le folio dans un affichage entièrement compact - une seule ligne. Cette option vous permet d'ajouter vous-même le texte qui sera utilisé pour résumer tous les services. Le texte sert de description des frais dans le formulaire d'impression. Vous pouvez l'ajouter ou le corriger, que le folio soit encore ouvert ou déjà fermé. Voir plus de détails sur Folio à une seule ligne.

Si un texte de synthèse est déjà ajouté, mais que vous souhaitez à nouveau utiliser certains des affichages détaillés, il suffit de supprimer le texte de la même manière que vous l'avez ajouté.

Impression de plusieurs folios

Outre l'impression de chaque folio individuellement, vous pouvez imprimer plusieurs folios à la fois. Nous avons prévu deux options à cet effet:

Impression de folios en masse

Cette option est applicable à une liste de réservations. Vous pouvez sélectionner les réservations à travers l'un des écrans familiers tels que Arrivées, Départs, A l'hôtel, Recherche de réservation et Réservations - Recherche avancée. Suivez les étapes suivantes:

• Après avoir chargé les réservations sur l'écran respectif, cliquez sur le bouton " Sélectionner plusieurs " (non applicable à l'écran Réservations - Recherche avancée);
• Sélectionnez les lignes des réservations;
• Cliquez sur le bouton Folios->Prévisualisation du folio du client.

Un format pour l'impression de tous les folios (ouverts et fermés) des réservations sélectionnées sera généré.

Impression en masse des folios fermés

Nous avons prévu une option permettant d'imprimer facilement tous les folios fermés au cours d'une certaine période. Suivez les étapes suivantes:

• Dans la barre de navigation, sélectionnez Rapports->Tous les rapports;
• Dans le groupe " Finances et statistiques ", sélectionnez le rapport " Folios fermés en format d'impression ";
• Saisissez la période au cours de laquelle les folios ont été fermés et générez le rapport;

Envoi de folio par e-mail

Lors de l'envoi d'un folio par e-mail, veuillez noter que le client reçoit un lien vers le folio, l'affichage à charger est déterminé de la manière suivante:

• Folio ouvert - le client verra le mode d'affichage sélectionné en dernier lors de la consultation du folio;
• Folio fermé - le client verra le mode d'affichage sélectionné lors de la fermeture du folio;

Voici comment envoyer l'email:

• Ouvrez le folio et sélectionner le bouton de l'icône "enveloppe;
• Choisissez la langue (6) de l'e-mail, sélectionnez le modèle (7) prévu pour l'envoi du folio et cliquez sur le bouton "Suivant" (8).
• À l'étape suivante confirmez le destinataire de l'email (9). Le système vous proposera automatiquement de choisir entre l'email de la personne de contact/du client principal de la réservation et celui de la mention Facturer à du folio. Vous avez également la possibilité de saisir un autre email de votre choix;
• Confirmez l'envoi de l'email en cliquant sur le bouton " Envoyer " (10).