Контрол на профилните полета
За да създадете, редактирате и управлявате полетата за вашите гости, моля, отидете на меню Настройки ->Всички настройки->Профил на гости->Профил на гост - полета.
Задайте полета за профил на гост
В рамките на този раздел може да прегледате съществуващите понастоящем полета за профили на гости. Има няколко системни полета, които не могат да бъдат изтрити. Те са отбелязани като заключени в списъка.
Имате пълната свобода да създадете ваши собствени профилни полета за вашите нужди и да записвате информация, за която не съществува профилно поле по подразбиране.
Създаване на ново профилно поле
За да добавите ново поле, натиснете бутона "+", в горния десен ъгъл. Ще се появи следния прозорец:
Име на поле (1): Въведете име на поле. Това име е само за вътрешна употреба. Можете да преведете и промените името на полето от раздел "Общи преводи". Позволените символи са: a-z, '_', 0-9 (но не и първият символ). Пример: 'phone_number_2'.
Тип поле (2): Има няколко типа полета, от които да избирате:
- String: Полето позволява въвеждането на текст или цифрова информация до 255 символа. Освен това може да бъде зададен списък със стойности, от който да избирате вместо да въвеждате данни всеки път.
- Text: Полето позволява въвеждането на текст или цифрова информация. Освен това може да бъде зададен списък със стойности, от който да избирате вместо да въвеждате данни всеки път.
- Numeric: Това поле е само за въвеждане на цифрови стойности. Тук също така може да дефинирате списък от позволени стойности, от които да ги избирате вместо да ги въвеждате всеки път.
- Data: Полето е за дати, като системата ще отвори календар, от който да изберете дата.
- Phone: Полето е за телефонни номера, като техният формат се проверява от системата.
- Email: Полето е за имейл адреси, като техният формат се проверява от системата.
- Country: Поле със списък за избор на държава.
- Language: Поле със списък от езици на абонаментите.
Криптирано (3): Всяко от полетата за профилите на гости също така може да бъде криптирано. С други думи:
- Криптирано: Ако местното законодателство (например GDPR) изисква специален достъп до данните от някое поле, може да изберете да направите това поле криптирано. В този случай достъпът до него ще зависи от специално право: Достъп до лични данни. Недостатък на криптираните полета е, че не могат да се използват в справките за маркетингова сегментация. Примери за криптирани полета: имена на госта, телефон, имейл, адрес, номер на паспорт, дата на раждане и други лични данни.
- Некриптирани полета: Достъпът до некриптираните полета е по-лесен и може да бъде използван в справките за маркетингова сегментация. Примери за подобни полета: държава, ниво на програмата за клиентска лоялност, тип гост, маркетингов източник и друга допълнителна информация.
Важно (4): Ако вашето местно законодателство (например полицейски регистри) ви задължава да събирате определени данни за вашите гости (например номер на паспорта, дата на раждане и т.н.), може да направите съответните полета Важно. Това ще ви даде допълнителна възможност да следите дали тези важни полета са попълнени от гостите. По този начин резервацията може да бъде създадена първоначално само с данни за контакт, а останалата информация да бъде събрана на по-късен етап: при самонастаняването или при настаняването през рецепция.
Опцията "Важно" също така ви позволява лесно да проверите и прегледате дали всички необходими данни са въведени. В списъка с пристигания или самата резервация има иконка, обозначаваща резервациите с липсващи важни данни. В регистъра има филтър за показване на всички гости с липсващи важни данни.
Списък със стойности (5): Може да зададете списък с предварително зададени стойности. Моля, вижте по-долу за повече информация.
Списъци със стойности
Целта на Списъка със стойности в профилно поле е да спести време и се предотвратят грешки при попълването му. Списъците със стойности могат да бъдат особено полезни за обекти, които трябва да отчитат информацията за гостите на местните власти, а също така и да предоставят информацията в точен формат, определен от властите.
Пример: Местната власт е определила, че когато отчитаме информацията относно тип документ на госта, то той трябва да бъде отчитан като: "ICA" (лична карта); "PAS" (паспорт); "DRL" (шофьорска книжка). Стойностите ICA, PAS, DLR могат да бъдат предварително зададени в списъка със стойности, така че персоналът ви да може да ги избира от падащо меню вместо да ги въвежда в празно поле (по-бавно и водещо до грешки).
Друга честа употреба на списъка със стойности е свързан с полето "Ниво", който се отнася до етикет, прикрепен към профила на госта. Посредством това поле може да отбележите профил на гост с определен "етикет", който ще се показва всеки път, когато изберете профила в резервация и ще бъде видим в самия профил:
За да създадете списъци със стойности, отидете на меню Настройки ->Всички настройки->Профил на гости->Профил на гост - полета->изберете "Редактиране" на полето, за което искате да добавите списък със стойности и добавете информацията в кутийката за списъка със стойности:
Когато въвеждате стойностите, моля, следвайте структурата, представена в обяснителния текст, а именно:
Стойност(записана в базата данни): Стойност(видима за потребителите)
Стойността, записана в базата данни ще бъде тази, която се използва за експорти за местните власти и други подобни. И двете стойности (тези от базата данни и тези за потребителите) могат да бъдат еднакви - Passport: Passport - ако няма специално изискване за формата на стойностите за базата данни.