Mit Clock können Buchungsbestätigungs-E-Mails mit nur wenigen Klicks auf Basis einer vorkonfigurierten E-Mail-Vorlage erstellt und versendet werden. Alle Buchungsinformationen in diesen E-Mails werden entweder im Voraus festgelegt oder automatisch aus den jeweiligen Buchungen im System abgerufen.
Abschnitte der Bestätigungs-E-Mails
Zur besseren Übersicht haben wir die Bestätigungs-E-Mail in 17 Abschnitte unterteilt, um zu zeigen, wie Clock für jede Buchung im System eine Bestätigungs-E-Mail erstellt:
Wichtig: Sie können die Bestätigungs-E-Mail in verschiedenen Sprachen erstellen. Um in der Vorlage Inhalte für jede Sprache bereitzustellen, müssen Sie die folgenden Einstellungen im Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen für jede Sprache, die Sie hinzugefügt oder verwendet haben, vornehmen.
- Seitenkopfzeile (1) –Ein Text hier kann auf allen Ihren Buchungsbestätigungs-E-Mails erscheinen, wenn er vorab konfiguriert wurde:
- Gehen Sie zu Einstellungen->Alle Einstellungen-> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen-> klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite';
- Geben Sie den gewünschten Text im Feld 'Seitenkopfzeile' ein;
- Gastname (2) – Der Name hier wird automatisch von Clock mit dem Namen des Gastes aus der entsprechenden Buchung ausgefüllt.
- Text der Bestätigungs-E-Mail (3)– Dies ist ein Einleitungstext, der die Buchungsdetails begleitet. Um ihn vorab zu konfigurieren:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite';
- Geben Sie den gewünschten Text im Feld 'Text der Bestätigungs-E-Mail' ein;
- Speichern;
- Link zum MyBooking-Portal (Self-Service-Portal) (4) – Dieser Link erscheint in Ihren Buchungsbestätigungs-E-Mails, wenn das MyBooking-Portal (Self-Service-Portal)-Zusatzmodul installiert ist.
- Hotel-Logo (5) - Um Ihr Hotel-Logo in den Buchungsbestätigungs-E-Mails anzuzeigen, sehen Sie hier nach: Logo.
- Hotel-Kontaktdaten (6)– Die Hotel-Kontaktdaten, die in diesem Abschnitt angezeigt werden, können durch den folgenden Schritt eingegeben werden:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite';
- Geben Sie im Feld 'Seite – Hotel-Kontaktbezeichnung' die gewünschten Hotel-Kontaktdaten (Telefonnummer, Adresse usw.) ein;
- Bestätigungsnummer (7)– Die Bestätigungsnummer entspricht der Buchungsnummer im System.
Hotelname (8) – Der Hotelname in diesem Abschnitt ist der, der im Feld 'Hotelname' unter Einstellungen -> Alle Einstellungen -> 'Konto-Info' eingestellt ist.
Buchungsdetails (9) – Diese Buchungsdetails werden aus den entsprechenden Informationen abgerufen, die für jede Buchung im System gespeichert sind.
Garantieoption (10) – Damit dieser Abschnitt in der Buchungsbestätigungs-E-Mail erscheint, muss eine Garantieoption für die Buchung ausgewählt worden sein.
Erforderliche Anzahlung (11) – Der Betrag, der in diesem Abschnitt angezeigt wird, wird automatisch gemäß den Einstellungen für die entsprechende Garantieoption berechnet.
Zu bezahlen (12) – Dies ist der ausstehende Betrag der erforderlichen Anzahlung, der noch bezahlt werden muss.
Gesamtpreis der Buchung (13) – Clock berechnet den Betrag in diesem Abschnitt basierend auf den Zimmer- und anderen anwendbaren Gebühren für die Buchung.
Lagekarte (14) – Die Karte Ihrer Unterkunft, die unter Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Standorte als 'Hotelkarte' ausgewählt ist, oder die Karte, die für der gebuchten Zimmerkategorie/ das gebuchte Zimmer ausgewählt wurde. Weitere Informationen zu Standorten finden Sie HIER.
Garantieoption Titel und Beschreibung (15) – Wenn eine Garantieoption in der Buchungsmaske-/dem Bearbeitungsbildschirm ausgewählt wird, können der Titel und die Beschreibung der Garantieoption in der Buchungsbestätigungs-E-Mail erscheinen:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Garantieoption Beschreibung/Übersetzung';
- Geben Sie die angezeigten Namen und Beschreibungen Ihrer Garantieoptionen in den entsprechenden Feldern ein;
- Speichern;
- Hotelrichtlinie (16) – Befolgen Sie die folgenden Schritte, um die Hotelrichtlinie auf allen Ihren Buchungsbestätigungs-E-Mails anzeigen zu lassen:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung – Hotelrichtlinie';
- Geben Sie den Titel und die Beschreibung Ihrer Hotelrichtlinie in die entsprechenden Felder ein;
- Speichern;
Seitenfußzeile (17) – Wie im Abschnitt Seitenkopfzeile kann auch hier ein Text auf allen Ihren Buchungsbestätigungs-E-Mails erscheinen, wenn er vorab konfiguriert wurde:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite';
- Geben Sie den gewünschten Text im Feld 'Seitenfußzeile' ein;
- Speichern;
- Betreff der Bestätigungs-E-Mail – Mit Clock kann der Betreff aller Buchungsbestätigungs-E-Mails im Voraus festgelegt werden, wie folgt:
- Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Inhalt -> Allgemeine Übersetzungen und klicken Sie auf 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite';
- Geben Sie im Feld 'Betreff der Bestätigungs-E-Mail' den Text ein, der als Betreff Ihrer Bestätigungs-E-Mails verwendet werden soll;
- Speichern.