Import von Gästen / Zimmerlisten

Funktionsumfang

Für dieses Modul haben wir einen innovativen und einzigartigen Ansatz gewählt, um ein leistungsstarkes Tool bereitzustellen, das dem Hotel hilft, Gruppen jeder Größe einfach zu verarbeiten. Es handelt sich nicht nur um einen Import aus einer strukturierten Datei. Es handelt sich um einen interaktiven Assistenten, der den gesamten Prozess von der Verarbeitung der vom Gruppenorganisator erhaltenen Daten bis zur Erstellung von Buchungen abdeckt.

Hier ist eine Zusammenfassung der Funktionen:

• Arbeitet mit allen Eingabeformaten: pdf, doc, txt, xls, E-Mail, etc. - alles, von dem Sie Text kopieren können;
• In Echtzeit zeigt das System, wie es "versteht" die Verteilung der Gäste nach Zimmern, auch während Sie die Eingabedaten bearbeiten;
• Speichert die ursprünglichen Beschreibungen aus der Gästeliste als Notizen, damit Sie sie in den folgenden Schritten verwenden können;
• Arbeitet mit einer unterschiedlichen Anzahl von Gastnamen, abhängig von den Eingabedaten;
• Kann Gasttitel erkennen;
• Sie können angeben ob die Gäste Erwachsene oder Kinder sind, sowie das Alter der Kinder;
• Kann die Referenznummer und Datum jeder Buchung verstehen;
• Überträgt automatisch Informationen von der Firma, dem Event und dem Block, so dass Sie diese nicht manuell ausfüllen müssen;
• Bietet Echtzeitinformationen über die verbleibenden blockierten Zimmer, während Sie die Zimmer auf die Blöcke verteilen.
• Ermöglicht es Ihnen, alle Felder vor dem Import zu bearbeiten;
• Ermöglicht das Zwischenspeichern und -lesen in/aus einer an das Event angehängten Datei vor dem endgültigen Import.

Arbeiten mit dem "Gäste / Zimmerliste Import" Modul

Die Funktionalität für den Import von Zimmerlisten ist so konzipiert, dass sie einerseits als eigenständige Funktion funktioniert und andererseits in Kombination mit dem MICE-Modul den Prozess der Erstellung von Buchungen auf der Grundlage von Listen mit Gastnamen vereinfacht. Die Bearbeitung einer Gäste / Zimmerliste erfolgt in drei Schritten:

1. Vorbereitung des Textes der Gäste-/Zimmerliste, so dass dieser nach Zimmern aufgeteilt ist.
2. Verteilung der Zimmer nach Blocks (falls vorhanden).
3. Abschließen der verbleibenden Eingabefelder für Buchungen, Überprüfen und Speichern der Buchungen.

Vorbereitung des Textes der Gäste-/Zimmerliste.

Öffnen Sie die neue Importmaske. Wenn die Gästeliste mit einem bestimmten Event verknüpft ist, klicken Sie auf die Schaltfläche Gäste / Zimmerliste - Import in dessen Abschnitt Blocks oder rufen Sie die Funktion für eine eigenständige Gästeliste über die Hauptnavigation auf - Abschnitt Buchungen.

Der Einstieg ist einfach. Öffnen Sie die Datei mit der Gäste-/Zimmerliste, die Sie von Ihrem Partner erhalten haben, kopieren Sie ihren Inhalt und fügen Sie ihn in das Feld auf der linken Seite (1) ein.

In Echtzeit werden Sie im rechten Teil (2) sehen, wie das System die Datei "verstanden" hat. 

Befolgen Sie ein paar einfache Regeln, um die Gäste auf die Zimmer zu verteilen und dem System zu ermöglichen, so viele Informationen wie möglich zu extrahieren, ohne dass eine manuelle Eingabe erforderlich ist:

• Kopieren Sie den gewünschten Text aus Ihrer Zimmerliste und fügen Sie ihn ein. Alle Formate werden unterstützt (E-Mail, pdf, xls, doc, jpg, txt, andere).
• Wählen Sie das Namensformat, und ob die eingegebene Liste Titel enthält.
• Setzen Sie die Namen der Gäste an den Anfang der Zeile.
• Komplexe Namen, die aus mehreren Teilen bestehen, sollten mit "_" verbunden werden, was nach dem Import automatisch entfernt wird. Beispiel: "Adria van der Berg" > "Adria van_der_Berg".
• Der nach den Gastnamen eingegebene Text wird als Notiz verwendet.
• Um die Gäste nach Zimmern zu trennen, verwende eine Leerzeile.
• '@' am Anfang der Zeile kennzeichnet den Gast als Kind, und die Zahl gibt das Kinder'alter an (@, @2, @10). Um eine schnelle Änderung vorzunehmen und den Gast als Erwachsenen zu kennzeichnen, klicken Sie auf die rote Schaltfläche 'Erwachsener'.
• '-' am Anfang der Zeile markiert den Text als Notizen und überträgt ihn auf die weiteren Schritte.
• Um die Referenznummer und Datum zu extrahieren, setzen Sie '#' vor die Buchungsnummer und '/' vor das Datum. (#BO23-12345/01.01.2024)

Um die Vorbereitung der Zimmer zusätzlich zu erleichtern, haben wir einige Schnellfunktionen hinzugefügt - die Schaltflächen über dem Editor auf der linken Seite.

• Wählen Sie, welche Gästedaten Sie haben - Titel und die Anzahl und Geordnetheit der Namen (3);
• Schaltfläche zum schnellen Entfernen von Leerzeilen (4) im gesamten Text;
• Button zum schnellen Splitten der ausgewählten Zeilen auf einen Gast pro Zimmer (5);
• Schaltfläche zum schnellen Aufteilen der markierten Zeilen auf zwei Gäste pro Zimmer (6);
• Schaltfläche zum schnellen Zusammenführen markierter Namen (7), wenn sie aus mehreren Wörtern "von der Leyen" -> "von_der_Leyen" bestehen.

Alle hier angegebenen oder fehlenden Daten können im letzten Schritt ergänzt werden. Wenn Sie die Bearbeitung der Liste und die Zuordnung der Gäste zu den Zimmern abgeschlossen haben, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.

Verteilung der Zimmer nach Blocks

In diesem Schritt definieren Sie die Firma, Agent, Event (8) und Blocks (9), auf die sich die Buchungen beziehen. Wenn Sie den Prozess von einem bestimmten Event aus gestartet haben, sind diese Daten bereits ausgefüllt.>

Wenn das Event über Blocks verfügt, können Sie auswählen, welche Zimmer zu welchem Block gehören. Um dies zu tun, wählen Sie die Zimmer aus der Liste auf der linken Seite aus und klicken dann auf den Block , mit dem Sie sie verknüpfen möchten.

Während Sie die Blöcke verteilen, sehen Sie für jeden Block die Anzahl der verbleibenden blockierten Zimmer, die abnimmt, wenn Sie die Zimmer mit den Blöcken verknüpfen. Diese Zahlen sind aggregiert und zeigen die Mindestanzahl der Zimmer im Block für den gesamten Zeitraum an. In bestimmten Situationen sind diese aggregierten Zahlen möglicherweise nicht genau genug - zum Beispiel, wenn Sie mehrere aufeinanderfolgende Zeiträume buchen, in denen sich die Zimmer nicht überschneiden. In solchen Situationen können Sie die detaillierte Ansicht des Block Pickup Berichts, verwenden, zu dem wir einen Quicklink hinzugefügt haben.

Das System füllt automatisch die folgenden Felder für zukünftige Buchungen aus, je nachdem, was Sie ausgewählt haben.

• Zeitraum - aus dem Event;
• Zimmerkategorie - aus dem Block;
• Rate und Manueller Preis - aus dem Block;
• Garantierichtlinie und Verpflegung - aus der Rate des Blocks;
• Farbe, Kundenkostenstelle und Marketingsegmente - aus dem Event.
• Übertragungsfolio - aus dem Event, wenn "Standardfolio Übertragen" ausgewählt ist.

Abschließende Eingabefelder für Buchungen und Vorschau

In diesem letzten Schritt haben Sie die Möglichkeit, alle Buchungen, die erstellt werden, zu überprüfen. Sie können auch alle automatisch ausgefüllten Daten ändern oder neue Daten hinzufügen.

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In der Buchungstabelle werden Sie in der Kopfzeile feststellen, dass es für bestimmte Spalten eine Bearbeitungsschaltfläche (10) gibt. Wenn Sie diese auswählen, können Sie die Daten für die Gäste oder die Buchung direkt in der Tabelle eingeben.

Sie können auch den Massenbearbeitungsbildschirm verwenden:

•  Markieren Sie in der Tabelle die Zeilen, deren Daten Sie aktualisieren möchten, und klicken Sie auf die Bearbeitungsschaltfläche (11) oben links.
• Füllen Sie im Bearbeitungsformular die Felder aus, die Sie aktualisieren möchten, und speichern Sie. Um den Inhalt bereits ausgefüllter Felder zu löschen, wählen Sie die Schaltfläche Löschsymbol (14) rechts neben dem Feld.
• Um die Änderungen zu übernehmen, bestätigen Sie mit der Schaltfläche "Aktualisieren".

Hier sind einige interessante Funktionen, die Sie verwenden können:

• Neben Buchungen für Zimmer können Sie auch Buchungen für Gäste ohne Aufenthalt im Hotel anlegen - wählen Sie dazu im Bearbeitungsformular die Checkbox "Erforderliche Zimmer Ressource" (12) auf 'Nein'.
• Sie können den Import von bestimmten Zimmern verhindern, wenn Sie entscheiden, dass für diese keine Buchungen erstellt werden sollen - wählen Sie das Feld "Import anhalten" (15) auf 'Ja'
• Und schließlich noch eine weitere interessante Funktion - "Beim Check-in aufteilen" (13). Wir wissen, dass Sie in vielen Situationen die "Teilen" Funktion eines Zimmers nutzen müssen, bei der zwei Buchungen in einem Zimmer untergebracht werden. Wir haben eine neue Funktion hinzugefügt, die es Ihnen ermöglicht, die Zimmer zu markieren, in denen Vorauszahlungen erfolgen sollen. 

Zwischenspeicherung einer Zimmerliste

Wenn Sie eine sehr lange Namensliste bearbeiten und die Vorbereitung für den Import mehr Zeit in Anspruch nimmt, haben Sie im letzten Schritt die Möglichkeit, die Zimmerliste bis zu dem Punkt zu speichern, an dem Sie sie bearbeitet haben, so dass Sie später an der gleichen Stelle fortfahren können. Diese Option ist verfügbar, wenn der Import von einem bestimmten Event aus gestartet wird.

•  Um die aktuelle Liste zu speichern, verwenden Sie die Schaltfläche "Speichern als" (16). Das System schlägt einen Dateinamen vor, der das Datum und die Uhrzeit des Speicherns enthält. Bestätigen Sie einfach, und die Liste wird als Anhang zum Event gespeichert.
• Um die gespeicherte Zimmerliste zu laden,  öffnen Sie den "Gäste / Zimmerliste Import" Bildschirm über das Event, fahren Sie mit Schritt 3 fort und wählen Sie die  "Laden. Wählen Sie die Datei aus der Liste aus und bestätigen Sie.

Importieren einer Zimmerliste

Wenn Sie alle erforderlichen Daten für die Buchungen eingegeben haben, können Sie den Import durchführen. Wählen Sie die Schaltfläche "Import" in der oberen rechten Ecke und bestätigen Sie, um den Vorgang zu starten.

Sie können in Echtzeit sehen, wie die Bearbeitung der Zimmerliste und die Erstellung der Buchungen gereinigt wird. Das System erstellt Buchungen für alle Zimmer, für die die erforderlichen Daten ausgefüllt wurden. Eventuell auftretende Importfehler werden auf dem Bildschirm angezeigt. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, zeigt das System eine Statistik über die Anzahl der bearbeiteten Zimmer, der angelegten Buchungen und der aufgetretenen Fehler an. Über die Schaltfläche "Im erweiterten Suchmodus öffnen" (18),  können Sie auf die Liste der neu erstellten Buchungen zugreifen.