La page Evénement est votre guichet unique pour tout ce qui concerne les évènements. Les réservations de salles de réunion, les blocs, les activités de restauration ne peuvent être créés sans avoir au préalable une page Evénement. Voyez ci-dessous comment créer un évènement et quelles informations vous pouvez saisir.
Création d'un évènement
Pour créer un évènement, naviguez dans le menu Event > New Event. La page suivante s'ouvrira et vous pourrez y entrer les détails.
- PAX (1) - entrer le nombre de personnes participant à l'évènement. Vous pouvez activer le curseur au cas où il y aurait un nombre différent de personnes participant aux différentes activités. Par activités, vous devrez entrer le nombre de PAX pour chaque activité lors de sa création.
- Nom (2) - saisissez le nom de l'évènement. Nécessaire et visible dans les fonctionnalités destinées aux invités.
- Société (3) - sélectionnez un profil de société organisant l'évènement. Champ obligatoire.
- Agent (4) - sélectionnez un profil de société agissant en tant qu'agent.
- Personne de contact (5) - tous les profils ajoutés en tant que 'Personne de contact' aux profils de la Société et/ou de l'Agence seront suggérés en tant que personne de contact pour l'évènement. En outre, vous pouvez rechercher et sélectionner tout autre profil existant dans la base de données ou créer un tout nouveau profil. La personne de contact pour l'évènement sera automatiquement ajoutée à la liste des personnes de contact du profil de la société (si ce n'est pas déjà le cas).
- Statut de garantie (6) - sélectionnez le statut de garantie de l'évènement. Vous avez le choix entre 4 statuts :
- Allotement - s'applique généralement lorsque vous utilisez un événement dans le but de gérer des accords d'allotissement avec une société ou un tour opérateur par le biais de blocs de chambres. Très souvent, ces accords ne sont pas respectés. Par conséquent, les blocks d'un événement « Allotement » ne réduiront PAS la disponibilité des types de chambres et les unités seront disponibles à la vente ailleurs.
- En option - peut être utilisé lorsque les organisateurs sont intéressés par l'organisation d'un évènement, mais qu'il n'y a encore rien de concret. Les blocs chambres bloqués dans un 'En option' évènement ne réduiront PAS la disponibilité des types de chambres.
- Non-garanti - à utiliser lorsque l'Évènement aura lieu et que vous attendez la garantie (par exemple le paiement du dépôt). Les blocs chambres dans un évènement Non-garanti réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Garanti - utilisez cette option lorsque toutes les conditions de garantie (par exemple, l'acompte) ont été remplies. Les blocs chambres dans un évènement 'Garanti' réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Arrivée/Départ (7) - saisissez les dates de début et de fin de l'évènement. Obligatoire.
- Montant du dépôt (8) - saisissez un montant du dépôt requis et la devise. Sera présent dans l'offre d'évènement (ou ajouté dans les documents personnalisés). Si vous utilisez l'application de confirmation d'évènement et un processeur de paiement pris en charge, l'organisateur sera requis de payer le dépôt lors de la confirmation de l'évènement via l'application.
- Affecté à l'utilisateur (9) - assigner l'évènement à un utilisateur. Utile dans l'écran de recherche des Évènements.
- Affecté au service (10) - affecter à un service. Utile dans l'écran de recherche des Évènements.
- Source Marketing/Canal/Segment (11) - sélectionnez les éléments marketing applicables à cet évènement.
- Demandes du client (12) - vous pouvez utiliser ce champ pour spécifier que tout est prêt en ce qui concerne la clarification des demandes du client pour l'évènement. Dans la Recherche des Évènements, vous pouvez facilement trouver les évènements ayant encore des détails à clarifier.
- Informations supplémentaires (13) - entrez des informations supplémentaires pour cet évènement telles que le centre de coût, des notes, des liens ou sélectionnez une couleur ou un tag applicable (Plus d'informations dans la Vue d'ensemble de la page de l'évènement).
- Calendrier d'activités (14) - ouvrez le calendrier d'activités pour vérifier la disponibilité de vos salles de réunion, de vos restaurants et l'occupation de vos hôtels. Vous pourrez ajouter des activités pour le nouvel évènement et une fois que vous aurez enregistré (15), toutes les activités seront créées. Pour en savoir plus sur les activités et le Planning d'activités ICI.