Vue d'ensemble du Planning des Activités

Le planning d'activités des événement est votre outil de référence pour obtenir des informations sur la disponibilité de vos salles de réunion et de vos restaurants, ainsi que pour créer et modifier une activité. Cet article vous donnera une vue d'ensemble du planning avec ses différents composants et une ventilation de toutes les informations et fonctions disponibles. 

Accéder au Planning des Activités

Pour commencer, vous pouvez accéder au planning des activités de plusieurs façons:

• Pa le menu de navigation Evénement -> Planning d'activité.
• Dans l'écran 'Nouvel événement' - entrez une période dans le calendrier et appuyez sur le bouton "calendrier". Le planning d'activités s'ouvrira en mode 'Par activités' pour la période sélectionnée.

• À partir d'un événement existant - vous pouvez cliquer sur une date dans la section des activités et le planning s'ouvrira pour cette date ou cliquer sur le bouton du calendrier qui ouvrira le planning pour la période de l'événement.

Vue d'ensemble du Planning des Activités

Le planning des activités est divisé en 3 sections - Salles de réunion, Restauration et Disponibilité de l'hébergement.

• Date / Période (1): Vous pouvez modifier la date ou la période à l'aide du bouton du calendrier (1). Lorsque vous ouvrez le planning d'activité par le biais d'un événement existant ou lors de la création d'un événement avec des dates saisies, vous verrez ces dates marquées dans le sélecteur de date (1).

En outre, si vous sélectionnez une date en dehors de la période de l'événement, une Icône d'avertissement sera visualisée.

• Mode d'affichage (2): Vous avez le choix entre 4 modes d'affichage différents. Veuillez lire les Modes d'affichage du planning d'activités pour obtenir des informations détaillées sur chacun d'entre eux.
• Sélecteur de style de mise en place (3): pour les salles de réunion et les restaurants, vous pouvez sélectionner un style de mise en place particulier. Cela filtrera les espaces et ne laissera que ceux qui supportent ce style d'agencement. Consultez Création de salles de réunion et Création de restaurants (emplacements) pour plus de détails.

• Capacité/PAX (4): dans la colonne capacité, vous verrez la capacité Min / Max de l'espace. Si vous avez sélectionné un style de mise en place, la colonne affichera la capacité Min / Max pour ce style de mise en place particulier.
• Afficher l'occupation (5): affiche l'occupation de l'hôtel. En outre, vous pouvez activer l'affichage en pourcentage d'occupation en cliquant sur le bouton 'Paramètres' (8).
• Filtres (6): Le bouton Filtre vous permet de contrôler les espaces que vous voyez sur le planning. Vous pouvez sélectionner plusieurs salles de réunion et/ou restaurants et seuls ceux-ci apparaîtront dans le planning. En outre, vous pouvez également filtrer les espaces qui peuvent accueillir un nombre particulier de participants.

• Modèles (7): cliquez sur ce bouton pour créer des activités à l'aide de modèles d'événements. Pour plus d'informations, consultez la section Création d'activités à l'aide d'un modèle.
• Paramètres (8): le bouton paramètres vous permet de :
  • Activer toutes les heures du planning - de minuit à minuit. Applicable au mode d'affichage "Par heures"
  • Définir l'intervalle à afficher sur le planning - 10, 15, 30, 60 minutes. Applicable au mode d'affichage "Par heures "
  • Activer ou désactiver le planning des disponibilités de l'hôtel
  • Définir l'heure de début et de fin par défaut d'une journée et l'intervalle par défaut
• Légende (9): toutes les activités réservées pour le jour/la période chargé(e) seront colorées. Voir ci-dessous pour plus de détails.

Activités sur le Planning

Couleurs

Si vous avez ouvert le planning par le biais d'un événement particulier, vous verrez les activités confirmées et/ou optionnelles de cet événement en vert foncé / orange, tandis que les activités des autres événements seront en vert clair / orange. Les activités des événements Non-garantis seront marquées en bleu clair / bleu foncé. Les activités optionnelles sont toujours en orange quel que soit le statut de garantie de l'événement. Applicable pour les modes d'affichage "Par heures" et "Par activités".

Occupation des Restaurants

Pour les activités de restauration, vous verrez le nombre de PAX présents pour chaque intervalle et chaque restaurant/emplacement. Si des activités de restauration se chevauchent au même endroit pour un intervalle, vous verrez l'occupation totale pour cet intervalle.

Créer, Modifier et Déplacer des Activités

Dans le planning d'activités, vous pouvez également créer facilement de nouvelles activités et modifier ou déplacer des activités existantes.

Pour plus de détails, veuillez consulter la section Création et modification d'activités.