Avant d'explorer comment gérer les opérations de paiement dans Clock PMS+, résumons ce qu'il faut savoir à leur sujet :
- Les paiements peuvent être enregistrés dans des folios standard, de dépôt et d'avance (ouverts et fermés);
- Les montants des paiements peuvent avoir un signe positif (recevoir de l'argent) ou un signe négatif (remboursements);
- Une fois enregistrés, les paiements peuvent faire l'objet des actions suivantes :
- déplacer vers un autre folio;
- annuler;
- pour les paiements dans une devise différente de la devise du folio, un équivalent fixe dans la devise du folio peut être établi.
Vous pouvez contrôler les paiements à la fois en utilisant les droits d'utilisateur appropriés et en utilisant les rapports conçus à cet effet.
Droits d'utilisateur
Les droits d'utilisateur vous permettent de contrôler les opérations suivantes :
- Paiement : Créer - l'utilisateur peut enregistrer des paiements;
- Paiement: Transfert - permet de transférer des paiements entre différents folios;
- Paiements : Annuler des paiements - (positif et négatif);
- Paiements : Ajouter un paiement négatif à un folio fermé - fonctionne en combinaison avec le droit "Paiement : Créer";
- Paiements : Ajouter un paiement négatif à un folio ouvert - fonctionne en combinaison avec le droit « Paiement : Créer »;
- Paiements : Changer la valeur à un taux de change non standard - l'utilisateur définit manuellement l'équivalent du paiement dans la devise du folio.
Rapports de contrôle
Vous pouvez accéder à la liste de tous les rapports du système en sélectionnant Rapports->Tous les rapports dans le menu de navigation. Pour faciliter le contrôle des opérations de paiement, utilisez les rapports suivants :
Rapport de Contrôle des Paiements
Ce rapport permet de suivre toutes les actions de paiement dans le système. Voici comment utiliser les filtres :
Les filtres sont utilisés pour contrôler les opérations de paiement.
- Date de Revenu (1) - la date financière utilisée par le système. Si votre système ne dispose pas d'un paramètre de décalage pour les changements de date de revenu et que vous n'utilisez pas le mode manuel pour la modifier, la date de revenu correspondra à la date de version;
- Date de la Version (2) - la date calendaire réelle à laquelle le changement a été effectué;
- Date de paiement (3) - la date à laquelle le paiement a été enregistré;
- Numéro de folio (4) - le numéro de folio où le paiement est enregistré;
- Type de valeur (5) - valeur positive ou négative du paiement. Les paiements négatifs résultent de transactions annulées ou saisies avec un montant négatif (remboursements);
- Type de paiement (6) - permet de filtrer par type de paiement spécifique, par exemple uniquement les paiements par carte;
- Libellé (7) - filtre les paiements sur la base de descriptions supplémentaires.
Utilisez une combinaison de filtres pour obtenir les résultats les plus précis en fonction de vos besoins.
Contrôle des événements
Ce rapport est conçu pour suivre les opérations sensibles du système, y compris les actions liées aux paiements. En utilisant le filtre “Contrôle des événements” (8), vous pouvez extraire des informations sur les actions sensibles affectant les paiements :
- Paiement Annulé;
- Paiements négatifs - dans les folios ouverts;
- Paiements négatifs - dans les folios fermés;
- Modification d'un paiement - Jeu de valeurs fixes.
Les événements suivants permettent de suivre les actions de paiement dans le système POS :
- Annulation du paiement après clôture (POS) - paiements dans les comptes qui ont fait l'objet d'une clôture de fin de journée;
- Paiement annulé avant la clôture (POS) - paiements dans des comptes qui n'ont pas encore fait l'objet d'une clôture de fin de journée;
- Nouveau paiement après clôture (POS) - ajout de paiements sur des comptes qui ont fait l'objet d'une clôture de fin de journée.
Vous avez également accès au filtre "Utilisateur" (9), qui permet de suivre les actions d'employés spécifiques.
Paiements dans les Folios ouverts
Ce rapport fournit une liste de tous les folios ouverts contenant des paiements au moment de l'exécution. Voici les filtres disponibles :
- Type (10)- permet de filtrer les folios en fonction de leur payeur :
- folios de Réservations (enregistrées ou prévues);
- folios de Sociétés;
- Type de paiement (11) - permet d'extraire les paiements d'un type spécifique;
- Vue (12) - sélectionne le niveau de détail des données.
Rapport de paiement
Vous pouvez obtenir des informations sur tous les paiements pour une période donnée à l'aide du rapport "Paiements". Il fournit des données détaillées et résumées sur les paiements au cours de la période, regroupées par type de paiement et par devise. Les paiements annulés sont signalés par un signe inversé pour la date à laquelle l'annulation a été traitée.
Filtres disponibles :
- Utilisateur (13) - permet d'extraire les paiements enregistrés par un utilisateur spécifique;
- Folios (14) - génère des rapports distincts pour les paiements enregistrés dans les folios standard et ceux enregistrés dans les folios de dépôt/d'avance;
- Type de paiement (15) - filtre les paiements par type;
- Via une passerelle de paiement uniquement (16) - affiche uniquement les paiements traités par le biais d'un prestataire de services de paiement;
- Fournisseur de services de paiement (17) - filtre les paiements en fonction du prestataire, en cas de changement de fournisseur au cours de la période;
- Afficher (18) - sélectionne le niveau de détail du rapport.
Vous pouvez utiliser le rapport à la fois pour contrôler les paiements de la journée et pour obtenir des données résumées pour les périodes passées.
