Verwendung der Vorauszahlungen

Vorauszahlungen verwenden

Die Inanspruchnahme einer Vorauszahlung führt zu Sonderzahlungen mit einem negativen Wert im Folio mit den Leistungen. Auf diese Weise wird der im Rahmen des Folios geschuldete Betrag verringert.

Der Abzug der Beträge, die im Voraus gezahlt wurden, wird vom Folio mit den Dienstleistungen eingeleitet, wobei folgende Schritte zu beachten sind:

• Öffnen Sie das Standard Folio und klicken Sie auf die Vorauszahlung abziehen Schaltfläche im Bereich Leistungen;
• Ein Folio Vorauszahlung auswählen Bildschirm wird geladen. Wählen Sie zunächst den/die Kostenträger/in des Folios aus:
  • Vorschläge:
    • Für ein Folio, hier wird die aktuelle Buchung geladen, sowie alle anderen Buchungen mit der gleichen Referenznummer zusammen mit den Profilen der Firma und des Agenten, die in der Buchung ausgewählt wurden (falls vorhanden);
    • Für ein Folio von Firma und Event werden die entsprechende Firma und das Event vorgeschlagen;
  • Suche - Sie haben die Möglichkeit, nach einem Vorauszahlungsfolio einer anderen Firma, eines Events oder einer nicht zugehörigen Buchung zu suchen.

• Nach der Auswahl des Kostenträgers/der Kostenträgerin findet das System die verfügbaren Vorauszahlungsfolios  und schlägt sie zur Auswahl im 'Folio' Feld vor.  Klicken Sie auf das Vorauszahlungsfolio und fahren Sie mit der Schaltfläche “Weiter” fort.
• Auf dem nächsten Bildschirm werden die verfügbaren Vorauszahlungen im Folio angezeigt, geordnet nach den Steuergruppen. Wählen Sie die entsprechende Steuergruppe aus. Korrigieren Sie gegebenenfalls, welchen Teil des Betrags Sie verwenden möchten.
• Wählen Sie die Vorlage für die Buchung der Leistungen zur Abbildung der Vorauszahlungen im Folio mit den Leistungen. Der zusätzliche Text ist optional und wird in den Ausdrucken des Folios verwendet;
• Bestätigen Sie über die Schaltfläche 'Abziehen'.

Der abgezogene Betrag wird im Folio mit den Leistungen mit dem entsprechenden Text (abgerufen über die gewählte Vorlage) als negative Wertabgabe eingetragen.  Im Standard-Folio haben Sie eine klare Information, welches Folio die Vorauszahlungen verwendet hat, sowie einen Schnellzugriffslink.

Vorzahlungen auf der Grundlage spezifischer Leistungen und verfügbarer Zahlungen

Die Inanspruchnahme von Vorauszahlungen spiegelt sich auch hier in einer negativen Leistung wider. Um deren Handhabung zu automatisieren, legt das System die Vorauszahlungen im Folio an, sobald eine Vorauszahlung registriert wird. Auf diese Weise wird die Möglichkeit, eine Vorauszahlung zu übersehen, ausgeschlossen und der Prozess der Schließung des Folios durch die Dienststelle vereinfacht.

Die Leistungen im Zusammenhang mit der Vorauszahlung werden nach Steuergruppen zusammengefasst. Ihre Texte werden der Vorlage entnommen, die bei der Registrierung der Vorauszahlungen ausgewählt wurde.

Vorauszahlungen stornieren

Unabhängig von der Art und Weise, wie die Vorauszahlung angelegt und verwendet wird, können Sie die Vorauszahlung zu jedem Zeitpunkt stornieren, solange das enthaltende Folio geöffnet ist. Zu diesem Zweck:

• Öffnen Sie das Folio mit den Leistungen und rufen Sie die Details der Leistungen auf;
• Finden Sie die Leistungen, durch die die spezifische Vorauszahlung in Anspruch genommen wurde (Leistungen mit negativem Wert der Umsatzgruppe 'Vorab in Rechnung gestellte Anzahlung') und wählen Sie sie aus;
• Klick auf die Schaltfläche Funktionen->Stornieren.

Der Vorgang hebt die Vorauszahlung auf und stellt den im Vorauszahlungsfolio verfügbaren Betrag wieder her.