Der nächste Schritt bei der Arbeit mit Folios besteht darin, zu untersuchen, wie Zahlungen auf sie gebucht werden. Ähnlich wie bei Leistungen können auch Zahlungen in verschiedenen Währungen erfasst werden. Im Gegensatz zu Leistungen kann eine Zahlung jedoch nicht nur zu einem offenen Folio, sondern auch zu einem bereits geschlossenen Folio hinzugefügt werden.
Zahlungsbuchung
Eine Zahlung wird in einem Folio nicht nur dann registriert, wenn Sie einen Betrag erhalten, sondern auch, wenn Sie Kunden zurückerstatten. Der einzige Unterschied besteht darin, dass bei der Rückerstattung von Kunden der registrierte Betrag einen negativen Wert hat. Alle Zahlungen werden im Hauptfolio registriert, Zahlungen werden in Korrekturfolios nicht berücksichtigt. So buchen Sie eine Zahlung in ein Folio:
- Suchen Sie das Folio;
- Für ein Folio einer Buchung oder eines Events können Sie die Schnellschaltfläche “Zahlen” in der Folio-Zeile verwenden;
OR
- Öffnen Sie das Folio zur Überprüfung und verwenden Sie die Schaltfläche mit dem Dollarzeichen, um Zahlungen hinzuzufügen;
- Wählen Sie die Zahlungswährung. Das System schlägt einen Betrag vor, der dem für den Ausgleich des Folios erforderlichen Betrag entspricht. Falls erforderlich, können Sie einen anderen Betrag eingeben. Geben Sie den Zahlungsbetrag ein (bei einer Geldrückerstattung ist der Betrag immer negativ ) und wählen Sie die Währung;
- Wählen Sie eine Zahlungsart (1);
Optionell:
- Abhängig von den Einstellungen Ihres Systems müssen Sie eventuell ein Zahlungsmittel-Subtyp (2) auswählen;
- Sie können der Zahlung eine Notiz in Form eines Benutzerdefinierten Textes (3) hinzufügen. Die Notiz wird bei der Überprüfung des Folios, des Ausdrucks des Folios und der Zahlungsberichte an die Zahlung angehängt.
Hinweis: Wenn Sie einen integrierten Zahlungsabwickler für Ihre Karten Zahlungen verwenden, können Sie HIER sehen, wie solche Zahlungen verarbeitet werden.
Wichtig: Die Möglichkeit, eine negative Zahlung im Folio zu registrieren, wird durch die folgenden PMS-Rechte gesteuert ->Zahlungen: Negative Zahlung zum offenen Folio hinzufügen und PMS->Zahlungen: Dem geschlossenen Folio eine negative Zahlung hinzufügen
Zahlung stornieren und bearbeiten
In Clock PMS+ nehmen wir die Sicherheit sehr ernst, wenn es um die Arbeit mit Zahlungen geht. Aus diesem Grund können Sie die gebuchte Zahlung nicht korrigieren, wenn Ihnen bei der Registrierung einer Zahlung ein Fehler unterlaufen ist (ein falscher Betrag, eine falsche Währung oder die Zahlung wird sogar in einem falschen Folio angezeigt). Sie müssen die falsche Zahlung stornieren und sie auf die richtige Weise neu buchen. So gehen Sie vor:
- Öffnen Sie das Folio zur Überprüfung;
In der Rubrik 'Zahlungen/Vorautorisierungen' suchen Sie die falsche Zahlung und klicken Sie auf die '. ...' (4) in der entsprechenden Zeile und klicken Sie dann auf die Schaltfläche 'Stornieren' (5);
- Geben Sie den Grund für das Stornieren ein und bestätigen Sie den Vorgang;
Hinweis: Die gestrichenen Zahlungen werden im Ausdruck des Folios ausgeblendet. Die Zahlung wird in der Rubrik 'Zahlungen/Vorautorisierungen' als gestrichen angezeigt. Die Details zum Stornieren finden Sie, indem Sie auf die Schaltfläche '...'(4) in der Zahlungszeile klicken. In den Zahlungsberichten wird das Stornieren als negative Zahlung ausgewiesen.
Hinweis: Das Bearbeiten Feature (6) erlaubt Ihnen nur eine Anmerkung zu einer bereits registrierten Zahlung hinzuzufügen. Um Fehler zu korrigieren, verwenden Sie die Option "Zahlung stornieren".
Wichtig: Die Funktion Stornieren wird über das folgende PMS right->Zahlungen gesteuert: Zahlungen stornieren.