Eingehende E-Mails für das Event
Standardmäßig können Sie über den Bildschirm "Event" E-Mails senden, die direkt mit dem Event in Verbindung stehen, und es werden nur diese Nachrichten angezeigt. Sie können diese Funktionalität jedoch erweitern, indem Sie Ihr allgemeines Postfach (IMAP-Server) wie sales@myhotel.com zum Senden und Empfangen von E-Mails verbinden. Mit dieser Verbindung scannt Clock regelmäßig Ihr Postfach, um eingehende E-Mails und alle Nachrichten, die Sie direkt aus Ihrem Posteingang gesendet haben, automatisch zu identifizieren und einzuschließen.
Beispielszenario:
Sie senden direkt vom Bildschirm "Event" aus eine BEO an einen Kunden.
Der Kunde antwortet mit einer Anfrage per E-Mail.
Sie beantworten die Anfrage direkt von Ihrem Telefon oder E-Mail-Client aus.
Auf dem Bildschirm "Event-E-Mails" werden alle diese Mitteilungen angezeigt, einschließlich der ursprünglichen Vorlagen, der Kundenantworten und Ihrer direkten Antworten im Posteingang.
Derzeit identifiziert das System E-Mails, die als Nachfassaktionen mit den ursprünglich vom Bildschirm "Event" gesendeten E-Mails verknüpft sind. Zukünftige Verbesserungen werden es ermöglichen, erste E-Mails auch ohne anfängliche Referenzdetails zu verknüpfen, wodurch ein umfassendes, zentralisiertes Archiv der Korrespondenz innerhalb jedes Events bereitgestellt wird.
Wenn Sie mehrere E-Mail-Adressen für die Kundenkommunikation verwalten, können Sie ein dediziertes Sammelpostfach erstellen (z. B. all_emails@myhotel.com). Richten Sie Regeln ein, um E-Mails von Ihren verschiedenen Adressen an dieses zentrale Postfach weiterzuleiten oder zu kopieren. Clock verfolgt dieses Sammelpostfach und stellt so einen vollständigen E-Mail-Verlauf sicher.
Um Ihre Mailbox-Verbindung zu konfigurieren, navigieren Sie zu:
Alle Einstellungen → System → IMAP-Einstellungen
Tipps für die IMAP-Verbindung:
Haftungsausschluss: Wenden Sie sich für die Verbindung immer an Ihren IT-Administrator oder E-Mail-Anbieter.
Google Workspace/Gmail: Stellen Sie sicher, dass IMAP aktiviert ist (Settings → Forwarding and POP/IMAP → IMAP access). Aufgrund der Sicherheitsupdates von Google (vom 14. März 2025) erfordert IMAP ein app-spezifisches Passwort.
Host: imap.gmail.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Microsoft 365/Outlook: Vergewissern Sie sich, dass Ihr Administrator den IMAP-Zugriff aktiviert hat. Verwenden Sie die Standard-IMAP-Einstellungen (z. B. outlook.office365.com) und anwendungsspezifische Passwörter, wenn Sie die Zwei-Faktor-Authentifizierung verwenden.
Host: outlook.office365.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Yahoo Mail: IMAP aktivieren und ein anwendungsspezifisches Passwort generieren (Account Security → Manage App Passwords).
Host: imap.mail.yahoo.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Andere Anbieter: Sehen Sie in der Dokumentation Ihres E-Mail-Anbieters nach, um spezifische Details zur IMAP-Einrichtung und erforderliche Authentifizierungsmethoden zu erhalten.
Bei Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte an Ihren IT-Administrator oder E-Mail-Anbieter, um weitere Unterstützung zu erhalten.