Courriels entrants pour l'événement
Par défaut, l'écran Événement vous permet d'envoyer des emails directement liés à l'événement et n'affiche que ces messages. Cependant, vous pouvez améliorer cette fonctionnalité en connectant votre boîte de réception générale (serveur IMAP), telle que sales@myhotel.com, utilisée pour envoyer et recevoir des emails. Avec cette connexion, Clock analysera régulièrement votre boîte de réception pour identifier et inclure automatiquement les emails entrants connexes et tous les messages que vous avez envoyés directement à partir de votre boîte de réception.
Par exemple, vous pouvez utiliser la boîte aux lettres pour envoyer des emails directement liés à un événement.
Exemple de scénario:
Vous envoyez un bon de commande à un client directement à partir de l'écran Evénement.
Le client répond par une demande de renseignements par email.
Vous répondez à la demande directement à partir de votre téléphone ou de votre messagerie.
L'écran des emails de l'événement affichera toutes ces communications — y compris les modèles originaux, les réponses du client, et vos réponses directes dans la boîte de réception.
Actuellement, le système identifie les emails liés comme des suivis à ceux envoyés initialement à partir de l'écran Evénement. Les améliorations futures permettront de lier les emails initiaux, même sans les détails de la référence initiale, fournissant ainsi une archive complète et centralisée de la correspondance au sein de chaque événement.
Si vous gérez plusieurs adresses électroniques pour les communications avec les clients, vous pouvez créer une boîte de réception récapitulative dédiée (par exemple, all_emails@myhotel.com). Configurez des règles pour transférer ou copier les emails de vos différentes adresses vers cette boîte de réception centrale. Clock suivra cette boîte de réception récapitulative, assurant ainsi un historique complet des emails.
Pour configurer la connexion à votre boîte de réception, naviguez jusqu'à :
Tous les paramètres → Système → Paramètres IMAP
Conseils pour la connexion à IMAP :
Remarque : Consultez toujours votre administrateur informatique ou votre fournisseur de messagerie pour la connexion.
Google Workspace/Gmail: S'assurer que l'option IMAP est activée (Settings → Forwarding and POP/IMAP → IMAP access). En raison des mises à jour de sécurité de Google (à partir du 14 mars 2025), IMAP nécessite un mot de passe spécifique à l'application.
Host: imap.gmail.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Microsoft 365/Outlook: Vérifiez que l'accès IMAP est activé par votre administrateur. Utilisez des paramètres IMAP standard (par exemple, outlook.office365.com) et des mots de passe spécifiques à l'app si vous utilisez l'authentification à deux facteurs.
Host: outlook.office365.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Yahoo Mail: Activer IMAP et générer un mot de passe spécifique à l'application (Account Security → Manage App Passwords).
Host: imap.mail.yahoo.com
Port: 993
Connection security: SSL/TLS
Autres prestataires : Consultez la documentation de votre fournisseur de messagerie pour connaître les détails de la configuration IMAP et les méthodes d'authentification requises.
En cas de difficultés, veuillez contacter votre administrateur informatique ou votre fournisseur de courrier électronique pour obtenir de l'aide.