Ledger Versionen - Gast, Firma, Deposit Ledger

Wir wissen, wie wichtig es für Sie ist, einen klaren Überblick über Ihre finanziellen Vorgänge zu haben. Um Sie bei dieser sehr wichtigen Aufgabe zu unterstützen, haben wir eine Reihe von Berichten entwickelt, mit denen Sie den aktuellen Stand Ihrer Anzahlungen, Verbindlichkeiten und Zahlungsaufschübe im Zusammenhang mit den Konten Ihrer Kunden verfolgen können. Es stehen Ihnen vier Basis-Berichte zur Verfügung: Gast Ledger, Firmen Ledger, Deposit Ledger und Rechnungsbetrag. Mit den ersten drei können Sie detaillierte Informationen über den Stand der Konten von Gästen, Firmen und Anzahlungen im System erhalten. Der Bericht Rechnungsbetrag liefert Ihnen zusammengefasste Daten auf der Grundlage der detaillierten Berichte.

Es werden zwei Berichtsversionen unterstützt. Welche Version verwendet wird, können Sie über die Konfiguration der Steuereinstellungen auswählen. Sie können diese Einstellung und die Ansicht der Berichte jederzeit nach Ihren Bedürfnissen ändern. Im Folgenden werden wir jeden Bericht und die Besonderheiten seiner Versionen untersuchen.

In beiden Modi wird jeder Bericht für ein bestimmtes, aktuelles oder vergangenes Datum ausgeführt.

Gästeledger

Es umfasst Folios mit Buchungen und Folios ohne Zimmer. Die Buchungen sind nach Status gruppiert (storniert, eingecheckt, ausgecheckt, erwartet oder No-Show). Die Informationen dazu werden in zusammengefasster Form statt nach Folios angezeigt.

Der Bericht enthält alle Buchungen mit unausgeglichenen Folios oder einer Bewegung (registrierter Umsatz oder Zahlung) ab dem Berichtsdatum.

Die erwarteten (zukünftigen) Buchungen fallen in die Liste, wenn:

• In ihren Folios befinden sich Leistungen (auch gestornierte), deren Umsatzdatum bereits gekommen ist.
• Sie haben geschlossene Folios mit aktuellen Zahlungen;
• Sie haben Leistungen für zukünftige Termine in Rechnung gestellt, d.h. die Leistungen sind noch nicht im Umsatz erfasst (nur bei Version 2);

So sind die Daten im Hauptbuch zu interpretieren:

Version 2

Standardmäßig wird der Bericht in einer kompakten Ansicht geladen, die nicht alle Spalten anzeigt. Um eine detaillierte Ansicht zu erhalten, wählen Sie Details anzeigen.

• Leistungen (1) - zeigt den Betrag der Leistungen, deren Umsatzdatum mit demjenigen übereinstimmt, für das der Bericht ausgeführt wird;
• Gesamte Leistungen (2) - der Betrag aller bis zu diesem Zeitpunkt abgerechneten Leistungen (mit Umsatzdaten, die älter oder gleich dem Datum sind, für das der Bericht erstellt wird);
• Gesamt zukünftige Umsätze  (3) - der Betrag der in Rechnung gestellten, aber noch nicht als Umsatz ausgewiesenen Leistungen, i. d. h. es handelt sich um Leistungen für künftige Zeiträume, für die ab dem Berichtsdatum ein Dokument ausgestellt wurde;
• Abgezogene Vorauszahlungen (4) - der Betrag der verwendeten Anzahlungen im Rahmen der 'Abzug von Leistungen', gültig ab dem Berichtsdatum;
• Zahlungen (5) - Zahlungen in normalen Folios, die am aktuellen Datum registriert sind;
• Gesamtzahlungen (6) - alle Zahlungen in normalen Folios, die bis zum Datum des Berichts registriert wurden;
• Debitoren (7) - berechnet nur für geschlossene Folios:  'Gesamte Umsätze' plus 'Gesamte zukünftige Umsätze'  minus 'Gesamtzahlungen'.  Wenn der resultierende Betrag positiv ist,  erscheint er in dieser Spalte, d.h. der Betrag der Zahlungen ist geringer als der der in Rechnung gestellten Leistungen. Der Wert in der Spalte zeigt die Zahlungen unter geschlossenen Folios;

• Fähigkeiten (8)- es umfasst nur offene Folios, berechnet als Differenz zwischen den Beträgen aus dem ' Gesamtleistungen' und 'Gesamtzahlungen'. Dies sind die Folios, bei denen der Betrag der Zahlungen geringer ist als der Betrag der Leistungen, d.h. es wird der fällige Betrag der Buchung angezeigt;

• Anzahlung (9) - umfasst offene und geschlossene Folios wird berechnet als ' Gesamtsumme der Leistungen' plus 'Gesamte zukünftige Umsätze' minus 'Gesamtleistungen'. Ist der resultierende Betrag negativ, erscheint er in dieser Spalte, d.h. der Betrag der Zahlungen übersteigt den der Leistungen. Der Spaltenwert zeigt den Betrag des überzahlten Betrags;

Version 1

Hier konzentrieren wir uns ausschließlich auf die Spalten, die auf eine andere Weise berechnet werden. Bitte beachten Sie, dass einige der Spalten in Version 1 (3 und 4) nicht verfügbar sind.

• Dekreditorische Debitoren (10) - Salden unter geschlossenen Folios, berechnet als Differenz zwischen den Beträgen aus den Spalten 'Gesamtsumme Leistungen' und 'Gesamtzahlungen'.  Ein negativer Betrag in der Spalte zeigt überzahlte Beträge an.
  

• Einzahlungen (11) - die Differenz zwischen den Beträgen aus den 'Gesamt Leistungen' und 'Gesamtzahlungen' Spalten umfasst nur offene Folios, bei denen der Betrag der Zahlungen größer ist als der Betrag der Leistungen, d. h. d.h. in dieser Spalte wird der überzahlte Betrag der Buchung angezeigt

Firmen Ledger

Es enthält Daten von normalen Firmen und Event Folios. Es werden nur die unausgeglichenen Folios angezeigt bzw. die Folios, bei denen ab dem Datum des Berichts eine Bewegung stattgefunden hat. Die Folios sind in zwei Gruppen unterteilt: offene und geschlossene Folios. Die Berichtsspalten sind mit denen des Gast Ledgers identisch und werden auf die oben beschriebene Weise berechnet.

Deposit Ledger

Es enthält Folios von Buchungen, Firmen und Events. Die Daten jeder Buchung werden zusammengefasst, und jedes Folio einer Firma oder eines Events wird separat ausgewiesen. Das Ledger erfasst Zahlungen in Anzahlungsfolios und offenen normalen Folios, für die das Umsatzdatum der ältesten Dienstleistung noch nicht erreicht ist. Ab dem ersten Datum, an dem eine Leistung aus einem offenen normalen Folio als Umsatz gemeldet wird, werden diese Folios im Gast/Firmen Ledger verfolgt. Die Daten sind wie folgt zu interpretieren:

Version 2

• Zahlungen (Folios der Anzahlungen) (12) - Zahlungen, die in den Folios der Anzahlungen an dem Datum registriert sind, für das der Bericht erstellt wird;
• Zahlungen (normale Folios) (13) - Zahlungen in offenen normalen Folios, für die das Umsatzdatum des ältesten Servicedatums noch nicht erreicht ist. Die Zahlungen werden an dem Datum registriert, für das der Bericht ausgeführt wird;

• Gesamtzahlungen (14) - zeigt den Gesamtbetrag der Zahlungen in Anzahlungen und offenen normalen Folios ab dem Datum des Berichts;
• Anzahlungsleistungen (15) - Hier wird der Gesamtbetrag der Anzahlungsleistungen (aus dem Abschluss von Folios) ab Datum des Berichts angegeben;
• Verwendete Vorauszahlung (16) - der Betrag der verausgabten Anzahlungen nach der Methode "Leistungen abziehen" an dem Datum, für das der Bericht ausgeführt wird;
• Verbleibende Anzahlung (17) - der Betrag der verfügbaren Anzahlungen zum Datum der Berichtsausführung. Er umfasst die verfügbaren Beträge in Folios mit Anzahlung und die Zahlungen in offenen normalen Folios.

Version 1

Hier werden nur die Unterschiede zur Version 2 untersucht. Bitte beachten Sie, dass einige der Spalten in Version 1 nicht verfügbar sind (16 und 17).

• Einlagen (18) - der Gesamtbetrag der Anzahlungen in Einlagen und offenen normalen Folios zum Ab Datum des Berichts.  Entspricht der 'Gesamtzahlungen' Spalte der Version 2;
• Leistungen (19) - der Gesamtbetrag der Anzahlungsleistungen (aus dem Abschluss von Folios) ab Datum des Berichts. Entspricht der Spalte "Anzahlungsleistungen" in der Version 2;

Rechnungsbetrag

Der Bericht enthält eine Zusammenfassung der Leistungen und Zahlungen, die in den drei Hauptbüchern verfolgt werden: Gäste, Firmen und Anzahlungen. Der Bericht wird für ein bestimmtes Datum erstellt und zeigt die Änderungen der Rechnungsbeträge an, die sich aus den Vorgängen des Tages ergeben.

• Der Bericht beginnt mit einem Eröffnungssaldo (20)  vom Vortag, gefolgt von Informationen über alle Umsätze (21) und Zahlungen (22), die an dem Datum gemeldet werden, für das der Bericht ausgeführt wird.
• Tagessaldo (23) wird berechnet als die Differenz von Umsätze minus Zahlungen.
• Rechnungsbetrag (24) für den Tag wird durch Addition des Tagessaldos zum Eröffnungssaldo gebildet. Dies ist gleichzeitig der Eröffnungssaldo für das weitere Datum.
• Danach folgen zusammengefasste Daten aus den drei Hauptbüchern (25), die zeigen, wie genau die Leistungen und Zahlungen für den Tag verteilt sind. Die Indikatoren hängen von der von Ihnen gewählten Version der Ledger ab. Siehe oben, wie die einzelnen Beträge berechnet werden.
• Nach den Daten aus den Ledgern finden Sie zusammengefasste Beträge (26) aller Debitoren, Verbindlichkeiten, Anzahlungen und Geschlossenen zukünftigen Leistungen (je nach gewählter Ledgers Version).

Am Ende des Berichts haben wir Prüfsummen (27) hinzugefügt, die zur automatischen Überprüfung der Richtigkeit der Rechnungsbeträge dienen. Das Fehlen eines Häkchens bei einer der Prüfsummen bedeutet, dass die Daten nicht korrekt sind. In diesem Fall sollten Sie sich mit dem Support-Team von Clock PMS+ in Verbindung setzen, um Hilfe bei der Behebung des Problems zu erhalten.