Mit der Funktion „Kassenbuch“ können Sie den Cashflow Ihres Unternehmens und den Gesamtbestand an Bargeld überwachen. In der Folio-Übersicht werden nur Kundenzahlungen erfasst. Diese Funktion dient zur Erfassung von Bargeldbewegungen außerhalb der Hotelkonten – beispielsweise zum Auffüllen der Kasse mit Betriebskapital, zum Abheben von Beträgen für interne Ausgaben usw.
Erfassung von Geldern in der Kasse
- Wählen Sie im Navigationsmenü Sonstige Funktionen→Kassenbuch;
- Wählen Sie die Schaltfläche "+" in der oberen rechten Ecke;
- Füllen Sie das Formular aus:
- Art der Transaktion – wählen Sie „Eingänge” oder „Ausgänge”;
- Betrag – geben Sie den Wert der Transaktion ein;
- Beschreibung – optional können Sie zur besseren Übersichtlichkeit eine Erläuterung hinzufügen.
- Verantwortlicher Benutzer – wenn dieses Feld leer bleibt, wird die Transaktion unter Ihrem Namen erfasst. Bei Bedarf können Sie eine andere Person angeben.
Alle Transaktionen werden chronologisch aufgezeichnet und können nicht bearbeitet oder gelöscht werden. Wenn eine Korrektur erforderlich ist, wird ein neuer Eintrag mit dem gleichen Wert, aber mit umgekehrtem Vorzeichen vorgenommen. Alle Beträge werden zum aktuellen Finanzdatum ausgewiesen und sind in den gesamten Bargeldtransaktionen enthalten.
- Prüfungsnotizen. Jede Transaktion verfügt über ein Beschreibungsfeld, das nach seiner Erstellung nicht mehr bearbeitet werden kann. Zusätzlich gibt es ein Feld „Prüfungsnotizen”, das jederzeit bearbeitet werden kann – für interne Kommentare, Erläuterungen oder Prüfungsnotizen.
Rechnungsbetrag
Die Kassenbuchungen werden unter Berücksichtigung der angegebenen Filter für Zeitraum und Benutzer im Bericht „Zahlungen” angezeigt. Sie werden am Ende des Berichts mit einer Gesamtsumme für jede Währung angezeigt. Die Gesamtsumme umfasst Barzahlungen auf Folios + Kasse.
Benutzerrechte
Der Zugriff auf die Funktion erfolgt auf zwei Ebenen – für Benutzer und Prüfer:
- Kassenbuch – ermöglicht es Ihnen, Transaktionen nur in Ihrem eigenen Namen zu registrieren.
- Kassenbuchprüfung – ermöglicht es Ihnen, Transaktionen sowohl in Ihrem eigenen Namen als auch im Namen einer anderen Person zu registrieren. Das heißt, wenn Sie Kassierer sind und Geld an eine andere Person überweisen, können Sie diese Person als Empfänger des Geldes angeben. Auf diese Weise behält das System klare Informationen über beide Benutzer.