При преминаване към Clock като партньор за връзка с Booking.com съществуващите резервации, създадени ръчно или чрез предишния ви доставчик, изискват специално внимание. Ако някой гост промени или отмени някоя от тези резервации чрез Booking.com, актуализацията може да не се държи както се очаква в Clock.
В тази статия се обяснява какво се случва, какви са рисковете и как най-добре да управлявате тези ситуации.
Какво се случва, когато гост промени резервация, която не е създадена чрез връзката на Clock с Booking.com
Ако резервацията е била:
- Създадена ръчно в Clock
- Импортирана чрез друг партньор (например преди преминаването към Clock).
Clock няма да я разпознае като свързана с Booking.com, когато гостът промени резервацията.
В този случай:
- Clock PMS+ ще третира модификацията като нова резервация и ще създаде нова резервация. В случай на анулиране, новата резервация ще бъде незабавно анулирана, ако има достатъчно налична информация в XML съобщението. Ако няма такава, анулирането ще остане във входящата ви поща, без да се импортира в действителност.
- Първоначалната резервация ще остане във вашата система непроменена.
- Ако наличността е ограничена, може да видите предупреждение за резервиране над капацитета - това не е истинско резервиране над капацитета, а резултат от едновременното активиране на двете резервации.
Забележка: Ситуацията с дублираните резервации при промени от страна на гостите ще възниква само временно – през периода, в който във вашата система все още има резервации от Booking.com, които не са създадени чрез директната връзка на Clock. След като всички такива резервации бъдат приключени, анулирани или заменени (напр. чрез пълен push от Booking.com), всички бъдещи промени и анулации ще се разпознават и обработват автоматично.
Най-добра практика: Какво трябва да направите
За да избегнете проблеми с наличностите и отчитането, следвайте следните стъпки при настъпване на гореописания случай, когато това се случи:
- Анулирайте първоначалната резервация (създадена ръчно или от друг доставчик).
- Прегледайте новопостъпилата резервация, за да потвърдите всички детайли (име на гост, тип стая, дати, цени).
- Прехвърлете цялата релевантна информация, като например вътрешни бележки, задачи за изпълнение, фолиа или плащания.
Важно: Необходимо е да следите за такива случаи. Не съществува автоматично анулиране или обединяване с първоначалната резервация. Ако не предприемете действия, първоначалната резервация може да остане активна, задържайки наличността и влияейки на справките за заетостта.
Препоръчваме редовно да преглеждате и проследявате тези промени, особено през първите седмици след преминаването към връзката на Clock с Booking.com.
Очаквайте скоро
В момента работим по функция, която ще позволи изтеглянето на резервациите от вашия акаунт в Booking.com. Повече информация ще бъде добавена, след като опцията бъде пусната.