При преминаване към Clock като партньор за връзка с Booking.com съществуващите резервации, създадени ръчно или чрез предишния ви доставчик, изискват специално внимание. Ако някой гост промени или отмени някоя от тези резервации чрез Booking.com, актуализацията може да не се държи както се очаква в Clock.
В тази статия се обяснява какво се случва, какви са рисковете и как най-добре да управлявате тези ситуации.
Изтегляне на бъдещи резервации
При активиране на връзката, екипът за поддръжка на Clock PMS+ ще изтегли всички текущи очаквани резервации от Вашия акаунт в Booking.com (т.е. резервации, създадени преди активирането).
Всички изтеглени резервации ще се появят в Inbox на връзката като игнорирани резервации. Препоръчваме Ви да ги импортирате, за да избегнете проблемите, описани в секция „Какво се случва, когато гост промени резервация, която не е създадена чрез връзката на Clock с Booking.com“.
Важно: Тези резервации няма да включват информация за кредитни карти. Ако имате достъп до тази информация, ще трябва ръчно да добавите данните на картата към всяка резервация.
По време на активирането, екипът за поддръжка на Clock PMS+ може да помогне с всякакви въпроси относно тези резервации. Ако същите резервации вече съществуват в Clock PMS+ - създадени ръчно или чрез друг канален мениджър - те трябва да бъдат анулирани. Не забравяйте да прехвърлите всички съответни детайли, като например:
- Вътрешни бележки
- Задачи
- Артикули във фолиото
- Плащания
След импортирането, прегледайте всяка резервация, за да потвърдите всички детайли (име на госта, тип стая, дати, цени) и ни информирайте, ако откриете някакви несъответствия.
Обработка на фактури за авансови плащания от съществуващи резервации
Предлагаме два основни подхода. Ако Вашият случай не може да бъде решен с един от тях, моля, консултирайте се с екипа за поддръжка на Clock PMS+ за извършване индивидуална проверка.
Анулиране или издаване на пълна корекция и повторно издаване
- Анулирайте или издайте пълна корекция за авансовото плащане от старата резервация.
- Добавете авансовото плащане като нов запис в новоимпортираната резервация.
Запазване на оригиналната фактура:
- Запазете фактурата за авансово плащане в старата резервация.
- Уверете се, че старата резервация има същия референтен номер* като новоимпортираната резервация.
*Това улеснява бързото намиране на старата резервация в системата, когато трябва да обработите авансовото плащане (вижте следващата стъпка).
Стъпки:
- Отворете старата резервация.
- Променете статуса й от Анулирана на Очаквана.
- Използвайте авансовото плащане според конкретните нуждите. Повече информация можете да намерите ТУК.
- След като плащането бъде обработено, променете статуса на старата резервация обратно на Анулирана.
Този метод Ви позволява да запазите оригиналната фактура, като същевременно използвате авансовото плащане за новата резервация на госта.
Какво се случва, когато гост промени резервация, която не е създадена чрез връзката на Clock с Booking.com
Ако резервацията е била:
- Създадена ръчно в Clock
- Импортирана чрез друг партньор (например преди преминаването към Clock).
Clock няма да я разпознае като свързана с Booking.com, когато гостът промени резервацията.
В този случай:
- Clock PMS+ ще третира модификацията като нова резервация и ще създаде нова резервация. В случай на анулиране, новата резервация ще бъде незабавно анулирана, ако има достатъчно налична информация в XML съобщението. Ако няма такава, анулирането ще остане във входящата ви поща, без да се импортира в действителност.
- Първоначалната резервация ще остане във вашата система непроменена.
- Ако наличността е ограничена, може да видите предупреждение за резервиране над капацитета - това не е истинско резервиране над капацитета, а резултат от едновременното активиране на двете резервации.
Забележка: Ситуацията с дублираните резервации при промени от страна на гостите ще възниква само временно – през периода, в който във вашата система все още има резервации от Booking.com, които не са създадени чрез директната връзка на Clock. След като всички такива резервации бъдат приключени, анулирани или заменени (напр. чрез пълен push от Booking.com), всички бъдещи промени и анулации ще се разпознават и обработват автоматично.